การพิมพ์หนังสือราชการใคร ๆ ก็ทำได้

มีเพื่อน ๆ ร่วมงานของผู้เขียนหลายท่านมาขอให้ช่วยแนะนำการพิมพ์หนังสือราชการอย่างถูกวิธีให้หน่อย ผู้เขียนก็คิดแล้วคิดอีกว่าจะทำอย่างไรดี ในที่สุดก็ได้แนวคิดว่าเราจะคุยกันแล้วสาธิตให้ดูเป็นตัวอย่าง

และก็เกิดเป็นกิจกรรม "คุยเฟื่องเรื่องงานพิมพ์เอกสารราชการ" สำหรับเพื่อนร่วมงานที่สนใจอยากรู้ โดยมีพี่ดาวลูกไก่ ชื่นชมยินดี และคุณวรพรรณ พงษ์แสนรักษ์ เป็นที่ปรึกษาให้

เป็นไงครับ  ที่นี้ก็ได้ผล มีเพื่อน ๆ สนใจกันพอสมควร เอาละที่นี้ลามไปกันใหญ่ เพื่อน ๆ (คนชอบเที่ยว) บอกว่าขอเผยแพร่ด้วย  ผู้เขียนก็จัดให้

แต่ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับหนังสือราชการกันก่อน

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ มี 6 ชนิด คือ

1.    หนังสือภายนอก

2.    หนังสือภายใน

3.    หนังสือประทับตรา

4.    หนังสือสั่งการ

5.    หนังสือประชาสัมพันธ์

6.    หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.  หนังสือภายนอก  คือ  หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก

2.  หนังสือภายใน  คือ  หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ   โดยมีรายละเอียดเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

3.  หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหน้า  ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

4.  หนังสือสั่งการ  เป็นหนังสือราชการแบบหนึ่ง ของแบบหนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 มี 3 ชนิด ได้แก่

4.1  คำสั่ง  คือ  บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ

4.2  ระเบียบ  คือ  บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ

4.3  ข้อบังคับ  คือ  บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่

5.1 ประกาศ  คือ  บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

5.2 แถลงการณ์  คือ  บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ

5.3 ข่าว  คือ  บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบโดยทั่วกัน ใช้กระดาษทั่วไปหรือใช้กระดาษตราของกระทรวงหรือทบวง แล้วแต่เจ้ากระทรวงกำหนด

6.  หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ

6.1  หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง

6.2  รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน เพื่อขอคำรับรองในการประชุมคราวต่อไป อาจจะเป็นการประชุมของหน่วยราชการ หรือหน่วยงานของเอกสารใช้กระดาษทั่วไป

6.3  บันทึก คือ ข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาเขียนสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใช้กระดาษตราครุฑ

ดูตัวอย่างหนังสือราชการ

เป็นอย่างไรบ้างครับ ยังไม่จบนะครับแล้วค่อยเขียนต่อในโอกาสต่อไป