ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน
การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับเพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
2. ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป
2.2 ระดับกลุ่มผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่มเพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลนซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกันส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3 ระดับองค์การโดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกันแต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูลผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การเช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผลส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงานในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การมีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4. บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งานโดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ
ในระดับกลุ่ม พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่มเข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง
การทำงานในระดับองค์การต้องการทั้งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในเชิงการพัฒนาและการเป็นผู้ใช้
อินทราเน็ตในสำนักงานอัตโนมัติ
1. การใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ต
อินทราเน็ตเป็นเสมือนถนนของข้อมูลข่าวสารภายในองค์การที่เชื่อมโยงการใช้งานระดับบุคคลระดับกลุ่ม ระดับองค์การ และยังเชื่อมไปยังภายนอกองค์การได้อีกด้วยการใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ตจึงเน้นให้เป็นทางด่วนข้อมูลสารสนเทศภายในองค์การเพื่อให้การบริหารและการจัดการภายในองค์การเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้นประโยชน์ของการใช้อินทราเน็ต ดังนี้
1.1 การออนไลน์จากที่ห่างไกลจากการประยุกต์ใช้งานในองค์การอาจมีการตั้งฐานข้อมูลเพื่อให้บริการต่างๆในเครือข่ายอินทราเน็ต บุคลากรขององค์การสามารถเรียกใช้โดยผ่านโพรโทคอลที่ชื่อเทลเน็ต (telnet) ทำการออนไลน์มายังสถานีบริการที่เปิดให้บริการ
1.2 การติดต่อสื่อสารระหว่างกันบนอินทราเน็ตการสื่อสารผ่านเครือข่ายอินทราเน็ตใช้หลักการเดียวกับอินเทอร์เน็ต คือใช้โพรโทคอลการรับส่งจดหมาย คือ เอสเอ็มทีพี (Simple Mail Transfer Protocol, SMTP) โดยส่งจดหมายระหว่างกันผ่านทางเครื่องบริการ บริการตู้จดหมายภายในองค์การระบบการรับส่งจดหมายอาจเรียกสั้นๆ ว่า อีเมลล์
1.3 การรับส่งแฟ้มข้อมูลระหว่างกันเพื่อความสะดวกในการทำงานภายในองค์การและการโต้ตอบกันโดยการรับส่งข้อมูลจำนวนมากผ่านทางเครือข่ายวิธีการเช่นนี้จะมีโพรโทคอลเพื่อการรับส่งข้อมูลจำนวนมาก เรียกว่าการส่งไฟล์ระหว่างกันหรือเอฟทีพี (File Transfer Protocol, FTP)
1.4 การใช้เบราเซอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้บนเครื่องบริการมีมาตรฐานกลางที่เรียกว่าข้อความหลายมิติ หรือไฮเปอร์เทกซ์ (hypertext) ผู้ใช้ใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเองในลักษณะที่เรียกว่า ไคลเอนต์โปรแกรมที่เรียกใช้ทางฝั่งผู้ใช้เรียกว่าเบราเซอร์ส่วนการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้กับเครื่องบริการใช้โพรโทคอลในการรับส่งข้อมูลที่เรียกว่าเอชทีทีพี (Hypertext Transport Protocol, HTTP)
ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับงานสนับสนุนผู้บริหาร
โครงสร้างการทำงานภายในองค์การที่เกี่ยวกับสารสนเทศที่จะมีบทบาทเข้าสู่การทำงานภายในองค์การและผู้บริหารแบ่งแยกระดับของงานที่เข้ามามีส่วนช่วยในการบริหารตามโครงสร้างสารสนเทศได้ดังนี้
1. ระบบรายการย่อย
ระบบรายการย่อย (transaction base) คือข้อมูลข่าวสารที่ใช้ในการดำเนินการในองค์การในเกือบทุกองค์การจะมีการดำเนินการต่างๆ อยู่มากมายในทุกกิจกรรม เช่น การส่งของการรับวัสดุการผลิต การส่งสินค้าสำเร็จรูป เป็นต้นทุกอย่างเกี่ยวข้องกับรายการย่อยที่ต้องเข้ามามีส่วนในการดำเนินการภายในองค์การการดำเนินการระบบอัตโนมัติในองค์การ กับรายการย่อยนี้มีระบบดำเนินการได้สองรูปแบบคือ แบบออนไลน์และแบบแบทช์
1.1 แบบออนไลน์เป็นแบบที่ต้องการโต้ตอบทันทีแบบอัตโนมัติ เช่นเมื่อผู้ซื้อสินค้าต้องการซื้อสินค้าโดยใช้บัตรเครดิตการนำบัตรเครดิตให้พนักงานขายเพื่อตรวจสอบสถานะของบัตรและตรวจสอบวงเงินเครดิตก็กระทำแบบออนไลน์ลักษณะเช่นนี้จึงเท่ากับว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และอัตโนมัติ
1.2 แบบแบทช์ เป็นแบบที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มก่อนเมื่อจดได้จำนวนหนึ่งก็จะนำไปป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผลข้อมูลรายการย่อยเหล่านี้จะเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลเพื่อการใช้งานในระดับบริหารและจัดการในองค์การได้มากเพราะข้อมูลรายการย่อยที่เก็บเป็นฐานข้อมูลสามารถเก็บและเรียกใช้ผ่านทางอินทราเน็ตขององค์การได้เป็นอย่างดี
2. งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือเอ็มไอเอส (Management Information System, MIS) เป็นการดำเนินการเพื่อสร้างข้อมูลข่าวสารในลักษณะรายงานสรุปให้ผู้บริหารใช้ประโยชน์
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือดีเอสเอส (Decision Support System, DSS) จึงเป็นระบบที่ใช้เสริมในระบบสำนักงานอัตโนมัติได้ดีผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลต่างๆภายในองค์การแบบออนไลน์จากเอ็มไอเอสแล้วนำมาวิเคราะห์ทางสถิติมีการคำนวณการหาจุดเหมาะสม
4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหรืออีเอสเอส (Executive Support System, ESS) เป็นระบบที่ดึงข้อมูลข่าสารทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์การมาทำรายงานสรุปให้ทันสมัยเพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลที่ผู้บริหารได้มาจากระบบทั้งหมดในองค์การย่อมทำให้การดำเนินในองค์การมีลักษณะเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้นผู้บริหารระดับสูงต้องการข้อมูลในด้านต่างๆ ที่ดูได้ง่าย เป็นข้อมูลสรุป
การประยุกต์เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มในงานสำนักงาน
ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added) เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงินแต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้นโดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับคือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.1 ระดับบุคคลในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้นมีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว
นอนดึกนะครับนี่ ยังไม่หลับไม่นอนหรือครับ (แซว) จะตีสองแล้ว ซินเดอเรลลา (Cinderella) เธอยังต้องกลับบ้าน/เข้านอนก่อนเที่ยงคืน เลยนะคุ้ณ (ว่าแล้วก็ไปนอนดีกว่า)