เทคนิคการประชุม

"ประชุมทั้งวัน" "ประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน" "การประชุมน่าเบื่อมาก" "ประชุมอะไรกันนักหนา" "เรื่องเล็ก ๆ ก็ต้องเรียกประชุม" "หน้าที่หลัก ตอนเย็นและวันหยุดคือเวลาทำงานจริง" ตัวอย่างเสียงบ่นจากผู้เข้าร่วมประชุม ถ้าอยากทราบว่ามีเสียงบ่นอะไรมากกว่านี้  ให้แอบไปฟังผู้เข้าร่วมประชุมบ่นในห้องน้ำระหว่างที่พักเบรก

จากข้อความข้างต้น (ที่มีจริง) นี้  เป็นส่วนหนึ่งของหนังสือที่เขียนไว้เกี่ยวกับ เทคนิคการจัดประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ที่ได้ไปอ่านที่ศูนย์หนังสือจุฬาฯ เมื่อวานนี้ ซึ่งผู้เขียนต้องการไปหาข้อมูลเกี่ยวกับการจัดประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนาการทำงานที่รับผิดชอบ  ซึ่งได้ซื้อกลับมาอ่านเมื่อคืนนิดหน่อย จึงสรุปสาระสำคัญได้เพียงบางส่วน

การวางแผนการประชุมประจำปี (Annual Meeting Plan)  การวางแผนการประชุมประจำปีเป็นการปรับการประชุมทุกคณะให้เป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น เช่น ทุกวันจันทร์แรกของเดือนเป็นการประชุมของฝ่ายบริหาร ทุกวันจันทร์ที่สองของเดือนเป็นการประชุมของทุกฝ่าย/แผนก การประชุมคณะกรรมการกิจกรรมชุดต่าง ๆ จะประชุมกันสัปดาห์ที่สามและสี่ของเดือน  ถ้ามีการประชุมที่เร่งด่วนฉุกเฉินสามารถดำเนินการได้ แต่ต้องไม่ขัดกับการประชุมของฝ่ายจัดการ และควรจัดทำปฏิทินการประชุมประจำปีไว้ล่วงหน้า ติดประกาศให้ทุกคนทราบล่วงหน้า จะได้ไม่มีปัญหาในระหว่างปีว่ามีการประชุมขัดกัน

 

ติดตามตอนต่อไปนะคะ...