การใช้งาน E-Mail ผู้ใช้สามารถใช้งาน E-Mail เพื่อทำกิจกรรมต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1.การอ่าน(Check Mail, Read Mail) 2.การเขียน (Compose, New message) และส่ง (Send) 3.การตอบกลับจดหมาย (Reply) 4.การส่งต่อ (Forward) 5.การผนวกแฟ้มข้อมูล (Attach) 6.การลบจดหมาย (Delete) และ 7.การใช้สมุดบันทึกที่อยู่ (Contacts, Address book)

           ถ้าหากมีการส่ง-ตอบจดหมายจะมีคำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง ดังนี้ 1.To ใส่ E-Mail แอดเดรสผู้รับ 2.CC (Carbon Copy) ใส่ E-Mail แอดเดรสผู้รับเพิ่มเติม 3.BCC (Blind Carbon Copy) ใส่ E-Mail แอดเดรสของผู้รับที่ไม่ต้องการให้แสดงชื่อบน E-Mail 4.Subject หัวข้อ E-Mail 5.Attach แนบไฟล์ไปพร้อมกับ E-Mail 6.Sent E-Mail หรือ Compose การส่ง E-Mail 7.Inbox หรือ Check Mail การตรวจรับจดหมาย 8.Forward การส่งจดหมายเวียนหรือส่งต่อไปยังผู้อื่น 9.Reply การตอบ E-Mail กลับไปยังผู้ส่ง โดยไม่ต้องพิมพ์ E-Mail แอดเดรส และ 10.Reply All การตอบ E-Mail กลับไปยังผู้ที่มี E-Mail แอดเดรสปรากฏอยู่ใน E-Mail ทุกคน ทีนี้วกมาเรื่องการบริหารจัดการ e-Mail อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ผู้ใช้จะต้องมีพฤติกรรมที่เหมาะสมในการใช้งานด้วย เช่น การเช็ค E-Mail อาจจะเช็คเฉพาะช่วงเช้าก่อนเริ่มต้นทำงาน ช่วงเช้าก่อนพักเที่ยงและช่วงเย็นก่อนเลิกงานเท่านั้นมิใช่เช็คตลอดเวลาจนไม่เป็นอันทำงาน

              หัวข้อเรื่องที่ส่งจะต้องสื่อถึงรายละเอียดข้อความที่อยู่ภายใน E-Mail ด้วย เช่น เอกสารประกอบการประชุมหัวข้อเรื่องอะไรให้ระบุให้ชัดเจน เพื่ออำนวยความสะดวกในการอ่าน E-Mail ที่สำคัญกว่าและลดระยะเวลาในการอ่าน/เช็ค E-Mail ด้วย 

             กรณี Inbox เต็ม จะไม่สามารถรับ E-Mail ใหม่ได้ ดังนั้นแล้วจะต้องเลือกคลิกที่คำว่า Sent Mail ว่ายังมี E-Mail ค้างอยู่หรือไม่เพราะปกติกรณีที่มีการส่ง E-Mail ไปยังผู้อื่นจะมีการเก็บสำเนาไว้ที่ Sent Mail ด้วยถ้าไม่ต้องการสำเนาสามารถลบข้อมูลทิ้งได้เลยจะทำให้มีพื้นที่ว่างสำหรับรับ E-Mail ใหม่ต่อไป

              หรือถ้าท่านต้องการจัดหมวดหมู่ของข้อมูล E-Mail ที่รับเข้ามาท่านสามารถสร้าง Folder ใหม่เพิ่มเติมได้ เช่น กรณีของ Hotmail ท่านสามารถเลือกที่ Manage Folders คลิกที่ New พิมพ์ชื่อ folder ใหม่(Conference2008)ตามต้องการ กด save ท่านก็จะได้ชื่อ folder ใหม่(Conference2008) ตามต้องการ ทางซ้ายมือ ถ้าท่านต้องการนำ E-Mail ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมตามที่สร้าง Folder ใหม่ ท่านสามารถเปิดอ่าน E-Mail นั้นๆ แล้วเลือก Move to ชื่อ Folder ใหม่ (Conference2008) ตามต้องการ ที่นี้ท่านก็จะได้กลุ่มของ E-Mail ที่เกี่ยวกับการประชุม(Conference2008)โดยเฉพาะ ทำให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูล เพื่อการทำงานที่มีคุณภาพ ประสิทธิภาพต่อไป 

ขอขอบคุณสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

      

สุเทพ ธุระพันธ์

23 ธ.ค. 50