ความหมายและกระบวนการ
1
ใน โครงการพัฒนาศักยภาพ SMEs ไทย "หลักสูตรพัฒนานักบริหาร"
ความเห็น (3)
คอเดียวกันครับ ไว้จะติดตามอ่านครับhttp://gotoknow.org/blog/productionmgt
แวะเยี่ยมกันได้ครับ
ธนพร ชัยพร การจัดการรุ่นที่3
สรุปผลการเรียนวันที่ 19 เดือนกันยายน 2533
วิชา การวางแผนการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาองค์การเชิงกลยุทธ์
วันนี้ได้เรียนวิชาการวางแผนการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาองค์การเชิงกลยุทธ์เป็นอาทิตย์แรก
ดร.ยงยศก็เริ่มสอน พื้นฐานเกี่ยวกับการพัฒนาองค์การ ท่านก็จะพูดถึงความหมายและแนวคิดในการพัฒนาองค์การว่า คือกระบวนการแสวงหาแนวทางเพื่อพัฒนาความสามารถขององค์การอย่างเป็นระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสิทธิผล และความสมบูรณ์ขององค์การ เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและความเจริญเติบโตขององค์การเป็นสำคัญ แล้วก็พูดถึงรากฐานแนวคิดสำคัญของการพัฒนาองค์การ คือการมุ่งเน้นสำคัญในการสร้างความมั่นคงในองค์การ โดยมีรากฐานเป็นองค์ประกอบสำคัญคือ 1. รากฐานด้านคุณค่าและสมมติฐาน คือการพัฒนาองค์การให้ความสำคัญกับคุณค่าความป็นมนุษย์และความสมอภาคและเป็นสิทธิของบุคคลในองค์การในการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ 2 . รากฐานกรอบแนวคิดและการวิเคราะห์ คือการได้นำความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์ และสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องเป็นพื้นฐานทางด้านงานกระบวนการทางมนุษย์ สรุปคือการพัฒนาองค์การเป็นการนำแนวความคิดทางพฤติกรรมศาสตร์และสาขาวิชาอื่นๆๆที่เกี่ยวข้องมาประยุกต์ใช้ ทำให้เกิดความรู้ ความเข้าใจในเรื่องที่เกี่ยวกับ คน กลุ่ม หน้าที่ที่รับผิดชอบให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายองค์การ 3.รากฐานกลยุทธ์การออกแบบกิจกรรมการพัฒนาองค์การ คือการมองเห็นปัญหาข้อบกพร่องหรือความจำป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลง
พื้นฐานเกี่ยวกับกระบวนการพัฒนาองค์การ การวางกระบวนการพัฒนาองค์การ มีคุณลักษณะและพื้นฐานจากองค์ประกอบหลายๆประการ
องค์ประกอบพื้นฐานของกระบวนการศึกษาการพัฒนาองค์การ
สรุปรายละเอียดดังปรากฏในภาพ ได้ขั้นตอนคือ
1.การกำหนดความจำเป็นในการพัฒนาองค์การ คือเป็นความต้องการหรือความคาดหวังขององค์การที่มีความตระหนักและรับรู้ถึงความจำเป็นในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงองค์การ
2.การวินิจฉัยองค์การ คือเป็นกระบวนการในการแงหารวบรวมข้อมูล ปัญหา รวมถึงการดำเนินการต่างๆที่มีผลต่อความสำเร็จของเป้าหมายขององค์การ
3.การออกแบบ คือเป็นการกระบวนการที่มุ่งเน้นในการปรับปรุงแก้ไขปัญหาต่างๆตามข้อมูลที่ได้วินิจฉัยองค์การ
4.การดำเนินการพัฒนาองค์การ คือกระการในการดำเนินการเพื่อการเปลี่ยนแปลง โดยการดำเนินแผนรายละเอียดที่ได้ออกแบบไว้ไปดำเนินการตามสภาพการณ์ปัจจุบันที่เป็นจริง
ความเข้าใจเบื้อต้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงองค์การ เป้าหมายสำคัญของการเปลี่ยนแปลงองค์การ
1.การเปลี่ยนแปลงความมุ่งหมาย
2.การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์
3.การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรม
5.การเปลี่ยนแปลงบุคคล
6.การเปลี่ยนแปลงภารกิจ
7.การเปลี่ยนแปลงโคลงสร้าง
8.การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี
รากฐานแนวคิดของการปลี่ยนแปลงองค์การ โดยมีองค์ประกอบคือ
รากฐานด้านคุณค่าและสมมติฐาน คือเพื่อการอยู่รอดและบรรลุเป้าหมายที่องค์การตั้งไว้
รากฐานกรอบแนวคิดและการวิเคราะห์ คือมีเป้าหมายหลักขององค์การ โดยมีลักษณะการเปลี่ยนแปลงหลายๆรูปแบบที่มีลักษณะสอดคล้องกัน เช่น จุดมุ่งหมาย กระบวนการ โคลงสร้าง และวัฒนธรรมเป็นต้น
รากฐานกลยุทธ์การออกแบบกิจกรรมการเปลี่ยนแปลงองค์การเกิดขึ้นจากความพยายามในการกาวิธีการในการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันและมุ่งผลกำไรเป็นสำคัญ และเน้นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมก่อนการเปลี่ยนแปลงทัศนคติ เพื่อการหวังผลการปฏิบัติงานหรือผลสำเร็จในทันที
การเปลี่ยนแปลงองค์การสามารถแบ่งกระบวนการดำเนินงานได้ 5ขั้นตอน
1.ขั้นของความพยายามที่ผู้นำจะเปลี่ยนวิสัยทัศน์การตัดสินใจในเป้าหมายที่กำลังจะเปลี่ยนแปลง
2.ขั้นประเมินช่องว่างของความแตกต่าง
3.ขั้นการพัฒนาวัตถุประสงค์หรือกลยุทธ์ที่จะปฏิบัติการ ปิดชิ่งว่างความแตกต่าง
40ขั้นการเปลี่ยนแปลงโคลงสร้างองค์การในวิธีการที่จำเป็นเพื่อฝึกอบรมสำหรับความรับผิดชอบ
5.ขั้นประเมินวิธีการที่จะดำเนินการ และทำซ้ำในขั้นตอนที่1
การตัดสินใจการเปลี่ยนแปลงองค์การ คือการตัดสินใจในการเปลี่ยนแปลงองค์การจำเป็นต้องพิจารณาถึงโคลงสร้างและปัจจัยต่างๆ 5 ประการ 1.ลักษณะสภาพแวดล้อมองค์การ 2. ระดับและการเปลี่ยนแปลงผลการปฎิบัติงานขององค์การ 3.ลักษณะเฉพาะของผู้บริหารสูงสุดขององค์การ
4.กลยุทธ์องค์การ 5.ลักษณะเฉพาะโคลงสร้างองค์การ หลักเกณฑ์การเปลี่ยนแปลงองค์การมีปัจจัยอยู่ 4ประการ คือปัจจัยด้านเวลา ปัจจัยด้านขอบเขตและความซับซ้อนของการเปลี่ยนแปลง ปัจจัยการเห็นพ้องต้องกันของเป้าหมายที่จะเปลี่ยนแปลง ปัจจัยด้านการเห็นพ้องต้องกันของผู้นำการเปลี่ยนแปลง กลยุทธ์ในการเปลี่ยนแปลงองค์การ เทคนิคในวิธีการดำเนินการเปลี่ยนแปลง
แล้วก็สรุปให้นักศึกษาได้ทราบว่ากลยุทธืและการเปลี่ยนแปลงเราควรทำอย่างเมื่อเราอยุ่ในจุดนั้น
เราจะมีแนวคิดอาไรเป็นหลักในการตัดสินใจกับสิ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเพราะว่าในปัจจุบันนี้ได้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาซึ่งควรจะรับมืออย่างไรกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับเรื่องต่างๆที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงองค์การอยู่ตลอดเพื่อการอยู่รอดของยบริษัทแล้วสุดท้ายอาจารณืก้ให้กับมาอ่านเรื่องรูปแบบการสร้างจุดสำคัญในการเปลี่ยนแปลงว่าแนวการคิดในการวินิจฉัยองค์การเชิงกระบวนการ ที่นำเสนอพื้นบานความสำเร็จในการจัดการเปลี่ยนแปลงองค์การเป็นอย่างไรแล้วมีกี่ขั้นตอน
น.ส.กฤติกา วิชาธร สาขา การจัดการ รุ่น3
สรุปการเรียนวิชา การเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาองค์การเชิงกลยุทธ์ วันที่ 19 กันยายน 2553
สาเหตุที่องค์กรต่างๆ ต้องทำการพัฒนา
1. ความซับซ้อนและความหลากหลายขององค์กร
การเปลี่ยนแปลงและความก้าวหน้าในสังคมปัจจุบัน ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องปรับตัวจนมีโครงสร้างที่ซับซ้อน และมีรูปแบบที่หลากหลายขึ้น ซึ่งเราจะเห็นรูปแบบการปรับตัวในระดับต่างๆ เช่น การรื้อปรับระบบ (Reengineering) การแตกออกเป็นหน่วยธุรกิจย่อย (Business Unit) การลดระดับการบังคับบัญชา (Delayering) หรือการลดขนาดองค์กร (Downsizing) เป็นต้น ทำให้มีการปรับเปลี่ยนระบบและวิธีการทำงาน ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อบุคลากรที่ปฏิบัติทั้งในเชิงกายภาพและจิตใจ ทำให้ฝ่ายบริหารไม่เพียงแต่ต้องตัดสินใจเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กร แต่จะต้องสามารถวางแผนและทำการพัฒนาองค์กร เพื่อเตรียมความพร้อมให้แก่ทั้งบุคคลและองค์กร
2. พลวัตของสภาพแวดล้อม
การขยายตัวและเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอก เช่น เศรษฐกิจ สังคมวัฒนธรรม การเมือง เทคโนโลยี และโลกาภิวัตน์ ตลอดจนสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานต่างๆ เช่น ลูกค้า คู่แข่งขัน ต่างก็มีอิทธิพลต่อการดำรงอยู่ของทั้งองค์กรและบุคลากร ประกอบกับแผนพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานในระดับมหภาคของประเทศ ที่ให้ความสำคัญกับคุณภาพชีวิตของประชากร ได้สร้างแรงผลักดันให้องค์กรธุรกิจต้องปรับตัวและดำเนินงานเพื่อตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐานของแรงงานเพื่อให้มีคุณภาพชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น
3. ความยืดหยุ่นและการตอบสนองต่อปัญหา
องค์กรต้องมีความยืดหยุ่นต่อแรงกดดันและสามารถตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสม เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงและความผันผวนของสภาพแวดล้อม อาจสร้างโอกาสหรืออุปสรรคให้แก่องค์กรได้ โดยโอกาสและอุปสรรคที่เกิดขึ้นอาจจะมีรูปแบบที่แตกต่างจากอดีต ทำให้องค์กรต้องสามารถตอบสนองต่อปัญหาได้อย่างเป็นระบบและตรงประเด็น ซึ่งต้องอาศัยความรู้ความสามารถและความพร้อมขององค์กร ในการรับรู้และตระหนักถึงปัญหา การวิเคราะห์สาเหตุ และการแก้ไขที่ถูกต้อง ผ่านทางทรัพยากรมนุษย์ที่มีศักยภาพ และเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างตนเอง กลุ่ม องค์กร และสภาพแวดล้อมอย่างดี
4. แรงผลักดันของเทคโนโลยี
ปัจจุบันเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานของธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในอุตสาหกรรมทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีของตนเอง เพื่อให้สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลทัดเทียมหรือเหนือกว่าองค์กรอื่นๆ มิเช่นนั้นก็จะถูกคู่แข่งขันแซงหน้า และอาจจะต้องออกจากการแข่งขันไปในที่สุด ซึ่งเราสมควรให้ความสนใจกับเทคโนโลยีด้านต่างๆ ดังนี้
4.1 เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หรือ IT ได้แก่ คอมพิวเตอร์ ชุดคำสั่ง อุปกรณ์สื่อสาร และระบบ Internet จะเป็นกลจักรสำคัญในการสร้างประสิทธิภาพ และความคล่องตัวให้แก่องค์กร ผ่านระบบการจัดการข้อมูลที่เหมาะสม ที่ช่วยให้การตัดสินใจแก้ไขปัญหามีความถูกต้องและเหมาะสมกับข้อจำกัดของสถานการณ์
4.2 เทคโนโลยีการผลิตและการปฏิบัติงาน (Production/Operations Technology) เป็นเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่ช่วยให้การผลิตมีประสิทธิภาพ และผลผลิตสูงขึ้น ตลอดจนช่วยในการปฏิบัติงานของบุคคลให้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งจะส่งผลต่อการเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) ในการดำเนินงานของธุรกิจ
4.3 เทคโนโลยีการบริหารงาน (Management Technology) เป็นเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่ช่วยให้การทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านการวางแผน การปฏิบัติการ และการควบคุม เช่น Benchmarking การบริหารคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management : TQM ) หรือ การรื้อปรับระบบ (Reengineering) เป็นต้น โดยให้ความสำคัญกับการพัฒนาทั้งโครงสร้างและการทำงานขององค์กรให้ก้าวหน้าและทันสมัย ซึ่งจะช่วยสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขัน
เราจะเห็นว่า พัฒนาการและการใช้งานเทคโนโลยีทั้งสามด้านอย่างเหมาะสมจะมีอิทธิพล และช่วยเร่งการพัฒนาผลิตภาพ (Productivity) รวมขององค์กร ดังนั้นการที่เราจะสามารถใช้เทคโนโลยีได้อย่างถูกต้อง และลงตัวจะต้องอาศัยทรัพยากรมนุษย์ที่ไม่เพียงแต่มีความรู้ในงานที่ตนทำ แต่จะต้องสามารถใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร โดยสามารถประสานประโยชน์และสร้างสมดุลระหว่างงานและระบบให้ได้อย่างเต็มที่
5. การตื่นตัวด้านจริยธรรมและความรับผิดชอบต่อสังคม
นอกจากแรงผลักดันของกระแสการดำเนินงาน และปัจจัยแวดล้อมภายนอก ดังที่กล่าวมาแล้ว ผู้บริหารในองค์กรต่างๆ ยังจะต้องตื่นตัวและให้ความสำคัญกับการดำเนินงานอย่างมีจริยธรรม ซื่อสัตย์ และรับผิดชอบต่อสังคม สิ่งแวดล้อม ลูกค้าและพนักงาน โดยเฉพาะพนักงานซึ่งเป็นส่วนประกอบที่สำคัญอันดับหนึ่งขององค์กร ที่สมควรได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม และมีมนุษยธรรมเพื่อให้เขามีความพอใจและเต็มใจปฏิบัติงานที่ตนได้รับมอบหมายอย่างเต็มความสามารถและเสียสละให้แก่องค์กร โดยพร้อมจะปฏิบัติงานอื่นที่อยู่นอกเหนือขอบเขตการทำงานของตน เพื่อให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง
การพัฒนาองค์การ ถือเป็นสิ่งที่จำเป็น และมีความสำคัญกับทุกองค์การไม่ว่าจะเป็นในส่วนของภาครัฐ หรือแม้แต่ภาคเอกชนก็ตาม การพัฒนาองค์การเป็นการเปลี่ยนแปลงที่มีการวางแผนไว้ เพื่อให้เป็นไปตามที่องค์การต้องการ เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ วางแผน ปฏิบัติงาน แทรกแซงหรือเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน และประเมินผล โดยมีเทคนิคทางการบริหารที่นำมาใช้ในการปรับปรุงองค์การ ซึ่งควรมีการพิจารณาการเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมกับองค์การนั้น ๆ เพราะการพัฒนาองค์การจะต้องเผชิญกับการเมืองไทยในการเปลี่ยนแปลงองค์การ ปัญหาด้านวัฒนธรรมขององค์การ ปัญหาด้านวัฒนธรรมของสังคมหรือประเทศ และปัญหาเกี่ยวข้องกับจริยธรรม หรือการกระทบสิทธิส่วนบุคคลของคนที่ทำงานในองค์การ
เนื่องจากปัจจุบันกระแสการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเร็วมากและทันทีทันใด จนบางครั้งไม่มีใครคาดคิดมาก่อนได้เลยถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น และเพื่อให้ธุรกิจสามารถปรับตัวและก้าวทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น พบว่าองค์การหลายแห่งให้ความสำคัญในการพัฒนาองค์การ (Organization Development: OD) มากขึ้นกว่าอดีตที่ผ่านมา จนทำให้องค์การหลายแห่งได้กำหนดบุคคลที่ทำหน้าที่คิดหาวิธีการพัฒนาองค์การให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การพัฒนาองค์การ คือกระบวนการแสวงหาแนวทางเพื่อพัฒนาความสามารถขององค์การอย่างเป็นระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความสมบูรณ์ขององค์การ โดยนำความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์ และสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องที่เป็นพื้นฐานทางด้านงานกระบวนการทางมนุษย์ เข้ามาประยุกต์ใช้ในการพัฒนาแต่ละบุคคล กลุ่มและองค์การ ทั้งนี้เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและความเจริญเติบโตขององค์การเป็นสำคัญ
เป้าหมายการพัฒนาองค์การ
เพิ่มประสิทธิภาพขององค์การ
เพิ่มประสิทธิผลขององค์การ
ปรับปรุงองค์การ
ความสมบูรณ์ขององค์การ
เปลี่ยนแปลงรูปแบบและวัฒนธรรมองค์การ
เพิ่มความสามารถทางการแข่งขัน
การพัฒนาองค์การสามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับ คือ
ระดับบุคคล (Individual Level) บุคคลเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่ากับองค์การ
ระดับกลุ่ม (Group Level) กลุ่มมีอิทธิพลต่อบุคคลที่จะช่วยให้บุคคลในกลุ่มตอบสนองความต้องการของตนเองและช่วยสนับสนุนวัตถุประสงค์ขององค์การ
ระดับองค์การ (Organization Level) ซึ่งมีองค์ประกอบมากมาย เนื่องจากองค์การจะประกอบไปด้วยกลุ่มหลายๆ กลุ่มรวมกัน ซึ่งหากเกิดการเปลี่ยนแปลงในส่วยในส่วนหนึ่ง ย่อมส่งผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ ตามไปด้วย
องค์ประกอบพื้นฐานของกระบวนการพัฒนา
ปัจจุบันการพัฒนาองค์กร(OD) ได้รับการยอมรับในความสำคัญและนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรต่างๆมากขึ้นทั้งที่นำไปประยุกต์โดยตรงหรือใช้งานในรูปแบบอื่นๆ ทำให้มีการพัฒนาองค์กรในมิติต่างๆให้ก้าวหน้าขึ้น ซึ่งต้องอาศัยกระบวนการพัฒนาองค์การ 5 ขั้นตอน คือ
การกำหนดความจำเป็นในการพัฒนาองค์การ เป็นความต้องการขององค์การที่จะปรับปรุงเปลี่ยนแปลง พัฒนาองค์การให้ทันกับสภาวะแวดล้อมภายในองค์การและภายนอกองค์การ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์การและเป็นการเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน
การวินิจฉัยองค์การ หลังจากที่ผู้บริหารตระหนักถึงปัญหาที่องค์กรประสบอยู่หรือ มองเห็นโอกาสในการพัฒนาองค์กร เขาก็จะแต่งตั้งผู้ที่มีอำนาจพัฒนาองค์กร (OD Team) ให้ทำการศึกษา ทำความเข้าใจและอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหา และเสนอแนะวิธีการพัฒนาองค์กรในอนาคต
การออกแบบ เป็นการนำข้อมูลจากการวินิจฉัยองค์การ มากำหนดแผนพัฒนาองค์การเลือกเทคโนโลยีและระดับในการพัฒนาองค์การและร่างแผนปฏิบัติงาน ( Action Plan ) เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายที่ต้องการซึ่งจะต้องดำเนินงานอย่างเป็นระบบ และเป็นขั้นตอน โดยพิจารณาภาพรวมขององค์การ เพื่อให้แผนปฏิบัติการสามารถบูรณาการเข้ากับกลยุทธ์ขององค์กร และสร้างผลงานที่สำเร็จอย่างเป็นรูปธรรม
การดำเนินการพัฒนาองค์การ เป็นกระบวนการในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์การโดยนำแผนที่ได้ออกแบบไว้ มาใช้จริงกับสถานการณ์จริงที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งมีการสังเกตปฏิกิริยาและพฤติกรรมของกลุ่มหรือบุคคลในองค์การไปด้วย
การประเมินผลการพัฒนา เป็นการประเมินผลการพัฒนาองค์การว่าสอดคล้องกับเป้าหมาย เกณฑ์ และมาตรฐานที่กำหนดไว้เพียงใด ตลอดจนจะต้องมีการแก้ไขและปรับปรุงอย่างไร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ขณะเดียวกันก็จะเป็นการส่งเสริมการเรียนรู้ของทีมงานพัฒนาองค์การที่จะได้รับข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) เพื่อปรับปรุงตนเองให้สามารถทำการพัฒนาองค์การให้ดีขึ้นในอนาคต
การเปลี่ยนแปลงองค์การเกิดขึ้นได้ 3 ลักษณะ คือ
เปลี่ยนแปลงโดยการปฏิวัติ เป็นการเปลี่ยนแปลงที่หวังผลฉับพลัน ผู้บริหารมักใช้อำนาจสั่งการให้พนักงานปฏิบัติตามที่ต้องการ
เปลี่ยนแปลงโดยวิธีวิวัฒนาการ เป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปช้าๆ ทำให้พนักงานในองค์การสามารถปรับตัวได้
เปลี่ยนแปลงโดยมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า เป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบมีการศึกษา วิเคราะห์ และวางแผนล่วงหน้า ทำให้องค์การพัฒนาไปอย่างเป็นขั้นตอน และมีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีอื่น
ขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงองค์การ
ขั้นที่ 1 ขั้นของความพยายามที่จะเปลี่ยนแปลง
ขั้นที่ 2 ขั้นประเมินช่องว่างของความแตกต่าง
ขั้นที่ 3 ขั้นการพัฒนาวัตถุประสงค์ หรือกลยุทธ์ที่จะปฏิบัติการปิดช่องว่างของความแตกต่าง
ขั้นที่ 4 ขั้นการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การในวิธีที่จำเป็นเพื่อฝึกอบรม สำหรับความรับผิดชอบใหม่ และฝึกปฏิบัติการทางทรัพยากรมนุษย์
ขั้นที่ 5 ขั้นประเมินวิธีการที่จะดำเนินการ และทำซ้ำในขั้นตอนที่ 1
เทคนิคในวิธีการดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์การ
ลักษณะการเปลี่ยนแปลงแบบมีส่วนร่วม เริ่มต้นจากการใช้อำนาจของบุคคลก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางความรู้ ความรู้จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของบุคคล และเมื่อทัศนคติเปลี่ยนพฤติกรรมของคนก็จะเปลี่ยนตามไปด้วย
ลักษณะการเปลี่ยนแปลงแบบสั่งการ เริ่มต้นจากการที่ผู้บริหารใช้อำนาจในการสั่งการให้คนในองค์การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมและเมื่อคนในกลุ่มเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ย่อมส่งผลต่อคนแต่ละคนที่ต้องเปลี่ยนแปลงตามกลุ่ม
แนวคิดพื้นฐานที่มีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลง
Kurt Lewin’s Three Step Change Model (รูปแบบการเปลี่ยนแปลง 3 ขั้นตอน)
Stephen P. Robbins (2002) อธิบายทฤษฎีของ Kurt Lewin ว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงตามอุปมา “เมื่อคลื่นสงบ” (Calm Water Metaphor) ซึ่งแบ่งเป็น 3 ขั้นตอน ( 3 Phases)ดังแสดงในรูปที่ 4 คือ
Unfreezing คือขั้นตอนการเตรียมไปสู่การเปลี่ยนแปลง หรือ “ละลาย” สิ่งที่เป็นอยู่หรือดุลยภาพ (Equilibrium) เดิมโดยการขับเคลื่อน (Driving Forces) ที่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลง เช่น การอธิบายถึงความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลง และลดอุปสรรค (Restraining or Resistance Forces) ที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
Changing or Moving เป็นกระบวนการเรียนรู้พฤติกรรมใหม่ เพื่อนำไปสู่พฤติกรรมองค์การที่พึงปรารถนา โดยผ่านวิธีการต่างๆ เช่น การสอนงาน การพัฒนา / ฝึกอบรม การสาธิต การวิจัย ฯลฯ
Refreezing เป็นช่วงที่พฤติกรรมที่ได้เรียนรู้ใหม่อยู่ตัว จึงต้องมีการเสริมแรงโดยการจัดทำเป็นระบบมาตรฐานและกระตุ้นจูงใจให้บุคคลปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
Michael Kotter’s Eight Points Model (รูปแบบการสร้างจุดสำคัญในการเปลั้ยนแปลง)
Kotter เสนอพื้นฐานความสำเร็จในการจัดการเปลี่ยนแปลงองค์การ ดดยพิจานณาตามลำดับขั้นตอนต่างๆ 8 ขั้นตอน คือ
1.Establishing Sense เร่งด่วน
ก่อนที่จะเริ่มโครงการมีความจำเป็นต้องค้นหาในความสนใจของคุณเองหากโครงการที่จะมอบหมายเป็นอยู่ปัญหาจริงบางอย่างที่เร่งด่วนและต้องมีการแก้ไข ถ้าไม่เร่งด่วน, ฉันไม่คิดว่าจะมีพลังงานเพียงพอในองค์กรจะมุ่งเน้นคือการเปลี่ยนแปลงที่จะใช้ระบบใหม่หรือกระบวนการ
2.Creating Coalition แนวทาง
ผู้บริหารระดับสูงมักจะมากแม้กรรมการผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงพอในแง่จริงเพื่อนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงตัวเอง / งานของตนสามารถที่จะโน้มน้าวเพื่อนร่วมงานและประชาชนโดยทั่วไปว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเร่งด่วนและหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในคำอื่น ๆ จำเป็นต้องมีกลุ่มคนที่มีความมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องแนะนำและว่าจะเป็นประโยชน์
3.Developing วิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์
นี้โดยทั่วไปเป็นเนื้อหาของการสื่อสารในอนาคต ผู้นำการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถเพียงแค่เดินเข้ามาในสำนักงานและบอกว่าเราจำเป็นต้องทำแบบนี้ 'ทำไม'ที่ต้องกล่าวว่าควรจะรวมอยู่ในวิสัยทัศน์ -- กรณีที่พวกเราจะกับนี้วิธีที่คุณต้องการให้เราไปที่นั่น
4.Communicating วิสัยทัศน์เปลี่ยน
ในความคิดซึ่งเป็นหนึ่งในผลงานเด่นที่สำคัญที่สุดของฉันในการจัดการการเปลี่ยนแปลง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มีหลาย ๆ คนแล้วคนที่เชื่อในมันและเรามีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของการที่เราต้องการไปและวิธีการที่จะได้มีทุกความคิดและการวางแผนนี้ควรจะห่อหุ้มอยู่ในชั้นการสื่อสารที่สร้างขึ้นอยู่กับผู้ชมพนักงาน
5.Empowering สำหรับการดำเนินการตามแบบทั่วไป
ฉันมักจะคิดว่าคนในระดับปานกลางและต่ำขององค์กรทราบว่าสามารถทำงานได้เป็นอย่างดีและตราบใดที่วิสัยทัศน์และกลยุทธ์ที่ชัดเจนสำหรับพวกเขามีปัญหาใด ๆ กับการส่งมอบคุณภาพและเวลาบรรทัด ถ้าพวกเขาเชื่อในสาเหตุการหางานจะทำ
6.Generating คว้าระยะสั้น -- คว้าด่วน
ในกรณีส่วนใหญ่แม้ในขณะที่การดำเนินการระบบที่ค่อนข้างเล็ก ๆ มันก็จะนำการเปลี่ยนแปลงในองค์กร วิธีการจัดส่งสินค้าควรได้รับการออกแบบในลักษณะที่ผู้ให้การสนับสนุนเห็นคุณค่าก่อนที่ระบบจะใช้งานได้จริง ซึ่งสามารถทำได้เช่นการออกแบบใหม่อีกครั้งก่อนดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขาในระบบ คนงานที่สอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ทุกครั้งก่อนที่จะนำมาเปลี่ยนระบบใหม่
7.Consolidating กำไรและการผลิตเปลี่ยนเพิ่มเติม
โดยปกติแล้วการเปลี่ยนแปลงที่มาพร้อมกับความคิดริเริ่มใหม่ทำให้เกิดการจัดเรียงของการไม่ปฏิบัติตามบางคนที่มีส่วนที่เหลือของสภาพแวดล้อมที่มีอยู่ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเป็นที่รับรู้ทางบวกเราควรจะสร้างมันและสร้างการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นในความคิดริเริ่มที่มีอยู่แล้วก็เริ่มการวางแผนโครงการใหม่ ๆ นี้วิญญาณที่ดีไม่ควรเสีย
8.Anchoring แนวทางใหม่ในการเพาะเลี้ยง
นี้เป็นจุดสุดท้ายที่ส่วนท้ายสุด แต่เป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด ในระหว่างการนำการเปลี่ยนแปลงในองค์กรก็คือจะเป็นพนักงานไม่พอใจกับเงื่อนไขใหม่ของการทำงาน นี้ poses ความเสี่ยงว่าถ้ากลุ่มนี้เป็นจำนวนมากพวกเขาไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างถูกต้องในการใช้ระบบใหม่และพวกเขาจะมีอิทธิพลก็อาจทำให้เกิดการที่ระบบจะไม่นำไปใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ และนี่เป็นเพียงหนึ่งในสถานการณ์ที่เป็นไปได้มาก นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะนำและป้องกันการเปลี่ยนแปลงให้มันแสดงค่าเมื่อเวลาผ่านไป
สรุป ปัจจุบันการทำธุรกิจเป็นเกมการแข่งขันที่มีความซับซ้อน และทวีความรุนแรงมากขึ้นทุกขณะ อันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยแวดล้อมอย่างต่อเนื่องและรวดเร็วมากขึ้นกว่าในอดีต ด้วยสาเหตุนี้องค์กรต่างๆ จึงจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อปัจจัยจากสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น ให้ได้อย่างเหมาะสมและทันท่วงที การพัฒนาองค์กร (Organization Development) หรือที่นิยมเรียกกันว่า OD เป็นเครื่องมือที่ถูกนำมาใช้ในการบริหารและพัฒนาองค์กรเพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวและแก้ไขปัญหา ก้าวทันการเปลี่ยนแปลง พร้อมสร้างความเข้มแข็งให้กับองค์กรอย่างเป็นระบบและเป็นรูปธรรมมากขึ้น
เราจะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงองค์กรในรูปแบบต่าง ๆ จะขึ้นอยู่กับว่าผู้บริหารขององค์กรนั้นต้องการจะนำรูปแบบใดมาใช้ ซึ่งเขาจะต้องตัดสินใจโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์และผลกระทบที่จะเกิดขึ้น โดยเลือกใช้การเปลี่ยนแปลงได้อย่างถูกต้อง และเหมาะสมตามสภาพของสิ่งแวดล้อม และปัจจัยต่าง ๆ ในองค์กรซึ่งอาจจะก่อให้เกิดการตอบสนองที่ดีจากสมาชิก หรืออาจก่อให้เกิดความไม่เข้าใจ และแรงต้านต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งผู้บริหารและตัวแทนการเปลี่ยนแปลง จะต้องทำการศึกษาถึงผลกระทบที่สะท้อนกลับมาอย่างรอบคอบ และหาแนวทางและวิธีแก้ไข เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงองค์กรสามารถก้าวไปข้างหน้าและประสบความสำเร็จได้