เมื่อต้องเป็นฝ่ายเลขานุการ

ถามไถ่กันมาเยอะ......ว่าเมื่อต้องเป็นฝ่ายเลขานุการในการประชุมเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จไปได้ด้วยดีนั้น  ควรทำอย่างไรดี มีหลักการดังนี้ ........จ๊ะ   (ง่าย.......แต่ยากนิดหนึ่ง ...แต่ไม่ยากสำหรับชาวธัญญารักษ์)
      เนื่องจากฝ่ายเลขานุการจะต้องเป็นเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงาน จึงควรเป็นผู้ที่สามารถให้ข้อมูลที่จะสนับสนุนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับคณะกรรมการ/คณะทำงานนั้นได้
      ฝ่ายเลขานุการควรที่จะกำหนดแผนการประชุม ที่เป็นระบบ แน่นอน สม่ำเสมอ และต่อเนื่อง
      ฝ่ายเลขานุการสามารถที่จะสร้างระบบงานที่เชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานได้
      ฝ่ายเลขานุการจะต้องมีระบบข้อมูลต่างๆ ที่ใช้ในประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ ที่ทันสมัย ถูกต้อง สมบูรณ์ อยู่เสมอ
      ในคณะกรรมการที่เป็นเรื่องเชิงนโยบาย ฝ่ายเลขานุการควรจะกำหนดสัดส่วนของประเภทเรื่องที่จะนำเสนอเข้าสู่การประชุม เพื่อให้มีทั้งเรื่องเชิงนโยบาย เรื่องที่เกี่ยวกับการริเริ่ม เสนอแนะในเชิงรุก และเรื่องพิจารณาปกติต่างๆ