Part II General Principles of Governance ของเอกสาร Guide for Members of Higher Education Governing Bodies in the UK ต่อ
ข้อบังคับว่าด้วยการจัดการทรัพยากร
การจัดการความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแล
1. มหาวิทยาลัยต้องมีระบบจัดการความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลที่ดี โดยมีองค์ประกอบของระบบดังต่อไปนี้
• การประเมินอย่างจริงจังโดยสภาฯ คณะกรรมการการเงิน (Finance Committee) และคณะกรรมการประเมิน (Audit Committee) ที่มีคนนอกมหาวิทยาลัยเป็นองค์ประกอบส่วนใหญ่
• ระบบควบคุมซึ่งประกอบด้วย นโยบาย, วัตถุประสงค์และแผน, การจัดการความเสี่ยงสำคัญและโอกาสสำคัญ, ติดตามสภาพการเงินและผลประกอบการ, การปกป้องคุ้มครองทรัพย์สิน, การแบ่งอำนาจหน้าที่, การมอบอำนาจหรืออนุมัติวิธีการ, และระบบสารสนเทศ
• ระบบการตรวจสอบภายในที่รัดกุม
• การตรวจหาและจัดการความเสี่ยงในทุกส่วนของระบบ
2. อำนาจสูงสุดของการจัดการความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลกิจการและการเงินของมหาวิทยาลัย อยู่ที่สภามหาวิทยาลัย โดยตามปกติสภาฯ จะมอบอำนาจในการดำเนินการในรายละเอียดไปที่คณะกรรมการชุดต่างๆ ได้แก่ คณะกรรมการการเงิน และคณะกรรมการแผนและทรัพยากร (Planning and Resources Committee)
3. HEFC ของสหราชอาณาจักรกำหนดให้มหาวิทยาลัยรายงานระบบควบคุมภายในไว้ในหมวดธรรมาภิบาล ของรายงานการเงินที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว โดยต้องระบุวิธีการจัดการความเสี่ยงในส่วนของสภาฯ
4. สภาฯ มอบหน้าที่จัดการควบคุมด้านการเงินในส่วนของงานประจำให้แก่ฝ่ายบริหาร บางสภาฯ จัดให้มีเหรัญญิก (treasurer) จากบุคคลภายนอกที่มีพื้นความรู้ด้านบัญชี ทำหน้าที่นำเสนอรายงานการเงินแก่สภาฯ หน้าที่จัดการด้านการเงินและเสนอแนะประเด็นด้านการเงินต่อสภาฯ เป็นของฝ่ายบริหาร คือผู้จัดการฝ่ายการเงิน ซึ่งจะต้องสามารถรายงานต่ออธิการบดีได้ตลอดเวลา
5. องค์ประกอบหลักของการจัดการการเงินคืองบการเงินประจำปี ที่แสดงประมาณการรายรับรายจ่ายประจำปี ซึ่งจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนเริ่มปีงบประมาณ ส่วนใหญ่สภาฯ มักสงวนอำนาจอนุมัติงบการเงินไว้ที่สภาเอง ไม่มอบอำนาจต่อ
6. นอกเหนือจากงบการเงินส่วนที่มาจากรายได้จากการประกอบการ ยังมีงบทุน (capital budget) รวมเป็นงบการเงินทั้งหมด ที่จะต้องมีไว้ใช้จ่าย และจะต้องมียุทธศาสตร์ให้มีไว้ใช้จ่ายอย่างพอเพียง
7. มหาวิทยาลัยส่วนใหญ่มีตำแหน่งผู้บริหารงบประมาณโดยเฉพาะ ซึ่งจะต้องรับรู้สารสนเทศด้านการเงินขององค์กร (ควรเป็นแบบ ออนไลน์) เพื่อให้สามารถจัดการทรัพย์สินให้มีเงินใช้อย่างเพียงพอ และจะต้องรายงานการดำเนินการต่อสภาฯ และคณะกรรมการการเงินอย่างสม่ำเสมอตามระยะเวลาที่กำหนดไว้
8. มหาวิทยาลัยต้องมีข้อบังคับ และระเบียบกำหนดขั้นตอนทางการเงิน ข้อบังคับต้องระบุให้ชัดว่าอำนาจและความรับผิดชอบส่วนไหนเป็นของสภาฯ ส่วนไหนเป็นของคณะกรรมการ และส่วนไหนเป็นของฝ่ายบริหาร ระเบียบการเงินต้องระบุขั้นตอนการดำเนินการประจำวัน และต้องกำหนดระบบการจัดการทรัพย์สิน, การจัดการการลงทุน, การจัดการความเสี่ยง, การจัดการหนี้, การจัดการการให้ทุน และการจัดการสัญญาในการดำเนินการ ระบบเหล่านี้ต้องมีการปรับปรุงเป็นระยะๆ
ตอนต่อไปจะว่าด้วยระบบตรวจสอบและคณะกรรมการตรวจสอบ
วิจารณ์ พานิช
๑๖ ม.ค. ๕๑
