การแบ่งประเภทความรู้ออกเป็น 2 ประเภทข้างต้น ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้มากนักเพราะเป็นหลักการอย่างกว้าง ๆ ดังนั้นการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์จำเป็นต้องมีการจัดหมวดหมู่ความรู้ เหมือนกับการจัดหมวดหมู่หนังสือในห้องสมุด เพื่อให้การนำไปใช้เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว ตรงกับความต้องการผู้ใช้งานมากที่สุด ดังนั้นจึงได้มีการนำความรู้ทั้ง 2 ประเภทข้างต้น คือ ความรู้จากเอกสาร ตำรา สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ผนวกเข้ากับความรู้จากการปฏิบัติงานมาจัดกลุ่ม หมวดหมู่ความรู้ และจัดเก็บโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บ ค้นหา และเผยแพร่ เพื่อความสะดวกสำหรับผู้ใช้ ซึ่งเรียกระบบนี้ว่า ระบบฐานความรู้ ซึ่งได้มีการแบ่งความรู้ (Knowledge Group : KG) ออกเป็น 10 กลุ่ม ดังนี้
1. ความรู้ในการปฏิบัติงาน (Working Knowledge) เป็นความรู้ที่เกดขึ้นในขณะปฏิบัติงาน ซึ่งมีทั้งสิ่งที่ควรทำและสิ่งที่ไม่ควรทำ บางครั้งอาจจะเป็นลำดับขั้นตอนในการทำงานซึ่งจะช่วยให้ผู้ที่มาทำงานแทนสามารถทำแทนได้ทันทีที่ผู้อยู่เดิมไม่อยู่ แบ่งเป็น ครู ผู้บริหาร เช่นบทเรียนสำเร็จรูป เป็นหน่วยงานภายใน
2. กรณีศึกษา (Case Study) เป็นความรู้ที่เกิดจากสิ่งไม่เคยพบมาก่อนแต่มีความน่าสนใจเป็นพิเศษ และเป็นประโยชน์ต่อการทำงาน
3. กระบวนการ / วิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices) เป็นความรู้ที่เกิดจากการพัฒนาเทคนิค วิธีการที่ได้พัฒนาขึ้นเพื่อปรับปรุงทำงานให้ประสบความสำเร็จเกินเป้าหมายที่กำหนด
4. บทสรุปเนื้อหาและบทความโดยย่อ (Soft Learning) กลุ่มความรู้นี้จัดทำในรูปแบบที่น่าสนใจ ง่ายต่อการเรียนรู้ จุดประกายให้มีการศึกษาค้นคว้าต่อ หรือบทสรุปบทความย่อ หรือแนะนำหนังสือ หรือเวบไซด์
5. สรุปย่อหนังสือที่น่าสนใจ (Book Brief) เป็นการสรุปย่อหนังสือหรือเกี่ยวข้องกับวิชาชีพ หรือเกี่ยวข้องกับสถานการณ์เดิ่นในขณะนั้น
6. กลุ่มความรู้ที่เกิดจากภายนอกองค์กร (External Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้เก็บเกี่ยวค้นคว้าจากภายนอกเพราะความรู้จากภายในองค์กรอาจจะไม่เพียงพอ ในการพัฒนาจำเป็นต้องอาศัยความรู้จากนอกองค์กร มีทั้งข้อมูลจาก Internet เวทีถามตอบ (Forum) การประชุมสัมมนากับหน่วยงานอื่น
7. ความรู้ที่เกิดจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing Board) ที่เกิดจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านเครือข่ายที่มีความในใจร่วมกัน วิชาชีพเดียวกัน ซึ่งความรู้ในลักษณะนี้มักจะไม่ค่อยมีการบันทึกหรือเก็บรวบรวมอย่างเป็นระบบ
8. ความรู้จากการสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E – Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้บันทึกจัดทำไว้ในสื่ออิเลคทรอนิกส์ต่าง ๆ เช่น แฟ้มข้อมูลใน word PowerPoint E – Book ต่าง ๆ เป็นต้น
9. ความรู้จากการสอบถามผู้เชี่ยวชาญ (Ask an Expert) เป็นการกำหนดแหล่งผู้รู้ในองค์กร หรือรวบรวมแหล่งข้อมูลว่าจะสามารถติดต่อสอบถามผู้รู้ได้ที่ไหน อย่างไร
10. สื่อการเรียนรู้ (Courseware) เป็นสื่อเพื่อการเรียนรู้ในรูปแบบอิเลคทรอนิกส์ ทั้งในรูปของ CAI, Web based instruction e – learning and shareware รวมทั้งเป็นเครื่องมือในการสร้างสื่อการสอน
