การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) เป็นการสร้างเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในองค์กร เช่น วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด เทคนิคใหม่ ๆ หรืออะไรก็ตามที่บุคคลในองค์กรอาจคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อตนเองและส่วนรวม ดังนั้น ในการจัดการความรู้จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ซึ่งกันระหว่างบุคลากรภายในองค์กร (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2549 : 197) ซึ่งในส่วนของสถานศึกษานั้น การจัดการความรู้กล่าวได้ว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญคือ โดยเป็นการดึงเอาความรู้ที่กระจัดกระจาย ฝังอยู่ทั่วไปภายในสถานศึกษา ออกมารวบรวม และแบ่งกลุ่ม จัดเก็บให้เป็นองค์ความรู้ขององค์สถานศึกษา เพื่อเป้าหมายในการพัฒนาคนในสถานศึกษาให้เป็นบุคคลแห่งการเรียนรู้ และนำไปสู่ องค์กรแห่งการเรียนรู้ต่อไป โดยรูปแบบการจัดการความรู้ในสถานศึกษา สามารถยกตัวอย่างกิจกรรมการดำเนินการได้ดังนี้ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2549 : 201)
1.กำหนดระดับความรู้ภายในขอบเขตขององค์การ (สถานศึกษา) เช่น ความรู้ส่วนบุคคล ความรู้ของกลุ่ม หรือความรู้ของทั้งองค์การ ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถแยกแยะ จัดระดับความสำคัญ กำหนดรูปแบบในการจัดเก็บและค้นหา ตลอดจนรูปแบบในการแลกเปลี่ยนความรู้นั้น ๆ ได้อย่างเหมาะสม
2.สร้างความรู้หรือได้มาซึ่งความรู้จากการทำงานของบุคลากร โดยความรู้ที่เกิดขึ้นมักเป็นความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวบุคคลอย่างไม่รู้ตัว ซึ่งจำเป็นต้องถูกแปลงออกมาเป็นความรู้ที่เป็นรูปธรรม และสามารถตระหนักได้โดยบุคลากรในองค์กร
3.รวบรวมและตีความหมายของความรู้จากสื่อที่หลากหลาย เช่น กระดาษ ไปรษณีย์อีเล็กทรอนิกส์ หรือมัลติมีเดีย เป็นต้น ซึ่งบ่อยครั้งที่พบว่ายังมีความรู้อีกมากที่สามารถสกัดได้จากสื่อที่ใช้ในการดำเนินการโดยทั่วไปขององค์การ หากผู้ปฏิบัติเล็งเห็นถึงคุณค่าของความรู้อย่างแท้จริง และรู้จักใช้ความคิดเชิงวิเคราะห์ได้เป็นอย่างดี
4.จัดเก็บความรู้ในสื่อต่าง ๆ เช่น คลังข้อมูล ฐานข้อมูล ห้องสมุด ชั้นหนังสือ หรือแม้แต่ในสมองของบุคลากรเอง โดยแยกแยะความเหมาะสมของสื่อจากคุณสมบัติที่แตกต่างกันของความรู้ เช่น ความรู้เชิงอรรถ ความรู้เชิงปริมาณ ความเร็วที่จำเป็นในการค้นหาความรู้เพื่อนำไปใช้ จำนวนผู้ใช้ความรู้ร่วมกัน ปริมาณรายละเอียดของความรู้ ระดับของความรู้ ความสำคัญของความรู้ หรือแม้แต่อายุของความรู้ เป็นต้น
5.ประยุกต์และแลกเปลี่ยนข้อมูลจากการทำงานร่วมกัน หรืออาจโดยผ่านเครื่องมือช่วยทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งถือเป็นกลไกสำคัญที่ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในการทำงาน การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และการกลั้นกรองกระบวนการทางความคิดร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
6.สร้างพัฒนาการและนวัตกรรมจากความรู้ เพื่อสร้างความยั่งยืนให้แก่ความรู้ โดยมีการนำความรู้ ที่ได้มาประยุกต์อย่างเป็นรูปธรรม สามารถชี้วัดได้ว่าสิ่งใดเกิดจากความรู้เดิม สิ่งใดเกิดจากความรู้ใหม่ และความรู้ใดที่ยังขาดแคลนอยู่
กล่าวโดยสรุป การจัดการความรู้ทำอย่างไรให้สำเร็จ จะต้องดำเนินการ คือ รู้ว่าจะทำอะไร วัตถุประสงค์อะไร บุคคลเป้าหมายคือใคร รู้ว่าจะต้องใช้ความรู้อะไรบ้าง รู้ว่าความรู้ที่ต้องการใช้อยู่ที่ไหน อยู่ที่ใคร (เสาะแสวงหา) รู้ว่าจะใช้วิธีไหนที่จะให้ได้มาซึ่งความรู้ที่ต้องการ ดำเนินการเพื่อให้บุคคลเป้าหมายได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน เกิดการนำความรู้นั้นไปปฏิบัติจริง ปรับใช้ให้เหมาะสม (แลกเปลี่ยน/แบ่งปัน) ดำเนินการถอดองค์ความรู้ที่ได้จากการปฏิบัติจริง เผยแพร่และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ (สร้าง/พัฒนา)
