เพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องทำในระหว่างการทำโครงการ เพื่อให้ได้ข้อมูลอ้างอิงที่ครบถ้วนและถูกต้องเพียงพอต่อการใช้งาน

ก่อนเริ่มลงมือทำโครงการ Business Intelligence ใดๆ ก็ตาม สิ่งที่ผมมักจะทำเสมอคือการ “ประเมิน” ความพร้อมของข้อมูลอ้างอิง หรือ master data readiness ที่มีอยู่ภายในองค์กร หรือภายในแหล่งข้อมูลเบื้องต้นก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นโปรเจ็คที่ดูเหมือนจะง่ายๆ อย่างเช่น reporting system หรือจะเป็นลักษณะที่ซับซ้อนมากขึ้นอย่างการผสานรวมข้อมูลจากหลายๆ แผนกเข้าด้วยกัน หนึ่งในหัวข้อหลักที่ผมมักจะถามอยู่เสมอคือ ข้อมูลอ้างอิงมีความพร้อมแค่ไหน และจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้มีความพร้อมเพียงพอ

สิ่งที่จะต้องรู้ก่อนก็คือ BI solution หรือระบบที่กำลังจะพัฒนา หรือกำลังจะนำมาใช้ มีความต้องการข้อมูลอ้างอิงอะไรบ้าง และอย่างไรบ้าง ผมเรียกส่วนนี้ว่า master data requirements แต่ละระบบงานก็มีความต้องการแตกต่างกันออกไป คนที่น่าจะรู้เรื่องความต้องการเหล่านี้ได้ดีที่สุดคือ คนที่เป็นเจ้าของ solution

พอเข้าใจแล้วว่าต้องใช้ข้อมูลอ้างอิงอะไรบ้าง คราวนี้ก็มาถึงคราวสำรวจตรวจความพร้อมกัน วัตถุประสงค์การสำรวจคือ "เพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องทำ ในระหว่างการทำโครงการ เพื่อให้ได้ข้อมูลอ้างอิงที่ครบถ้วนและถูกต้องเพียงพอต่อการใช้งาน"

โดยทั่วไปแล้วปัญหาของคุณภาพข้อมูลอ้างอิงในระบบงานไอที เพียงแต่ปัญหาเหล่านั้นอาจจะไม่ได้ส่งผลกระทบรุนแรงในแง่ของการปฎิบัติการ หรือมิฉะนั้นก็อาจจะไม่สามารถมองเห็นได้ชัดเจนถึงความรุนแรงของปัญหา แต่การนำระบบ BI มาใช้ จะเป็นการเปิดเผยปมปัญหาคุณภาพของข้อมูลที่ไม่มีใครเคยเห็นมาก่อนก็ได้

ผมมักจะตั้งต้นด้วยคำถามง่ายๆ เหล่านี้ ในแต่ละชนิดของข้อมูลอ้างอิง

  • อธิบาย “ความหมาย” ของข้อมูลอ้างอิง ทั้งทางด้านความเข้าใจทางธุรกิจ และทางด้านการใช้งานในระบบ IT ตัวอย่างเช่น “สินค้า” มีความหมายรวมถึงสินค้าที่เป็นของแจกแถมด้วยหรือไม่ สินค้าเก่าหยุดจำหน่ายนานแค่ไหน ถึงจะถูกพิจารณาว่า ไม่ต้องการให้ปรากฎในรายงานการขายอีกต่อไป ในระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ มีการบันทึก “สินค้าลวง” (dummy) ไว้บ้างหรือเปล่า? อาจจะเพื่อความสะดวกในการปรับยอดทางบัญชี
  • อธิบาย “กระบวนการจัดการ” ข้อมูลอ้างอิง ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเพิ่ม การเปลี่ยนแปลง หรือการลบข้อมูลอ้างอิง ตัวอย่างเช่นข้อมูล “ลูกค้า” ใครเป็นคนอนุมัติให้สร้างลูกค้ารายใหม่ขึ้นได้ในระบบ ใครเป็นคนบันทึกลงในฐานข้อมูล ถ้าลูกค้าขอการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ในการจัดส่งสินค้า ใครจะเป็นคนแจ้งให้ฝ่ายบันทึกข้อมูลทราบ หรือถ้ามีการเปลี่ยนแปลงพนักงานขายที่ดูแลลูกค้ารายนี้ พนักงานบันทึกข้อมูลจะทราบได้อย่างไร
  • ประมาณการปริมาณข้อมูลที่ “สอดคล้องกับความต้องการ” ของระบบ ตัวอย่างเช่น หากต้องการทำรายงานยอดขายรายจังหวัดและรายอำเภอของบริษัทที่มีลูกค้า 20,000 ราย ในบรรดาลูกค้าทั้งสองหมื่นรายนั้น มีจำนวนมากน้อยเท่าไหร่ที่มีข้อมูลจังหวัดและอำเภอบันทึกอยู่ในฐานข้อมูล เป็นไปได้มากทีเดียวที่จะมีลูกค้าเป็นจำนวนมาก ที่มีแต่ข้อมูลจังหวัด แต่ไม่รู้ว่าอยู่ในอำเภออะไร
  • ประมาณการปริมาณข้อมูลที่ “ถูกต้องเที่ยงตรง” ตามที่ต้องการ ตัวอย่างเดิม ในบรรดาลูกค้า 20,000 รายที่มีอยู่ในระบบ อาจจะมีแค่ 50% หรือแค่ 10,000 รายเท่านั้นที่มีข้อมูลทั้งอำเภอและจังหวัด แต่กระนั้น ในบรรดา 10,000 รายที่มีข้อมูลจังหวัด อาจจะไม่ได้ถูกต้องเที่ยงตรงอย่างที่ต้องการก็เป็นได้ อาทิเช่น ความแตกต่างระหว่าง กรุงเทพฯ กับ กทม. หรือโคราชกับนครราชสีมา นี่ยังไม่นับโอกาสที่จะพิมพ์ผิดตกเกินอีกมากมาย ข้อมูลอ้างอิงของลูกค้า 20,000 ที่อยู่ในสภาพดีพร้อมใช้งานได้เลยอาจจะเหลืออยู่แค่ไม่ถึง 5,000 รายก็เป็นได้

การทำความเข้าใจกับสถานการณ์ปัจจุบัน จะช่วยให้การวางแผนการพัฒนาและติดตั้งระบบ Business Intelligence เป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น อย่างน้อยก็ทำให้เห็นภาพได้ว่า มีความท้าทายอะไรรออยู่เบื้องหน้าบ้าง

ที่มา:http://blog.bzinsight.net/master-data-readiness-assessment-before-bi-project/