Help & Support : การใส่หัวตารางอัตโนมัติให้กับหน้าใหม่ทุกหน้า

Help & Support : การใส่หัวตารางอัตโนมัติให้กับหน้าใหม่ทุกหน้า

เรื่องนี้เป็นการนำเสนอการใช้ Microsoft office Excel
เพื่อใส่หัวตารางให้กับเอกสารที่ขึ้นหน้าใหม่อัตโนมัติ

บทนำแกมบ่น

การสร้างตารางด้วย Wordก็เป็นทางหนึ่งที่ง่ายดายแต่ไม่ยืดหยุ่นเท่าการใช้ Excel เพราะมี Function ด้านการคำณวนและการจัดรูปแบบที่เป็นรูปแบบมากกว่า

ปัญหาของชาวสำนักงานอย่างเราๆ ท่านๆ
โดยเฉพาะชาวธุรการที่จะต้องมาสาละวนกันการพิมพ์แหลกนั่นคือ
การพิมพ์เอกสารที่อยู่ในรูปแบบตารางยาวๆๆๆๆ

ไล่เรียงลงมาตั้งแต่ต้นถึงรายการที่ xxxxx เมื่อพิมพ์จบหน้ากระดาษ A4
ก็ต้องเลื่อนเมาส์ไป Copy หัวตารางแล้วนำมาแปะที่ส่วนต้นหน้าใหม่
การทำแบบนี้นะครับหากว่ามีรายการไม่เยอะเกิน 10 - 100 รายการ ก็ไม่ยากหรอกครับ
คุณอยากใช้วิธีนั้นก็ทำไปเถอะครับ

แต่....หากว่าเรามีข้อมูลมากกว่า 1000 รายการล่ะครับแปะกันแหลกเลย
แล้วเมื่อมีการแก้ไขรายการตอนต้นๆหรืออาจจะมีการปรับบรรทัด
นั่นย่อมหมายถึงการปรับบรรทัดต่อๆไปให้ลงมาด้วย
พอเห็นภาพใช่ใหมครับ ว่ามันนรกขนาดไหน !!!!

เริ่มลงมือ

วันนี้ผมจะมาแนะนำทางออกทางหนึ่งสำหรับท่านครับ
นั่นคือการกรอกข้อมูลไปเลยครับโดยไม่ต้องมาคอยจัดหน้าใดๆ
ตามภาพตัวอย่าง

ท่านจะเห็นว่ารายการในแต่ละแถว แต่ละเซลล์ จะไม่มีการผสานเซลล์
และ 1 เซลล์จะมีข้อมูลองมันเองเท่านั้น โดยไม่มีการตัดตอนลงไปที่เซลล์ล่าง

จากภาพตัวอย่างจะเห็นว่ามีหัวตารางดังภาพตัวอย่างนะครับ

และเมื่อหมดหน้ากระดาษ เราต้องการให้ MS Excel ช่วยพิมพ์หัวตารางนี้ให้ทันที (เมื่อ Print ออกมาเป็นกระดาษ)สามารถทำได้โดย....

1.ให้คลิกเมนู File แล้วเลือก Page setup

2.Excel จะเปิดหน้าต่างการกำหนดค่าให้หน้ากระดาษขึ้นมาให้กำหนดคุณสมบัติอื่นๆไปตามความต้องการนะครับ
จะ print ออกมาใช้กระดาษอะไร ขนาดไหน แนวไหนก็กำหนดให้เสร็จซะก่อนนะครับ
หากกำหนดเสร็จแล้วให้คลิกที่แทปที่ชื่อว่า Sheet ครับ

3.เมื่อคลิกจะปรากฏหน้า ให้เราดูที่หัวข้อ Print Title ครับ
จะมีตัวเลือก 2 อัน Row to repeat at top คือสั่งให้พิมพ์แถวแนวนอนเมื่อหมดหน้ากระดาษ
และอีกตัวเลือกหนึ่งคือ Column to repeat at top คือสั่งพิมพ์แถวแนวตั้งเมื่อหมดหน้ากระดาษ

จากตัวอย่างนี้ผมจะใช้ Row repeat ครับให้คลิกปุ่มด้านท้ายตามภาพ

4.เมื่อคลิกแล้วจะเห็นว่าหน้าต่าง Page setup จะถูกย่อลงไปให้เล็กลงให้เรานำเมาส์ไปคลิกที่หัวแถวครับ หากเรามีหลายแถวที่เป็นหัวตารางก็ให้คลิกลากพื้นที่ติดกันมาเลยนะครับ

เมื่อคลิกไปแล้วจะปรากฏเลขระบุตำแหน่งของแถวที่เราเลือกในช่อง ให้เราเคาะปุ่ม Enter หรือคลิกปุ่มท้ายหน้าต่าง Page setup ก็ได้ครับ
จะกลับมาที่หน้าต่าง Page setup อีกครั้งคราวนี้เราเสร็จพิธีแล้วครับ

คลิกปุ่ม OK เพื่อรับรองการสั่งงานแล้วสั่ง Print ออกมาดูครับ