ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

+++(*oo*)+++ สวัสดีค่ะ เพื่อน ๆ ผอง ๆ ชาวgotoknow ทุกคน วันนี้เพ่เจ๊ได้นำเสนอสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเนื้อหาก้อจะมีมากมาย เพ่เจ๊หวังว่าเนื้อหาของเพ่เจ๊คงจะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ได้น่ะค่ะ แล้วเจอกัน ในงานหน้า +++(*oo*)+++

สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงการนำคอมพิวเตอร์และการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในสำนักงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานของสำนักงานสามารถปฏิบัติงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กร เช่น การประมวลผลข้อมูล การประชุมทางไกล การติดต่อสื่อสาร เป็นต้น

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
  ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
  ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)
  ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย
  ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก้บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย
   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
  การดำเนินงานต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
  ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถุกต้อง
  ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น ดังนี้
  ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย
  ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น
  หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี
  สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก
  สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น ๆ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย

  บคุลากร ได้แก่ ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ นักวิชาชีพ (เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย เป็นต้น) นักเทคนิค เลขานุการ
  กระบวนการปฏิบัติงาน ได้แก่
       การรับเอกสารและข้อมูล เช่นส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
       การบันทึกเอกสารและข้อมูล งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
       การสื่อเอกสารและข้อมูล จะมีทั้งการส่งออกที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่าง ๆ
       การกระจายข่าวสาร กรณีการกระจายข่าวสารไปยังผู้รับจำนวนมาก สามารถส่งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกศ์ที่มีความสะดวกและรวดเร็ว
       การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ สมัยก่อนต้องใช้เวลามาก เพราะข้อมูลอาจจะกระจายอยู่ในแฟ้มหลายแห่ง แต่สำนักงานอัตโนมัติสามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น
       การขยายรูปแบบเอกสาร เช่น แทนที่จะต้องถ่ายสำเนาเอกสารจำนวนมาก ก็เปลี่ยนเป็นการจัดทำเอกสารเอาไว้ในคอมพิวเตอร์แทน
      การกำจัดและทำลายเอกสาร เอกสารที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถกำจัดได้สะดวกและรวดเร็ว ส่วนการกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษใช้เครื่องทำลายเอกสารได้เลย
            เอกสารข้อมูลสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติทำงานกับเอกสารในแบบต่าง ๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดา แต่จะแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก และรูปแบบเอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น ข้อความ เสียงภาพ ตัวเลข ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ ภาพลักษณ์ เป็นต้น
           เทคโนโลยี จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
            การบริหารจัดการ มีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมดาอยู่บ้าง แต่จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้
    ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้
     ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าค้าใช้ในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐานในการทำงาน มิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
             เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมี 4 ระดับ คือ ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ (Super Computer) เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer) มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer)
             เทคโนโลยีโทรคมนาคม ได้แก่ โทรศัพท์ ระบบประชุมทางไกล เทคโนโลยีสำนักงาน
             เทคโนโลยีภาพกราฟฟิกได้แก่ งานประมวลผลภาพกราฟิก เช่นงานสแกน เครื่องมือที่ใช้งานภาพกราฟิก เชืนเครื่องพิมพ์เลเซอร์ และโปแกรมอ่านอักขระด้วยแสง
         ระบบอินเทอร์เน็ต  มีบทบาทสำคัญต่อสำนักงานอัตโนมัติ
         ระบบอินเทอร์เน็ตมีวิธีการสื่สารที่เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย
         มีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง
         สามารถบันทึกเก็บเอกสารไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังเอกสารอื่น ๆ
         ใช้งานด้านการประชาสัมพันธ์ การเผยแพร่เอกสาร  และการจัดทำห้องสมุดได้