บันทึกบริหาร 8: โปร่งใส เป็นธรรม มีส่วนร่วม อิงข้อมูลจริง + ความมีน้ำใจ

เคยมีโอกาสได้เข้าอบรมวิชาการบริหารแบบเข้มข้นในเวลา 5 สัปดาห์ มีเนื้อหามากมาย แต่ตอนนี้ รายละเอียดเหล่านั้นเกือบจะกลับไปที่อาจารย์หมดแล้ว 

เวลาที่ทำงาน  จริงๆ แล้ว เราใช้หลักการบริหารง่ายๆ ไม่กี่ข้อเท่านั้น เช่น โปร่งใส เป็นธรรม มีส่วนร่วม อิงข้อมูลจริง  เป็นคาถาที่ตนเองพยายามยึดถือปฏิบัติ

เช่นในการจัดสรรคอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์ (ที่ได้รับการอนุมัติจากคณะฯ) ให้กับหน่วยงานต่างๆ ในภาควิชาเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา

ทุกปีคณะฯจะอนุมัติให้คอมพิวเตอร์แก่หน่วยงานต่างๆ  แล้วให้หน่วยงานต่างๆ มาบริหารภายในเอง ว่าจะให้ใคร หน่วยงานย่อยใด

ตอนปี 48  เราได้รับ 4 เครื่อง  ปี 49 ได้ 3 เครื่อง แต่ปีนี้ เราได้คอมฯ มา 11 เครื่อง พริ้นเตอร์ 10 เครื่อง

คอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์เป็นสิ่งที่ใครๆ ก็อยากได้  เนื่องจากเป็นเครื่องมือจำเป็นในการทำงานให้มีประสิทธิภาพอย่างหนึ่ง จะแบ่งให้หน่วยไหน อย่างไรดีหล่ะ ถึงจะเป็นธรรม และพอใจของทุกฝ่าย

เมื่อ 2 ปีก่อน ได้มา ก็รีบแจกไป โดยคิดคร่าวๆ (คนเดียว) ว่าใครมีความจำเป็นมากน้อย (รวมทั้งเครื่องทดแทนเครื่องที่เสีย)  แต่ทำไปแล้ว รู้สึกไม่ค่อยดีเลย เกรงเหมือนกันว่าต้องคอยตอบคำถามว่า ทำไมให้คนนั้น ทำไมฉันไม่ได้  แต่ก็ไม่มีใครถาม (ซึ่งก็ไม่ได้แปลว่า เขาไม่สงสัย หรือ ไม่อยากถาม)

ปีนี้ คงทำแบบนั้นไม่ได้  จึงเริ่มด้วยการขอช่วยให้พี่อุไรวรรณ (เจ้าหน้าที่คอมฯ ของภาคฯ) ไปเดินสำรวจจำนวนคอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์ รวมทั้งดูสภาพ  ปีที่ซื้อ และการใช้งานจริงในทุกหน่วยงานของภาควิชา เพราะหากจะพึ่งทะเบียนครุภัณฑ์ที่บันทึกไว้ที่พัสดุคงไม่ได้ เพราะระบบยังไม่เป็นเอกภาพ

พี่อุ เธอก็ดีเหลือหลาย สำรวจและบันทึกมาอย่างละเอียด ใช้เวลาเป็นสัปดาห์ จากนั้นก็นำข้อมูลมาสรุปให้อยู่ในตารางเดียว  ให้มีข้อมูลที่น่าจะมีส่วนในการจัดสรร เช่น จำนวนคนในหน่วยงาน  จำนวนคอมฯ ที่ใช้งานอยู่  และ ความเก่าใหม่ของเครื่อง

เรียบร้อยแล้วจึงเรียกประชุมหัวหน้าหน่วย รวมทั้งส่วนงานที่ไม่เป็นหน่วย เช่น ซ่อมบำรุง เตรียมสาร

การจัดสรรเริ่มขึ้นด้วยการให้ทุกคนได้เห็นข้อมูลที่สรุปไว้ และให้แต่ละหน่วยเสนอขอพร้อมเหตุผลความจำเป็น โดยทุกคนเห็นตรงกันว่า การจัดสรร ให้อิงกับความจำเป็นของลักษณะงาน (เช่นงานธุรการ พัสดุ คอมฯ)  ความทดแทนของเก่า สุดท้ายคือความเพียงพอในหน่วยงานแล็บ 

การจัดสรรเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีเสียงว่า “ผมขอ 1 แต่หากมีหน่วยอื่นจำเป็นมากกว่า ก็ให้เขาก่อน”  หรือบางเสียงว่า “ปีนี้ไม่เอาค่ะ” 

เกือบสุดท้ายจำนวนที่ขอ มีมากกว่าที่จะให้ 1 ตัว  ต้องเลือกออก 1   หน่วยที่ถูกขอให้เอาออกคือ คอมฯ ที่มีอยู่ไม่เก่ามาก ใช้งานไม่มาก แต่เสียบ่อย  ก็มีเสียงปลอบใจตัวแทนที่ไม่ได้ว่า “ปีหน้ายังมี ไว้ปีนี้นะ” รวมทั้งอ.ประสิทธิ์ ช่างกิตติมศักดิ์ประจำภาควิชา ก็บอกว่า ไม่เป็นไร เดียวจะไปจัดการซ่อมให้

แล้วทุกคนคนก็ออกจากห้องประชุมไปด้วยรอยยิ้ม และ บางคนก็แปลกใจที่พบเจอบรรยากาศแบบนี้ กับการจัดสรรคอมพิวเตอร์ ปัจจัยที่ 5 ในที่ทำงาน

ในส่วนตัวเอง นอกจากคิดว่า สิ่งที่เกิดขึ้นเป็นผลพวงส่วนหนึ่งจากคาถา โปร่งใส เป็นธรรม มีส่วนร่วม อิงข้อมูลจริง แล้ว ก็คือ ความมีน้ำใจ และเอื้ออาทรซึ่งกันและกัน ของพวกเราในภาควิชา

[ธนพันธ์ ชูบุญ]

อาจารย์เก่งจังเลยครับ

จากแป๊ะ

[รศ.พญ. ปารมี ทองสุกใส]

ขอบคุณค่ะ อาจารย์แป๊ะ

ไม่ได้เก่งอะไรมากมายหลอกค่ะ  คิดให้รอบสักนิด และ นำประสบการณ์เดิมมาทบทวนด้วย