การนำแผนสู่การปฏิบัติระดับองค์กร

ผู้เล่าได้แก่ เซอร์สุภาพร ดาวดี วิทยาลัยเซนต์หลุยน์ กรุงเทพฯ โทรศัพท์ +662 675 5304-12
เรื่อง เทคนิกการบริหารแผน
เนื้อหา

ความเป็นมา

วิทยาลัยได้กำหนดให้มีการวางแผนพัฒนาระยะยาว 18 ปีโดยเริ่มตั้งแต่ปีการศึกษา 2547-2549 เป็นแผนพัฒนาระยะที่ 1 ระยะเวลา 3 ปี และขณะนี้กำลังอยู่ในแผนพัฒนาระยะที่ 2 ระหว่างปีการศึกษา 2550-2554 ซึ่งวิทยาลัยได้เรียนรู้จากแผนระยะที่ 1 ว่าจำเป็นที่วิทยาลัยจะต้องนำแผนมาปฏิบัติและพัฒนาวิทยาลัยอย่างจริงจัง ดิฉันในฐานะหัวหน้าแผนกวางแผนพัฒนาและรองอธิการฝ่ายบริหารซึ่งรับผิดชอบเรื่องแผนโดยตรง จึงได้คิดหาวิธีการทำอย่างไรให้แผนถูกนำไปปฏิบัติและได้ผลดีกับองค์กร บุคลากร และนักศึกษา

เทคนิกวิธีการ

จากประสบการณ์การนำแผนไปสู่การปฏิบัติในระยะเวลา 1 ปีการศึกษา ได้ประสบความสำเร็จและได้เรียนรู้วิธีการบริหารแผน ดังนี้

1. การจัดตั้งคณะกรรมการจัดทำแผน ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง และผู้แทนคณาจารย์ ผู้แทนประกันคุณภาพ และผู้แทนบุคลากรหน่วยงานต่าง ๆ ร่วมกันจัดทำแผน และมีทำประชาพิจารณ์ และประชามติแผน ก่อนประกาศใช้

2. ให้บุคลากรมี่ส่วนร่วมในการนำแผนไปสู่การปฏิบัติ ซึ่งในผลการประเมินแผนระยะแรกประสบปัญหาการมีส่วนร่วมของคณาจารย์และบุคลากร ทีมบริหารจึงได้หาทางออกโดยการนำแผนไปผูกกับการจัดสรรงบประมาณ ซึ่งมีผลให้คณาจารย์และบุคลากรมีความกระตือรือล้นในการนำเสนอโครงการตามแผนพัฒนาปีการศึกษา 2550 เพื่อจะได้รับงบประมาณของคณะหรือหน่วยงาน 

3. กำหนดระหัสโครงการ ถ้าโครงการใดระบุนโยบาย กลยุทธ์ และตัวบ่งชี้ตามแผนพัฒนาได้ ก็จะได้รับรหัสโครงการ ซึ่งจะมีผลมากต่อการดำเนินงาน คือไม่ต้องนำเสนอโครงการระหว่างปีการศึกษาอีก แต่จะดำเนินการตามโครงการที่มีรหัสโครงการได้เลย ซึ่งทำให้สะดวก รวดเร็ว ลดขั้นตอนการทำงานอย่างมาก และผู้เป็นเจ้าของโครงการก็มีความสุขที่ได้มีส่วนนำแผนพัฒนามาสู่การปฏิบัติ

4. จัดตั้งทีมบริหารแผน ซึ่งประกอบด้วยบุคลากรแผนกวางแผนพัฒนา แผนกบริหารการเงิน และแผนกพัฒนาบุคลากร โดยกำหนดขอบเขตงานชัดเจน 3 ประการได้แก่ การควบคุมกำกับแผน การอบรมดำเนินการตามแผน และการประเมินแผน ซึ่งทีมนี้จะต้องทำงานอย่างต่อเนื่อง ละเอียด รวดเร็ว และผู้บริหารระดับสูงมอบอำนาจการตัดสินใจให้กับทีมนี้ในการควบคุมกำกับแผน โดยกำหนดแนวปฏิบัติ (WI) ไว้ชัดเจนทั้งในคู่มือการบริหารแผนและในแบบฟอร์มบันทึกการอนุมัติโครงการตามแผน การจัดตั้งทีมบริหารแผนนี้เป็นการ Empowerment ให้กับทีม  ซึ่งประสบความสำเร็จค่อนข้างดี

5. จัดตั้งทีมผู้ตรวจประเมินแผน

5.