ได้มาฟรีๆ...หนึ่งดีที่สุด

ของฟรี แถมดีจริง ก็มีในโลกนี้เหมือนกันแฮะ!
หลายวันก่อน มีเมล์แจ้งว่าหอสมุดวิทยาศาสตร์สุขภาพ คณะแพทยศาสตร์ มีหนังสือดีๆแจกฟรีให้ไปเลือกหยิบเลือกหามาอ่านกันได้ พี่เม่ยไม่รอช้า ยอมอดมื้อเที่ยงไปหนึ่งมื้อเพื่อไปเลือกหาหนังสือมาได้ 4 เล่ม เป็นตำราสถิติสำหรับงานวิจัย  2 เล่ม (ฉบับภาษาไทย 1 เล่ม ยกให้คุณตาค่ะไปอ่านเพื่อพัฒนาตนเอง ส่วนฉบับภาษาอังกฤษอีก 1 เล่มเก็บไว้อ่านเอง ประมาณว่าใช้พัฒนาด้านภาษา ตปท. ที่ไม่ค่อยสันทัดไปด้วยในตัว) 
อีก 2 เล่มเป็นหนังสือเล่มบางๆ (ขนาดสมุดปกอ่อน 40 แผ่นเห็นจะได้) เรื่องหลักการพิ้นฐานงานอาชีวอนามัย  และเรื่อง 5ส เพื่อการพัฒนาคุณภาพชีวิต  ได้หนังสือแล้วก็เดินหิ้วหนังสือพุงเอียงกลับมาที่ทำงาน เจอหน้าใครๆก็บอกให้ไปเลือกหนังสือสิ เผื่อได้เล่มที่ถูกใจกันมาอ่านเสริมปัญญาได้บ้าง
เพิ่งมีเวลาเปิดหนังสือเรื่อง 5ส  เพื่อการพัฒนาคุณภาพชีวิต เขียนโดย อ.ศิริกานดา ศรีวิลัย จากสถาบันการจัดการทรัพยากรบุคคลเพื่อการเพิ่มผลผลิต อ่านๆดูก็ชอบใจอยู่หลายประการเชียว
  • ประการแรกคือ ตัวหนังสือโตดี อ่านชัดเจน
  • ประการสองคือเนื้อหาไม่มาก อ่านเข้าใจง่าย
  • ประการสามมีภาพประกอบเยอะแยะ
  • ประการสุดท้าย นอกจากเนื้อหาเกี่ยวกับหลักการ 5 ส แล้วอาจารย์ยังแทรกวิธีคิดวิธีปฏิบัติที่เรานำไปประยุกต์ใช้ในงานไว้อีกด้วย
เปิดไปถึงหน้า 50 ของหนังสือเล่มนี้ ก็สะดุดตากับหัวข้อ "หนึ่งดีที่สุด"  ซึ่งแนะนำสี่กลเม็ดเคล็ดลับในการทำงานให้มีประสิทธิภาพสั้นๆไว้ว่า...
เคล็ดลับที่หนึ่ง..."บันทึกหนึ่งหน้า"
คือการเขียนรายงาน บันทึก เอกสารต่างๆ ให้เสร็จภายในหนึ่งหน้า ซึ่งจะช่วยให้งานด้านเอกสารลดลงอย่างรวดเร็ว  โดยให้คิดว่าเราเป็นผู้อ่านเพื่อปรับปรุงคุณภาพงานเขียนของเรา  และเขียนรายงานซึ่งเพิ่มคุณค่าในทางการค้า โดยจำกัดการแจกจ่าย
เคล็ดลับที่สอง..."ประชุมภายในหนึ่งชั่วโมง"
หลักการคือให้จำกัดการประชุมให้เหลือเพียง 1 ชั่วโมงซึ่งจะช่วยลดเวลาที่สูญเสียไปกับการประชุม ด้วยวิธีการง่ายๆ (แต่อาจทำยาก...เนาะ) ก็คือ...
  • กำหนดขั้นตอนต่างๆก่อนการประชุม และติดตามผลหลังการประชุม เพื่อช่วยลดการเสียเวลา
  • นอกจากนี้ก็ให้กำหนดการประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็นเท่านั้น และควรจำกัดผู้เข้าร่วมประชุมด้วย
เคล็ดลับที่สาม...เก็บเอกสารที่เดียว
การจัดเก็บเอกสารส่วนกลางที่เดียวจะช่วยลดจำนวนเอกสารที่เราคิดว่าจำเป็นลงไปได้เยอะแยะ ช่วยให้เราหยิบเอกสารต่างๆได้ทันที นอกจากนี้หากสามารถจำกัดการแจกจ่ายได้ก็จะทำให้เอกสารอยู่เป็นที่เป็นทางหยิบใช้สะดวก
เคล็ดลับที่สี่...ทำงานเสร็จภายในหนึ่งวัน
หลักการทำงานต่างๆให้เสร็จภายในหนึ่งวันนั้น จะช่วยลดการสะสมของงานลงได้  วิธีที่จะจัดการงานให้เสร็จในวันเดียวก็ต้องพยายามลดขั้นตอนการทำงาน ลดขั้นตอนการลงนามเอกสาร  วิธีสร้างแรงจูงใจให้สามารถทำตามหลักการนี้ได้ก็คือทำตะกร้าเอกสาร "งานเข้า" "งานออก" ให้เห็นเด่นชัด ส่วนตะกร้า "งานระหว่างการผลิต" ทำให้เล็กลงมากที่สุด
คงจะนำไปประยุกต์ใช้กันได้ตามความเหมาะสมนะคะ...
 คิดว่าเป็นของฝากที่ได้มาฟรีๆ ดีเหมือนกันเนาะ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Hemato หรรษา



ความเห็น (2)

เขียนเมื่อ 

สวัสดีครับพี่เม่ย

  • ผมเองก็เป็นลูกศิษย์ของดร.ศิริกานดา
  • ไปอบรมกับอาจารย์มาแล้ว 2 ครั้งเกี่ยวกับ 5 ส.
  • 5 ส. ไม่ต่างอะไรกับ KM คือ ไม่ทำไม่รู้ครับ

 

เขียนเมื่อ 
  • สวัสดีปีใหม่ครับ