ตอนแรกก่อนที่เราคุยกันเหมือนปัญหามันเยอะมาก เครียด แต่พอคุยกันทางออกมันก็มีและยิ้มกันได้ ว่าเราช่วยกันสวรรค์ก็นำทางให้เอง

    ทลายกำแพงระหว่างฝ่ายวิเคราะห์ และพัฒนา ครั้งที่ 1 ชื่อนี้เป็นชื่อที่แมวเจ้าหน้าที่คีย์ข้อมูล ในงานวิเคราะห์ ตั้งขึ้น หลังจากที่เรานัดคุยกัน ระหว่าง เจ้าหน้าที่ในฝ่ายพัฒนา ซึ่งประกอบไปด้วย ขนัญชิดา แดง ปัทมา และตู่ กับ งานวิเคราะห์ ซึ่งมี น้อย พรทิพย์ พี่อ้อย จิ แมว และลำแพน โดยมีผมและ รองฯ วนิดาเข้าร่วมด้วยในฐานะฝ่ายบริหาร

 

ความเป็นไปเป็นมา  <p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">         สิ่งที่เรานัดคุยกันครั้งนี้ เพราะโจทย์ใหญ่ คือ ผมอยากรู้ว่ากระบวนการทางเทคนิคที่ทั้งสองฝ่ายดำเนินการอยู่ คือตั้งแต่กระบวนการซื้อหนังสือจนถึง ขึ้นชั้นให้บริการ นั้นใช้เวลาเฉลี่ยสักเท่าไหร่ ต่อทรัพยากร 1 ชิ้น ต่อปี ซึ่งตอนนี้ ข่ายงานห้องสมุดส่วนภูมิภาค เริ่มที่จะพัฒนาตัวชี้วัดทางด้านเทคนิคของงานแคทตาล็อก โดยมาตรฐานนี้จัดอยู่ใน มาตรฐานด้านการบริการอย่างมีคุณภาพ โดยมีการตั้งเกณฑ์ตัวชี้วัดคุณภาพไว้ว่า</p>  <ul style="margin-top: 0cm"><li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">เวลาเฉลี่ยที่ดำเนินการตั้งแต่รับทรัพยากรสารสนเทศ และนำออกบริการ</li></ul>  <p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">            ซึ่งคำว่าทรัพยากรในที่นี้หมายรวมถึง หนังสือ และสื่อโสตทัศนวัสดุ โดยนับ เป็นค่าเฉลี่ย วันต่อรายการ เฉลี่ยทั้งปี ว่างานทางเทคนิคของห้องสมุดนั้นสามารถ ลงทะเบียน วิเคราะห์หมวดหมู่ และจัดเตรียมตัวเล่มจนถึงการขึ้นชั้นในการให้บริการนั้นใช้เวลาเฉลี่ย ทั้งปี เท่าไหร่ ซึ่งมีเกณฑ์อยู่ว่า</p>  <ul style="margin-top: 0cm"> <li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">ถ้าใช้เวลา เฉลี่ยมากกว่า 16 วัน ได้ 1คะแนน</li> <li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">14-16 วัน 2 คะแนน</li> <li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">11-13 วัน 3 คะแนน</li> <li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">8-10 วัน  4 คะแนน</li> <li class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: list 36.0pt">และถ้าน้อยกว่า 7 วัน ได้ 5 คะแนน</li> </ul>  <p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">ซึ่งตัวชี้วัดนี้ทางคณะกรรมการพัฒนางานประกันคุณภาพห้องสมุดมหาวิทยาลัยนเรศวรเห็นว่าเป็นตัวชี้วัดทางเทคนิคที่ดี จึ้งนำมาเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดด้าน Output Outcome ของการบริการอย่างมีคุณภาพ </p>  <table border="0" cellspacing="3" cellpadding="3" align="center"><tbody>

 ภาพการพูดคุยประเด็นปัญหา  

</tbody></table><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">          ต้องบอกว่าฝ่ายวิเคราะห์และพัฒนานั้นเป็นฝ่ายงานที่ทำหน้าที่เป็น Back office ในการที่จะทำหน้าที่ตั้งแต่การจัดสรรงบประมาณ  รับแจ้งการสั่งซื้อหนังสือจากคณะวิชา ฯ ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือที่สั่ง ทำเรื่องขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบราคาจากร้านหนังสือที่ถูกที่สุด 3-5 ร้าน ดำเนินการสั่งซื้อจากบริษัท ซึ่งถ้ามีหนังสือก็สามารถส่งดำเนินการได้ภายใน 7 วัน แต่หากหนังสือไม่มีในสต๊อก ก็ต้องดำเนินการสั่ง ถ้าภายในประเทศ ก็ 15-30 วัน ส่วนต่างประเทศก็อาจเป็น 30-60 วัน</p><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">          หลังจากนั้นบริษัทหนังสือจัดส่งตัวเล่มหนังสือ รวมทั้งใบเสร็จส่งมาที่ห้องสมุด ทางเจ้าหน้าที่ก็จะดำเนินการอนุมัติจัดซื้อ ดำเนินการตรวจรับตามระเบียบพัสดุ ซึ่งก็ต้องใช้เวลาในการไปเข้าระบบ GIS เรียบร้อยแล้ว เราก็จะเริ่มดำเนินการลงทะเบียน ป้อนข้อมูลเบื้องต้น ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง ติดแถบแม่เหล็ก ติดบาร์โค๊ด ซึ่งในขั้นตอนนี้นี่เองที่ผู้ใช้จะสามารถ พิมพ์คำสืบค้นในระบบ web Opac เจอรายชื่อหนังสือ แต่ระบบจะแจ้งว่ายังอยู่ในระบบขั้นตอนทางเทคนิค ซึ่งขั้นนี้ผู้ใช้จะสามารถยืมหนังสือในกรณีเร่งด่วนได้แล้ว แต่ต้องติดต่อที่ฝ่ายวิเคราะห์และพัฒนา</p>  <p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">หลังจากนั้นหนังสือก็จะถูกส่งไปยังฝ่ายวิเคราะห์ ให้บรรณารักษ์ วิเคราะห์หมวดหมู่ กำหนดเลขหมู่ เพื่อส่งต่อให้เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลรายละเอียดตามระบบมาร์กให้ครบจัดเตรียมตัวเล่ม พิมพ์ลาเบล ติดสัน เตรียมตัวเล่มให้สมบูรณ์ และจัดส่งฝ่ายบริการทุกวันพุธ</p>  <p></p><table border="0" cellspacing="3" cellpadding="3" align="center"><tbody>

ตอนแรกมาด้วยสีหน้าบึ้งตึงไปหน่อย   

</tbody></table><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">         ซึ่ง ณ วันที่เราคุยกัน เราพบปัญหาในหลายประเด็น เช่น ฝ่ายพัฒนาไม่สามารถตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือได้ ถ้าหนังสืออยู่ในกระบวนการจัดซื้อ ซึ่งจะทำให้มีการจัดซื้อหนังสือซ้ำซ้อน  เพราะเนื่องจากทางฝ่ายพัฒนานั้นได้จัดผู้ที่มีความสามารถทางการพิมพ์ซึ่งก็คือปัทมา เป็นผู้ป้อนข้อมูลแต่เพียงผู้เดียว ทางทีมงานจึงมีการออกแบบกระบวนการใหม่ คือให้ทีมงานของงานวิเคราะห์มาร่วมด้วยช่วยกันโดยการจับคู่กัน</p>  <table border="1" cellspacing="0" cellpadding="0" class="MsoTableGrid" style="border-collapse: collapse; border: medium none"><tbody>

ผู้รับผิดชอบ

ดำเนินการป้อนข้อมูลเบื้องต้น

ขนัญชิดา-ปัทมา

คณะวิชากลุ่มวิทยาศาสสุขภาพ

ชลลดา-ปิยะนุช

คณะวิชาฯกลุ่มวิทย์ฯเทคโนและหนังสือบริจาค

ศรีสมบูรณ์-ลำแพน

คณะวิชาฯกลุ่มมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ และหนังสือที่จัดซื้อโดยงบห้องสมุด

</tbody></table>  <p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">       ประเด็นที่ 2 การคีย์ข้อมูลเบื้องต้นวันที่ที่ประทับบนหนังสือกับวันที่คีย์ข้อมูลไม่ตรงกัน เราเลยจะมีการปรับให้คีย์วันที่ประทับตราบนหนังสือลงไปด้วย เพื่อนับว่าเป็นวันแรกของการดำเนินงานทางเทคนิค และคีย์วันสุดท้ายที่ส่งมอบหนังสือให้ฝ่ายบริการเป็นวันสุดท้าย โดยเราคุยกันว่าเราจะลองสักหนึ่งเดือนได้ผลอย่างไรเราจะมาคุยกันอีกทีหนึ่ง</p><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">          นอกจากนี้เรายังคุยกันเรื่องของหนังสือบริจาค ที่ทางห้องวิเคราะห์และพัฒนาจะช่วยกันแก้ปัญหาเรื่อง Back lock เคลียปัญหาเรื่องหนังสือค้าง โดย เดือนแรกเราจะลองทำกันดูก่อน ถ้าไม่ไหว เราจึงจะขอทำนอกเวลาเพิ่มเติม</p><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">        และเรายังคิดว่าหนังสือบริจาคบางส่วนที่เกินความต้องการของห้องสมุด นอกจากบริจาคให้กับโรงเรียนแล้ว เราจะจัดชั้นเพื่อให้ผู้ใช้บริการที่ต้องการหนังสือนั้นนำไปใช้ได้โดยเหมือนกับเป็นการให้ ซึ่งคิดว่าหนังสือบางส่วนเราจะจัดวางส่วนของมุมกาแฟ เพื่อผู้อ่านที่เข้ามาใช้แล้วสามารถหยิบไปได้เลย</p><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">          ส่วนหนังสือที่จะแทงจำหน่าย เราจะประกาศรับนิสตช่วยงานมาช่วยกันจัดเพื่อจำหน่ายออกต่อไป </p><p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal">         ตอนแรกก่อนที่เราคุยกันเหมือนปัญหามันเยอะมาก เครียด แต่พอคุยกันทางออกมันก็มีและยิ้มกันได้ ว่าเราช่วยกันสวรรค์ก็นำทางให้เอง (ไม่อยากบอกเลยว่าก่อนที่จะคุยกัน ความดันผมพรุ่งปรี๊ด จากเรื่องของตัวเอง นึกว่าต้องมาเครียดต่อแต่จากการคุยกันพวกเราทำให้ความเครียดผมลดลงไปได้เยอะเลย)</p>