หลากบทเรียนจากการสร้างงาน KM ของกรม อนามัย

คนส่วนใหญ่ที่ทำงาน KM ในกรมอนามัย รู้สึกว่ามีกรอบ และรายละเอียดน้อยมาก ไม่เหมือนที่ทำกันในวงอื่นๆ อย่างเช่นที่ กพร กำหนดแบบฟอร์มไว้หลายแบบ แต่ไม่เห็นส่วนกลางทวงให้กรอกส่งมา จนเขารู้สึกไม่มั่นใจว่าสิ่งที่ทำกันอยู่มันใช่หรือไม่ KM

ความจริงก็คือว่า เราตกลงกันในทีมกลางว่าเป้าหมายของการทำงาน KM คือทำให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ มากกว่าการทำตามรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แล้วยังตั้งใจว่าจะไม่ทำตาม กรอบที่ กพร กำนด แต่ยึดเป้าหมายเดียวกับ กพร ทั้งนี้เพื่อให้เกิดบทเรียนที่หลากหลายในการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้

วันนี้เราเลยจัดการประชุม ลปรร โดยมีเป้าหมายเพื่อแลกเปลี่ยนบทเรียนในการทำงานที่ผ่านมาพร้อมกับเป็ฯการสร้างความมั่นใจในการทำงานภายใต้ความหลากหลาย

ผลปรากฏว่าน่าสนใจมากในความเห็นของผม เพราะสิ่งแรกที่พบคือ แม้ว่าจะมีความยากลำบากในการสร้างกิจกรรม ลปรร ในองค์กร ด้วยข้อจำกัดหลายอย่าง และทางส่วนกลางก็ไม่ได้กำหนดว่าต้องทำกิจกรรมอะไรบ้างจึงจะจัดว่าเป็นการทำงาน KM

แต่หน่วยงานต่างๆในกรม ทั้งกองในส่วนกลาง และศูนย์วิชาการในต่างจังหวัด ล้วนมีการเคลื่อนไหว ในการทำความเข้าใจกับเพื่อนร่วมงาน และหาทางทำให้เกิดวัฒนธรรมการ ลปรร ในหน่วยงานของตนอย่างเข้มข้น

มีเทคนิคหรือวิธีการต่างๆ ที่น่าสนใจในการสร้างงาน KM ของแต่ละหน่วยงานอย่างเช่น

- เริ่มจัดวง ลปรร ที่ระดับล่าง อย่างคนงาน โดยเหตุผลคือเขามีเวทีน้อยมาก เป็นการสร้างให้ตัวเขารู้สึกว่ามีคุณค่าแก่องค์กร

- หลายหน่วยงานพยายามจัดกิจกรรมให้คนในองค์กรมา ลปรร ได้เข้ามาร่วมแม้บางครั้งจะยังมีคนเข้าร่วมน้อย

- บางหน่วยงานทำ webboard หวังเป็นช่องทางให้คนเข้ามาดูและเอาข้อมูลต่างๆไปใส่ไว้

- บางหน่วยงานอย่างศูนย์เขต 1 และกองแผนงานก็ลงมือเขียน blog ใน gotoknow เพื่อเป็นพื้นที่ประสบการณ์ของกอง

- ยอดฮิตของการทำงาน KM คือการสร้าง CoP ซึ่งหลากหลายทั้ง domain และสมาชิกภาพ ตั้งแต่แบบไม่เคร่งครัดว่าจะเป็นเรื่องอะไร ขอให้สนใจ ที่จะมารวมกลุ่ม ลปรร กันก่อน แล้วค่อยๆตะล่อมมาให้ตั้งกลุ่มเรื่องงานในความรับผิดชอบทีหลัง ในขณะที่บางแห่งก็บังคับมาโดยผู้บริหารว่าให้ตั้ง CoP อะไรบ้าง ส่วนบางศูนย์ตั้ง CoP ในทุกงานที่ต้องรับผิดชอบ นับรวมถึงวันนี้ได้ 39 CoP’s บางแห่งก็ตั้งแบบกึ่งบังคับ คือตั้งdomain ไว้แต่ให้คนในหน่วยงานสมัครใจเลือกเข้า บางแห่งก็จัด CoP แล้วประกาศให้คนในกองรู้และเชิญชวนให้เข้าร่วม ซึ่งถือว่าเสี่ยงพอควรไม่รู้ว่าจะมีคนมาหรือเปล่า บางแห่งก็เอาเรื่องยากๆมาสร้างCoP เช่นตั้ง CoP มาทำเรื่องมาตรฐานแปรงสีฟันเด็ก

- บางแห่งก็เริ่มแค่เบาๆ ด้วยการทำกิจกรรมเล่นเกมส์ เพื่อชี้ให้คนใหน่วยงานเห็นความสำคัญว่าต้องทำงานด้วยกัน

- บางศูนย์กำหนดให้ส่งทุกหน่วยงานย่อยในศูนย์ต้องทำแผน KM ส่ง

- บางแห่งมีการเปิดรับสมัครคนมาเป็น facilitators ได้มาถึง 60 คน

- บางที่สร้างเป็นคาราวาน fa ไปจัดกิจกรรมให้ฝ่ายต่างๆ ถือเป็นการสร้างศักยภาพไปในตัว

- บางแห่งมีเทคนิค สร้างบันไดดารา เพื่อกระตุ้นให้เกิด ลปรร แล้วเป็นการดูแววว่าใครน่าจะชวนมาเป็น fa

- บางแห่งก็ยัง ตามล่าหาความรู้ว่าด้วย KM แล้วเอามาเผยแพร่ต่อ เช่น หาหนังสือมาให้อ่าน หาคนมาเล่าให้ฟัง ตามไปฟัง ตามไปดูที่คนอื่นเขาทำ เขาเขียน – เช่นไปดูงานของกลุ่ม เด็กไทยทำได้ แถมยังฝากการบ้าน ให่หน่วยกลาง KM ของกรมอ น่าจะเป็นตัวช่วยให้เกิดแหล่งความรู้ แหล่งเรียนรู้ และถึงขั้นจัดการอบรมให้

ซึ่งคุณศรีวิภาก็ตอบอย่างสุภาพว่าตอนนี้เรามี km centre ที่รวบรวมเอกสารเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้มากมาย แถมถ้าเข้ามาอ่านที่ gotoknow ก็จะได้ความรู้ใหม่ๆทันสมัยอีก

- บางหน่วยงานส่งเสริมให้เขียนเรื่องดีๆมา ลปรร (เรื่องอะไรก็ได้ที่อยากเขียน เรื่องปัญหาผู้ป่วยที่พบ เรื่องภาคียากๆที่ไปเจอมา หรืออย่างกองแผนก็กำหนดให้เป็นระบบคือการทำแฟ้มภูมิปัญญาที่ทางเราเคยเอามาเล่าให้ฟังไปแล้ว

- บางแห่งก็ยังบ่นเรื่องหัวหน้าไม่สนับสนุน แต่บางแห่งบอกว่าหัวหน้า หนับหนุน แต่ลูกน้องยังตีลูกซึม แล้วถามหาเทคนิคว่าทำไงให้คนในหน่วยงานขยับให้มากกว่านี้

- มีหลายแห่งเชื่อว่า ถ้าจัดโครงสร้าง ให้มีคนรับผิดชอบ มีการทำ board หรือเน้นเชิงโครงสร้างจะช่วยวางรากฐานให้เกิดองค์กร แห่งการเรียนรู้ได้

- บางศูนย์ทำแบบฟอร์มของตัวเองให้สมาชิกในศูนย์กรอก เพื่อประโยชน์ต่างๆกัน เช่น ไว้ประเมินศักยภาพตัวเอง ไว้วิเคราะห์หาส่วนขาด ไว้วิเคราะห์เป้าหมายงาน ฯลฯ

ท่ามกลางความหลากหลายของการสรรหาเทคนิค ทั้งแบบ supply push (สร้างเวที ทำ webboard ฯลฯ) หรือแบบ demand pull (พยายามปลุกใจ ชักชวนให้เห็นประโยชน์ และความสำคัญของการทำ KM พาไปดูงาน จัดฝึกอบรม ฯลฯ) แต่สิ่งนึงที่หลายคนพบตรงกันคือ คนในหน่วยงานพูดกันมากขึ้น กล้าพูดมากขึ้น

ใกล้จบการประชุมทุกคนในที่ประชุมก็ได้เห็นตัวอย่างของการนำเสนอโดยใช้รูปแบบพิธีกรคู่ โดยน้องใหม่จากศูนย์อุบล แบบที่มืออาชีพในทีวีต้องได้อายกันทีเดียว

จบการรายงานข่าวจากเวที ลปรร ของบรรดา CKO+Fa+Note taker ของสารพัดหน่วยงานในกรม อ แต่เพียงเท่านี้ครับ