สารสนเทศกับการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา
ข้อมูล หรือ Data คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมาย ในการนำไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว
สารสนเทศ หรือ Information คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลหรือการวิเคราะห์ด้วยวิธีการต่าง ๆ จนอยู่ในรูปแบบที่มีความหมาย สามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจหรือนำไปใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้ตามวัตถุระสงค์
ระบบสารสนเทศ หรือInformation System คือ สารสนเทศที่เป็นประโยชน์สูงสุด และการจัดเก็บรักษาอย่างมีระบบ เพื่อสะดวกต่อการนำไปใช้ สารสนเทศที่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ จะสามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจทั้งในระดับปฏิบัติ ระดับหมวด/งาน/สายชั้น หรือระดับบริหาร
มีการเปรียบข้อมูล และสารสนเทศว่าเสมือนกับสายเลือดที่หล่อเลี้ยงการทำงานทุกด้านขององค์กร เพราะถ้าข้อมูลและสารสนเทศมีความถูกต้องเป็นปัจจุบัน จะมีส่วนช่วยให้การบริหารจัดการมีศักยภาพยิ่งขึ้นสารสนเทศที่ดีจะมีประโยชน์ต่อทุกองค์กรในลักษณะดังนี้
- ประสิทธิภาพ เช่น ทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ การติดต่อสื่อสาร ประสานงานต่าง ๆ สามารถกระทำได้อย่างรวดเร็ว และสามารถช่วยลดต้นทุน
- ประสิทธิผล เช่น ช่วยให้การตัดสินใจ ส่งผลต่อการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้ ช่วยในการเลือกผลิตสินค้า บริการที่เหมาะสม การดำเนินงานถูกต้อง รวดเร็วตรงตามความต้องการ
นอกจากนี้สารสนเทศ เมื่อได้นำมาใช้ จะก่อให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัน เกิดการบริหารจัดการในรูปแบบใหม่ ๆในวงการศึกษาก็เช่นกัน การมีสารสนเทศที่ดี ก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้อย่างอเนกอนันต์ ดังเช่นกรอบการประเมินผลการจัดการศึกษาขั้นพื้นฐาน ข้อมูลสารสนเทศระดับสถานศึกษา ช่วยให้การบริหารจัดการเกิดประสิทธิภาพประสิทธิผล อย่างน้อยถึง 3 ด้าน เช่นด้านปัจจัยและสภาพแวดล้อม ข้อมูลสารสนเทศระดับสถานศึกษา จะช่วยให้หน่วยงานทุกระดับสามารถจัดการทรัพยากรอย่างเหมาะสม ด้านกระบวนการ จะสามารถทำให้การจัดทำหลักสูตรมีคุณภาพ ตรงตามความต้องการ นำไปสู่การประกันคุณภาพการศึกษาได้ องค์กรเองก็เกิดความเข้มแข็ง สามารถจัดการศึกษาที่มีคุณภาพ ครูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ด้านผลผลิต ข้อมูลสารสนเทศ จะช่วยให้เกิดโอกาสทางการศึกษา สิทธิ โอกาสและความเสมอภาค เป้าหมายในการศึกษาต่อ และที่สำคัญคือผู้เรียนมีคุณภาพตามจุดหมายของหลักสูตร
เหล่านี้คือความจำเป็นและความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ สำหรับการจัดระบบข้อมูลในสถานศึกษา อาจมีการจัดระบบที่แตกต่างกันออกไป ส่วนมากขึ้นอยู่กับขอบข่ายของสถานศึกษา เช่น ข้อมูลสารสนเทศของงานวิชาการ งานแผนและงบประมาณ งานบุคลากร และงานบริหารทั่วไปการจัดระบบข้อมูลสารสนเทศ อาจจัดตามระบบประกันคุณภาพการศึกษา ได้ เช่น จัดทำตามมาตรฐานการจัดการศึกษา เช่น มาตรฐานด้านนักเรียน มาตรฐานครู มาตรฐานการบริหารโรงเรียน หรือแยกเป็นมาตรฐาน หรือตัวชี้วัดย่อย ๆ เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้นว่าจะจัดอย่างไร ถึงจะเป็นไปตามลักษณะข้อมูลสานสนเทศที่ดี ที่สำคัญถูกต้อง เป็นระบบ และสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งในการที่จะพัฒนาและส่งเสริมสนับสนุนการจัดการศึกษาให้มีประสิทธิภาพ สามารถพัฒนาผู้เรียนให้มีความสมบูรณ์ทั้งทางด้านร่างกาย จิตใจ สติปัญญา และความรู้ ให้ได้รับสิทธิและโอกาสในการศึกษาขั้นพื้นฐานอย่างทั่วถึง และได้รับการพัฒนาอย่างเต็มศักยภาพนั้น พร้อมไปกับการสร้างเครือข่ายกับทุกองค์กร ทุกภาคส่วนของสังคม ให้เข้ามามีส่วนร่วมในการส่งเสริม สนับสนุน และร่วมจัดการศึกษา และสามารถทราบผลการดำเนินงานตามภารกิจ ข้อมูลสารสนเทศมีความสำคัญอย่างสูงสุด เพราะนั่นคือสิ่งที่จะประกอบการบริหารจัดการในองค์กร สิ่งที่จะสามารถรายงานแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับมาใช้ประโยชน์ในการวางแผนและพัฒนาคุณภาพการจัดการศึกษาขั้นพื้นฐานที่ยั่งยืนต่อไป
