ความเจริญรุ่งเรืองและการพัฒนาเกิดขึ้นจากการสั่งสมความรอบรู้ และนำความรู้นั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ ความรู้จึงเป็นหัวใจที่สำคัญของการพัฒนา เราแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ มีการค้นคว้าวิจัยเพื่อให้ได้รู้ และนำสิ่งที่รู้มาจัดเก็บและเผยแพร่ ถ้าความรู้นั้นอยู่กับผู้ใดผู้หนึ่ง สั่งสมไว้เป็นจำนวนมาก เราก็เรียกว่า ผู้เชี่ยวชาญ การสั่งสมไว้กับบุคคลเป็นจุดอ่อนอย่างหนึ่ง กล่าวคือ ถ้าสูญสิ้นบุคคลนั้น ความรู้นั้นก็สูญสิ้นไปด้วย ดังนั้นจึงมีการบันทึกเรื่องราว และสิ่งที่เป็นความรู้ไว้เป็นเอกสารเพื่อให้คนรุ่นหลังได้มีโอกาสศึกษา เรียนรู้ได้
ทุกวันนี้ต้องยอมรับว่า แหล่งความรู้มีมากมายมหาศาล และกระจายอยู่ทั่วโลก เราเรียกขุมความรู้นี้ว่า world knowledge ความรู้ใหม่ก็เกิดขึ้นทุกวัน จนทุกวันนี้เรามีสิ่งที่ส่งกระจายความรู้ การสร้าง การบันทึก และนำไปใช้ทำได้ง่ายและกว้างขวางมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในยุคอิเล็กทรอนิกส์ปัจจุบัน
ภายในองค์กรเต็มไปด้วยเอกสาร โดยเฉพาะในมหาวิทยาลัยเป็นแหล่งสร้างความรู้ มีงานวิจัย งานค้นคว้า งานรวบรวม งานเก็บสะสม การเรียกค้น การใช้งานต่าง ๆ ความจำเป็นเหล่านี้มีบทบาทและสร้างความสำคัญในมหาวิทยาลัย และองค์กรอย่างมาก ความรอบรู้ที่เกิดขึ้น เมื่อรวมกันตามแนวคิดของอิเล็กทรอนิกส์ อาจรวบรวมขึ้นใช้ประโยชน์ได้ง่าย สร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้อย่างมากมายมหาศาล
แหล่งการสะสมรวบรวมความรู้ที่ต้องจัดการ ประกอบด้วย
งานเอกสารเวิร์ดโปรเซสเซอร์ สิ่งพิมพ์เอกสาร เป็นงานที่มีการสร้างขึ้นทุกวัน และนับวันยิ่งสร้างขึ้นมาก และใช้งานกันตลอดเวลา งานนี้มีบทบาทสำคัญเพราะเกี่ยวโยงกับการทำงานรายวัน
งานอีบุค อีไลบรารี ปัจจุบันมีการจัดการเอกสารสิ่งพิมพ์ในรูปหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์มีหลายรูปแบบตั้งแต่การเก็บเอกสารแบบ Acrobat แบบอีบุค และ XML รวมทั้งการจัดเก็บเอกสารแบบรูปภาพ หรือการสแกนเอกสารหนังสือ เมื่อมีเอกสารสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนรวบรวมไว้ การดำเนินการแบบดิจิตอลไลบรารี จึงเป็นทางหนึ่งที่จะให้บริการได้อย่างเต็มที่
ระบบฐานข้อมูล ข้อมูลข่าสารทั้งที่เป็นข้อมูลดำเนินการ เช่น ฐานข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร สถานที่ การเงิน การบริการ ตลอดจนงานข้อมูลเกี่ยวกับนิสิตนักศึกษา งานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวิชาการ งานวิจัย งานเอกสารสิ่งพิมพ์ เช่น วิทยานิพนธ์
เว็บ การเก็บข้อมูลจำนวนมากอีกวิธีหนึ่งคือ การเก็บไว้ในเว็บเซิร์ฟเวอร์ การเก็บข้อมูลด้วยเว็บทำได้ง่าย รวดเร็ว และยังสามารถเก็บข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งมัลติมีเดีย และข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบ (unformat)
อีเมล์ เอฟทีพี (FTP) ข้อมูลเป็นไฟล์ ทรัพยากรโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นแหล่งเก็บข้อมูลทั้งที่เป็นข้อมูลอีเมล์ส่วนตัว อีเมล์ของหน่วยงาน ขององค์กร การสร้าง FTP เซิร์ฟเวอร์เพื่อเก็บข้อมูลจำนวนมาก การจัดการข้อมูลที่เป็นแฟ้มไว้ใช้งานร่วมกัน
บุคลากร ทรัพยากรความรู้ ความชำนาญเฉพาะตัวบุคคลเป็นเรื่องที่สำคัญ การสั่งสมความรู้ในตัวบุคคลมีมาก ทำอย่างไรจึงจะให้บุคคลสามารถเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่าย และแลกเปลี่ยนความรู้ เช่น ถ้ามีความต้องการที่จะรับรู้เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ ก็สามารถติดต่อและแลกเปลี่ยนความรู้กันได้
โมเดลการจัดการความรู้จึงต้องจัดระดับ เพื่อให้มีรูปแบบการดำเนินการที่เหมาะสมและจัดการได้ รูปแบบของโมเดลแสดงได้ดังรูป

ความท้าทายในเรื่องการบริหารและการจัดการความรอบรู้จึงเป็นเรื่องสำคัญของทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นมหาวิทยาลัย องค์กรธุรกิจเอกชน หรือหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้เพราะสภาพการทำงานในยุคต่อจากนี้จะเกี่ยวข้องกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ และการประยุกต์ใช้งานต่าง ๆ การดำเนินการภายในองค์กรจึงต้องให้ความสำคัญที่จะจัดการความรู้ในองค์กร
หน่วยวิจัยหลายแห่งได้พยากรณ์ให้เห็นว่า คอมพิวเตอร์จะมีพัฒนาการที่เร็วมาก จนมีขีดความสามารถในการจัดเก็บขนาด TB-Terabyte หรือมากกว่า 1000 จิกะไบต์ ภายในเครื่องแบบใช้งานคนเดียวได้ในเวลาอีกไม่กี่ปีนี้ ประจวบกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบต่าง ๆ เช่น ซีดี ดีวีดี ก็มีแนวโน้มของการใช้เก็บข้อมูลข่าวสารเพิ่มมากขึ้น จากสภาพการใช้ข้อมูลข่าวสารที่มากขึ้นนี่เองทำให้นักพัฒนาระบบไอทีได้เร่งพยายามหาหนทางในการจัดการความรอบรู้ ทั้งภายในระดับบุคคล ระดับองค์กร หรือแม้แต่ระดับ World Knowledge
สิ่งที่เป็นปัญหาใหญ่อยุ่ในขณะนี้คือ เรื่องมาตรฐานการจัดการความรอบรู้ เราให้ความสำคัญในเรื่อง Meta Data หรือข้อมูลที่ใช้ควบคุมข้อมูลเพื่อว่าเราจะจัดการข้อมูลได้ ระบบหนึ่งที่นำมาใช้คือ XML-eXtensible Markup Language ระยะนี้จะเป็นส่วนสำคัญของการจัดการข่าวสารต่าง ๆ ให้เชื่อมโยงและบริหารจัดการได้
ความรู้จึงเป็นเรื่องที่จะกล่าวถึง สมกับคำว่า ผู้ใดมีความรู้ ผู้นั้นจะมีอำนาจ