ชื่อผู้เล่า : นายแพทย์กมล บุญรอด ตำแหน่ง นายแพทย์ 8 ด้านเวชกรรม โรงพยาบาลบางละมุง จังหวัดชลบุรี หน่วยงาน/ทีม : โรงพยาบาลบางละมุง/คณะทำงานพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง จังหวัดชลบุรี บริบทนับแต่ปี พ.ศ. 2544 เป็นต้นมากรมบัญชีกลางได้มีนโยบายให้หน่วยงานราชการพัฒนาระบบบัญชีจากระบบกระแสเงินสด(Cash Basis) เป็นระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง(Accrual Basis) จังหวัดชลบุรีได้ รับการคัดเลือกให้เป็นจังหวัดนำร่องเพื่อพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างด้วย ในการดำเนินงานช่วงเริ่มต้นผู้รับผิดชอบและผู้เกี่ยวข้อง ต่างขาดประสบการณ์และไม่สามารถพัฒนางานให้สำเร็จลุล่วงตามนโยบายได้ แม้ว่าจะได้ใช้กลวิธีว่าจ้างหน่วยงานภาคเอกชนที่มีประสบการณ์และมีความรู้ด้านการเงินการบัญชีโดยตรง ใช้งบประมาณเพื่อสนับสนุนงานให้สำเร็จ ก็ยังไม่สามารถดำเนินงานให้สำเร็จบรรลุวัตถุประสงค์ได้ ภารกิจและเนื้องานในการดำเนินงานสำคัญคือ 1. การปรับปรุงและพัฒนาระบบบัญชีให้เป็นปัจจุบัน 2. การพัฒนาระบบงานในหน่วยงานทุกระดับ 3. การพัฒนาและปรับปรุงระบบบัญชีให้มีมาตรฐานสากล 4. การจัดทำบัญชีให้ตรงตามแนวนโยบาย ที่กรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลังกำหนด ในสถานการณ์ที่บุคลากรด้านการเงินการบัญชีของหน่วยงานมีจำกัดและส่วนใหญ่ไม่ใช่นักบัญชี
ในช่วงปี พ.ศ. 2547 คณะกรรมการบริหารงานสาธารณสุขจังหวัดชลบุรี ได้วิเคราะห์ปัญหาและกำหนดกลวิธีใหม่ โดยเลือกใช้คณะกรรมการที่เป็นบุคลากรในหน่วยงานของสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดชลบุรีที่มีอยู่แทนการจ้างภาคเอกชน และได้มีการมอบหมายภารกิจให้คณะกรรมการชุดใหม่ดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ผลจากการตัดสินใจครั้งนั้นทำให้การพัฒนางานระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง ของจังหวัดชลบุรี ซึ่งมีหน่วยงาน ประกอบด้วย สำนักงานสาธารณสุขจังหวัด 1 แห่ง สาธารณสุขอำเภอ 11 แห่ง โรงพยาบาลศูนย์และโรงพยาบาลชุมชน รวม 11 แห่ง สถานีอนามัยประมาณ 120 แห่ง สามารถจัดทำระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างได้สำเร็จทุกหน่วยงาน ตั้งแต่ปี พ.ศ.2548 ภายใต้รูปแบบมาตรฐานเดียวกัน เงื่อนไขรหัสผังบัญชีเดียวกัน กรอบระยะเวลาการรายงานมาตรฐานสากลทางบัญชีเดียวกัน คือ ข้อมูลต้นเดือนถึงข้อมูลวันสิ้นเดือน
ซึ่งในกระบวนการพัฒนางานเล็งเห็นว่าเป็นประสบการณ์ที่ดี สามารถนำมาถ่ายทอดเป็นบทเรียนที่ดีที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการทำงานด้านอื่นๆ หรือนำไปต่อยอดการทำงานได้ ประสบการณ์การทำงานนี้เรียกว่า การจัดการในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง
การทำงานระบบงานไม่ว่าจะยุ่งยาก หรือง่ายเพียงใด มักจะมีบางสิ่งที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะองค์ความรู้ หรือบางครั้งก้าวหน้าเป็นนวัตกรรมก็มี แต่ความสำเร็จของงานจะเกิดขึ้นได้มักจะมีองค์ประกอบพื้นฐาน คือ 1. เข้าใจบริบทของงาน ว่าคืออะไร วิเคราะห์ให้ได้ว่างานหลักนั้นต้องทำอะไร เป้าหมายอยู่ที่ใด เช่น กรมบัญชีกลางมีนโยบายให้พัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างตั้งแต่ ปี พ.ศ. 2544 จังหวัดชลบุรีเป็นหนึ่งในจังหวัดนำร่อง หน่วยงานทุกแห่งต้องจัดทำบัญชีให้ได้ตามนโยบายและได้มาตรฐานที่สากลยอมรับ ภายใต้สถานการณ์ที่บุคลากรด้านการเงินและการบัญชีมีจำกัดอย่างมากและอารมณ์ส่วนใหญ่ท้อแท้ 2.การพัฒนากระบวนงานต่างๆ เพื่อให้เป็นบรรทัดฐานของผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ คล้ายขั้นตอนการรักษาพยาบาล ทางการแพทย์ โดยเริ่มต้นจากใช้กลยุทธ์ 4 ก ประกอบด้วย คณะกรรมการ กองทุน กิจกรรม และการกำกับงาน ส่วนองค์ประกอบของคณะกรรมการแยกเป็น 5 คณะ คือ บริหาร บริการ พัฒนา ประเมินผลและวิเคราะห์ ดังนี้
1. คณะกรรมการพัฒนาศักยภาพผู้บริหารด้านการเงินการคลัง
2. คณะกรรมการทำงานพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง
3. คณะกรรมการติดตามผลการพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง
4. คณะกรรมการเฝ้าระวังสถานการณ์ด้านการเงินการคลัง
5. คณะกรรมการตรวจสอบระบบการเงินการคลัง
ความสำเร็จของการทำงานเกิดขึ้นได้จากองค์ประกอบการทำงานทุกคณะ โดยมีการวางแผนการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน และเกิดเป็นวัฒนธรรมของคณะทำงานมาอย่างต่อเนื่อง และองค์ประกอบสู่ความสำเร็จในเชิงการบริหารงาน ซึ่งมีความสำคัญที่ช่วยให้กระบวนงานสำเร็จตามนโยบาย และสามารถนำไปเป็นหลักยึดเหนี่ยวของระดับผู้บริหารได้ คือ
1. ภาวะผู้นำที่รู้และเข้าใจปัญหาโดยรวม สามารถแก้ไขปัญหาได้
2. การใช้กลยุทธ์เพื่อเป็นหัวใจการทำงาน ดังนี้
- เข้าใจ หมายถึง ต้องศึกษางาน ทำความเข้าใจและใฝ่หาความรู้ระบบงานนั้นอย่างถ่องแท้
- เข้าถึง หมายถึง ต้องวิเคราะห์ รู้ถึงกระบวนงาน และปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น
- เข้าหา หมายถึง ต้องสามารถกำหนด ลำดับความสำคัญของปัญหาและเข้าแก้ไขเชิงรุก ไม่ใช่เพียงรอปัญหาให้เกิด แต่ต้องวางระบบป้องกันจุดที่อาจเกิดปัญหาไว้ด้วย
ผลลัพธ์จากการดำเนินงานตั้งแต่ปี พ.ศ. 2547 มีดังนี้
1. หน่วยงานในสังกัดสาธารณสุขจังหวัดชลบุรีทุกแห่งสามารถรายงานบัญชีได้ตามมาตรฐาน
2. ระบบรายงานบัญชีเกณฑ์คงค้างประสบผลสำเร็จและยั่งยืน
3. เกิดภาพลักษณ์ความสามัคคีของผู้ร่วมงานอย่างดีเยี่ยม
4. เกิดวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมด้วยใจมุ่งมั่นไม่ย่อท้อ
5. เกิดความภาคภูมิใจในผลงาน
สรุปข้อคิด/บทเรียน/เคล็ดลับ/เทคนิคที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน
ในการถอดบทเรียนจากประสบการณ์ทำงาน พบว่าปัจจัยแห่งความสำเร็จของงานเกิดจาก
การมีผู้นำที่มีส่วนร่วม รู้และเข้าใจปัญหาโดยรวม
สรุปสุดท้าย หวังว่าบทเรียนและประสบการณ์นี้จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานอื่นๆไม่มากก็น้อย ขอให้โชคดี
