การหาความจำเป็นการจัดฝึกอบรม

การหาความจำเป็นการจัดฝึกอบรม
                การฝึกอบรมเป็นกระบวนการอย่างหนึ่งในการพัฒนาโครงการโดยอาศัยการดำเนินงานอย่างเป็นระบบขั้นตอน   มีการวางแผนที่ดี  และเป็นการกระทำที่ต่อเนื่อง  โดยไม่มีการหยุดยั้ง  ซึ่งการกระทำทั้งหมดก็เพื่อความมุ่งหมายในการเพิ่มพูนความรู้   เนื่องจากความก้าวหน้าอย่างรวกเร็วของวิทยากรในปัจจุบัน  ก่อให้เกิดความจำเป็นที่ทุกคนจะต้องขวนขวายหาความรู้ให้ทันเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป  เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและเพิ่มพูนทักษะ  ความชำนาญเพื่อการบรรเทาการสูญเสียอันเกิดจากการทำงาน  โดยขาดความชำนาญและประสบการณ์  ตลอดจนการปรับเปลี่ยนเจตคติ  และพฤติกรรม  เพื่อให้เกิดความคิดใหม่  ๆ  เปลี่ยนแปลงเจตคติเก่า  ๆ  ความเชื่อดั่งเดิมที่ล้าสมัย  และเสื่อมถอยเพื่อให้บังเกิดเจตคติใหม่ ๆ  ที่มีประโยชน์ตามคามประสงค์ขององค์กร  เพราะเจตคติเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความก้าวหน้าขององค์กรตลอดจนการพัฒนาวิสันทัศน์  และพฤติกรรมให้มีการกระทำที่เหมาะสมถูกแบบแนยิ่งขึ้น
                การฝึกอบรมจึงเป็นกระบวนการที่จะช่วยเพิ่มพูนความสามารถ  ประสิทธิภาพของบุคลากรในองค์การ  ซึ่งนอกจากองค์การจะช่วยพัฒนาให้แก่ผู้เข้ารับการอบรมแล้ว  ผู้เข้ารับการอบรมแล้วก็ควรได้มีการฝึกฝนพัฒนาตนเอง  เช่น  ศึกษาหาความรู้จากเอกสาร  ติดตามความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับนโยบาย  และโครงการของงานที่มีอยู่ในความรับผิดชอบโดยตรงและที่เกี่ยวข้อง  เป็นต้น
การหาความจำเป็นการจัดฝึกอบรม
                การหาความจำเป็นการจัดฝึกอบรมเป็นขั้นตอนแรกของการจัดฝึกอบรมประกอบไปด้วยกิจกรรมหลายขั้นตอน  ได้มีนักวิชาการและนักฝึกอบรมหลายท่านได้กล่าวถึงขั้นตอนต่าง  ๆ  ของการหาความจำเป็นไว้  เช่น
                แวทสัน ( watson , 1988 )  ได้เสนอขั้นตอนในการศึกษาความจำเป็นในการอบรมบุคลากรไว้รวม  6  ขั้นตอนคือ
1.        ศึกษาปัจจัยที่มีผลต่องานในตำแหน่งที่บุคลากรปฏิบัติ ข้อมูลที่ศึกษาประกอบด้วย
1.1  ที่บุคลากรปฏิบัติหน้าที่ยู่  เช่น ขนาดขององค์กร  นโยบายแผนพัฒนาขยายขนาดขององค์การ  หรือเทคโนโลยีที่องค์การจะนำมาใช้
1.2  คุณลักษณะของบุคลากรในองค์การโดยส่วนรวม  เช่นคุณภาพในการปกิบัติงาน  ความรู้ ความสามารถ ค่านิยม และพฤติกรรมที่ส่งผลดีต่อองค์การ
1.3  ทัศนะของฝ่ายบริหารที่มองเห็นความสำคัญของคุณประโยชน์ของการฝึกอบรมในทางบวก
1.4  ความต้องการของบุคลากรในองค์การ
      2.     ศึกษาความต้องการการจัดฝึกอบรม เกี่ยวกับงาน ตาม ตำแหน่ง หน้าที่  ของบุคลากร  ข้อมูลที่ศึกษาประกอบด้วย
                2.1   ระดับของตำแหน่งหน้าที่    ซึ่งจะบ่งชี้ถึงระดับความรู้  ทักษะหรือเจตคติที่จำเป็นในการปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน
                2.2  บทบาทตามตำแหน่งหน้าที่
     3.   คาดหมายการเปลี่ยนแปลงที่มีสาเหตุจากงานในตำแหน่งนั้น ๆ   เป็นการพิจารณาว่าบุคลากรต้องการอะไร  ด้านใด มากน้อยเพียงใด
     4.พิจารณาความรู้ทักษะ  หรือเจตคติที่จำเป็นต้องฝึกอบรม
     5.  ตัดสินใจว่าต้องมีการจัดฝึกอบรม
     6.  พิจารณาความแตกต่างของ  คุณสมบัติในตำแหน่งที่องค์กรคาดหวัง  กับคุณสมบัติของบุคลากรที่มีอยู่  และวัดระดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องฝึกอบรม
                การศึกษากระบวนการหาความต้องการด้านความจำเป็นในการฝึกอบรมของนักวิชาการและนักฝึกอบรมจำนวนมาก  ตามขั้นตอนใหญ่รวม  6  ขั้นตอนดังนี้
    
1. ขั้นการวิเคราะห์สภาพการณ์  การพิจารณาปัจจัยที่บ่งชี้ว่าเกิดปัญหาในหน่วยงานหรือองค์การ
2.  ขั้นการวางแผน  เพื่อหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม  โดยเริ่มจากการวางแผนศึกษานโยบาย  เป้าหมาย  และแผนงานของหน่วยงานย่อย  แล้วกำหนดวัตถุประสงค์ของการหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม  กำหนดระยะเวลา  แผนปฏิบัติงานกำหนดบุคลากรที่รับผิดชอบในการหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม  กำหนดกลุ่มเป้าหมายเพื่อศึกษาวิจัยข้อมูล  เริ่มตั้งแต่การสร้างเครื่องมือเพื่อหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม วิธีเก็บรวบรวมข้อมูล  วิธีวิเคราะห์ข้อมูล สถิติที่ใช้ไปจนถึงวิธีสรุปผลข้อมูล
3. ขั้นการศึกษาข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับหน่วยงานหรือองค์การ  โดยเริ่มจากการศึกษานโยบาย  เป้าหมาย จุดประสงค์  และแผนงานด้านบุคลากร  ขนาดจำนวนบุคลากร  ตลอดจนความต้องการของบุคลากร  ศึกษาปัจจัยสนับสนุนการฝึกอบรมรวมไปถึงค่านิยม  ทัศนะของฝ่ายบริหารที่มีต่อการฝึกอบรมด้วย  ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับงานที่บุคลากรปฏิบัติเป็นประจำ  ได้แก่ สภาพแวดล้อมโดยทั่วไปของงานที่ต้องปฏิบัติ  ลักษณะ  โดยทั่วไปของงานที่ต้องปฏิบัติ  ความรู้โดยทั่วไปที่บุคลากรใช้ในการปฏิบัติงาน ทักษะ  และเจตคติ
4.  ขั้นกำหนดเกณฑ์มาตรฐาน  เปรียบเทียบความสามารถของบุคลากรในการปฏิบัติงานกับเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดไว้  โดยการเปรียบเทียบความสามารถของบุคลากรในการปฏิบัติงานกับเกณฑ์  ศึกษาความสามารถของบุคลากรที่จำเป็นต้องมีในการปฏิบัติงาน  และความต้องการที่แท้จริงของกลุ่มเป้าหมาย  ผู้ที่มีปัญหาในการปฏิบัติงาน
5.  สร้างหลักสูตรการฝึกอบรม  โดยการกำหนดหัวข้อที่จำเป็นต้องฝึกอบรมให้ครอบคลุมความหมายของการฝึกอบรม  เช่น  กำหนดหัวข้อด้านการพัฒนาความรู้ความสามารถ  ทักษะความชำนาญและเจตคติที่จำเป็นต้องฝึกอบรม
6.  ขั้นพิจารณาปัญหาและสรุป  เป็นการตัดสินใจพิจารณาแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ  โดยเริ่มจากการพิจารณาแนวทางต่างๆ  ที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหาและตัดสินใจว่าต้องการไขปัญหาด้วยการฝึกอบรมหรือใช้วิธีอื่นๆ  โดยพิจารณาว่า  หากการฝึกอบรมสามารถแก้ไขปัญหาได้  และมีความคุ้มค่า  จะจัดฝึกอบรมหรือไม่  แล้วทำรายงานสรุปผลการหาความจำเป็นในการฝึก      อบรม
การตั้งข้อสังเกตเพื่อสรุปหาความต้องการที่จำเป็นในการฝึกอบรม  ได้ดังนี้
1. การเสนอสิ่งที่คิดว่าเป็นปัญหา  ปัญหาในที่นี้จะหมายถึง  อันสืบเนื่องมาจากการขาดความรู้  ทักษะ  หรือเจตคติ
2.  การยอมให้มีการฝึกอบรม  เป็นการพิจารณาว่าถ้าจัดฝึกอบรมให้แก่บุคลากรแล้ว บุคลากรจะสามารถนำความรู้  ทักษะ  หรือเจตคติไปใช้ในการปฏิบัติได้จริงหรือไม่  จัดแล้วจะคุ้มกับค่าใช้จ่ายและเวลาที่เสียไปหรือไม่  และหากพิจารณาแล้วเห็นว่าต้องแก้ปัญหาด้วยวิธีอื่นที่ไม่ใช่การฝึกอบรมจะแก้ปัญหาอย่างไร
3.  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นการกำหนดว่าบุคลากรต้องการความรู้  ทักษะหรือเจตคติเรื่องอะไร  และระดับใด
4.  การยืนยันถึงความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม  เป็นการสรุปว่าการฝึกอบรม  จะช่วยแก้ปัญหาและจะต้องจัดฝึกอบรมเรื่องใด  มีขั้นตอนการจัดอย่างไรบ้าง  และต้องใช้ทรัพย์กรที่เกี่ยวข้องอะไรบ้าง
แต่อย่างไรก็ตาม การฝึกอบรมก็เป็นเพียงแนวทางหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรในหลายๆ แนวทางที่มีอยู่เท่านั้น  การฝึกอบรมเป็นเพียงการวิเคราะห์แนวทางการแก้ปัญหาแนวทางหนึ่งในหลายๆ  เทคนิควิธีเท่านั้น  เพราะความบกพร่องในองค์กรอาจสืบเนื่องมาจากหลายสาเหตุ  มิใช่เกิดจากบุคลากรขาดคุณภาพเพียงสาเหตุเดียว  ทั้งนี้เพราะมีเรื่องบางเรื่องหรือปัญหาบางปัญหาเท่านั้น  อาจจะไม่สามารถแก้ไขได้โดยการจัดฝึกอบรม และบางเรื่องจะต้องควบคู่ไปกับวิธีอื่นๆ ดังภาพที่ 1

วิเคราะห์ปัญหาในองค์การ

ß

ความต้องการการฝึกอบรม

ß

แก้ไขโดย การฝึกอบรม

แก้ไขโดย วิธีอื่นๆ

แก้ไขโดยวิธีฝึกอบรม ร่วมกับวิธีอื่นๆ

ß

ความจำเป็นต้อง จัดการฝึกอบรม

ไม่จำเป็นต้อง จัดการฝึกอบรม

ความจำเป็นต้อง จัดการฝึกอบรม

ภาพที่ 1  แสดงการวิเคราะห์ความจำเป็นการฝึกอบรม
การฝึกอบรมต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมาก  เพราะต้องใช้ทั้งกำลังคน  ระยะเวลาสถานที่ที่เหมาะสมต่อจิตวิทยาการเรียนรู้  เครื่องอำนวยความสะดวก  เครื่องมือ  และอุปกรณ์ต่างๆ  ดังนั้น  เมื่อใดที่สมควรจะนำการฝึกอบรมเข้ามาใช้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น อาจพิจารณาได้จากเหตุปัจจัย ดังนี้
1.  เมื่อไม่มีทางอื่นใดที่ดีกว่าในอันที่จะแก้ปัญหาในการผลิตสินค้าและบริการหรือในการปฏิบัติงานประจำ
2.  เมื่อการฝึกอบรมเป็นการฝึกฝนปฏิบัติงาน (Performance  Training)
3.  เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงานในทางและทางลบ
4.  เมื่อมีเวลาจำกัดและจำเป็นต้องจัดฝึกอบรมให้ทันที
5.  เมื่อผู้รับการฝึกอบรมจะได้รับประโยชน์  ทั้งความทันสมัยและเพิ่มวิทยฐานะ (Up-date  and  Up-grade)
6.  เมื่อผู้รับการฝึกอบรมอยู่ในสภาพที่พร้อมจะรับการฝึกอบรมและเห็นประโยชน์ที่จะรับการฝึกอบรมเต็มตามที่กำหนดไว้
7.  เมื่อผู้รับการฝึกอบรมสามารถและทำได้จริง  ในอันที่จะโยกย้าย (Transfer) พฤติกรรมใหม่ๆ  ที่ได้จากการฝึกอบรมไปใช้ในการปฏิบัติงาน
8.  เมื่อโครงการฝึกอบรมจัดทำขึ้นมาอย่างรอบคอบ  วัตถุประสงค์มีความเที่ยงตรง  (Valid)  ตรงกับความต้องการในการฝึกอบรมอย่างแท้จริงและมีความแจ่มแจ้งชันเจน  วิทยากรให้การอบรมมีความสามารถ  และเครื่องมือ  เครื่องใช้   อย่างเหมาะสม
ในขณะที่องค์การต่างๆ  เริ่มตื่นตัวกับการฝึกอบรม  โดยเห็นว่าจะเป็นวิธีการที่จะนำองค์การไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการได้นั้น   บ่อยครั้งที่แต่ละโครงการที่กำหดนและจัดการฝึกอบรมขึ้นไม่สามารถชี้ชัดได้ว่า  โครงการเหล่านั้นประสบความสำเร็จเพียงใด  คุ้มค่ากับการลงทุนด้านทรัพยากรบุคคลและเงินลงทุนในแต่ละโครงการ  รวมทั้งผลกระทบที่อาจสร้างความเสียหายในด้านอื่นตามมาหรือไม่ เช่น การสูญเสียเวลาของบุคลากรเพื่อเข้ารับการฝึกอบรม  ซึ่งความไม่ประสบความสำเร็จหรือการไม่ได้รับผลสัมฤทธิ์ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ในแต่ละโครงการนั้น  อาจประกอบด้วยปัจจัยต่างๆ  หลายประการ  ทั้งในด้านผู้บริหารการฝึกอบรม  ผู้เข้ารับการฝึกอบรม  โครงการและหลักสูตรซึ่งบางครั้งอาจไม่สอดคล้องกับความจำเป็นในการฝึกอบรม  ความรู้และประสบการณ์ของผู้ให้การฝึกอบรมอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ในการให้การอบรม  และบรรยากาศสภาพแวดล้อม  รวมทั้งในบางกรณีอาจเกิดจากความไม่สนับสนุนของผู้บริหาร เป็นต้น
ข้อมูลบุคลากรกับการฝึกอบรม
อัตราความเจริญด้านเศรษฐกิจที่สูงขึ้นอย่างรวดเร็วของประเทศไทยใน 2-3 ปี  ที่ผ่านมา  ทำให้องค์กรต่างๆ  เกิดปัญหาในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน  ทั้งนี้เพราะสถาบันการศึกษาไม่สามารถผลิตบุคลากรให้ทันกับความต้องการของตลาดแรงงานได้องค์กรจึงจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมบุคลากรที่มีอยู่เอง  เพื่อให้มีบุคลากรที่สนองความต้องการได้ ปัญหาที่ฝึกอบรม  สถานที่ฝึกอบรมแล้ว   ยังจะมีปัญหาในเรื่องของการคัดเลือกบุคลากรเข้ารับการอบรม  และเพราะเป้าหมายการฝึกอบรมเนื้อหาที่ฝึกอบรม  สถานที่ฝึกอบรมแล้ว  ยังจะมีปัญหาในเรื่องของการคัดเลือกบุคลากรเข้ารับการอบรม  และเพราะเป้าหมายการฝึกอบรม  ถ้ามองในแง่บุคคลแล้วคือ โอกาสที่จะก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าที่  แต่ถ้ามองในแง่ขององค์กร  คือ การที่จะดำรงสถานะอยู่ได้ท่ามกลางการแข่งขันหรือเพื่อที่จะเจริญก้าวหน้าในธุรกิจที่จะขยายใหม่ ROMISZOWSKI (1981)  การคัดเลือกบุคลากรเข้ารับการฝึกอบรม  จึงต้องกระทำอย่างรอบคอบ  ในที่นี้จะพูดถึงข้อมูลที่ควรจะจัดเก็บและลักษณะการจัดเก็บ
ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีในระบบ
ถ้าหากว่าเรามองลงไปที่โครงสร้างขององค์กร  โครงสร้างในองค์กรหนึ่งๆ  นั้นจะประกอบด้วยฝ่ายต่างๆ อยู่หลายฝ่าย บุคลากรที่ทำงานในแต่ละฝ่ายต่างก็มีความชำนาญเฉพาะอย่างของตัวเอง  งานในแต่ละหน้าที่จะต้องทำโดยบุคคลที่มีลักษณะเฉพาะอย่างเท่านั้น   ถ้าเราสังเกตจะพบว่าพนักงานคนหนึ่งจะทำงานกับองค์กรเป็นเวลานาน  และอาจจะมีการฝึกอบรมหลายครั้ง  การฝึกอบรมแต่ละครั้ง  คุณสมบัติผู้เข้ารับการอบรมก็จะแตกต่างกัน  ถ้าองค์กรไม่มีระบบข้อมูลที่ดีแล้ว การคัดเลือกบุคคลที่เข้ารับการอบรมอาจจะได้คนที่ไม่เหมาะสม ระบบข้อมูลที่ดีคืออย่างไร  ระบบข้อมูลที่ดีคือ  ระบบข้อมูลที่เอื้อแก่พนักงานเป็นส่วนมาก  ข้อมูลที่ทันสมัยและสะดวกแก่การใช้งาน  ซึ่งระบบข้อมูลดังกล่าวควรจะประกอบด้วย
1.  ข้อมูลทั่วไป
2.  ข้อมูลด้านการศึกษาและฝึกอบรม
3.  ข้อมูลประวัติการทำงาน
4.  ข้อมูลความสามารถทางการใช้ภาษาต่างประเทศ
5.  ข้อมูลศักยภาพของการปฏิบัติงาน
 
1.  ข้อมูลทั่วไป เป็นข้อมูลเกี่ยวกับประวัติทั่วไปของพนักงานแต่ละคน  จะประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ  ได้แก่ ชื่อ  วัน  เดือน ปีเกิด  วันที่เข้าทำงาน  เพศ สถานภาพสมรส  ข้อจำกัดในด้านร่างกาย  เงินเดือนปัจจุบัน เป็นต้น
2. ข้อมูลด้านการศึกษาและการฝึกอบรม ข้อมูลทางด้านการศึกษาจะแสดงให้เห็นถึงความสนใจและความมีทักษะในความสามารถของบุคลากรในสาขาที่ได้ฝึกฝนเพิ่มเติม  นอกจากการศึกษาในระบบโรงเรียน ข้อมูลทั้งสองอย่างนี้จะใช้เป็นเกณฑ์พื้นฐานในการคัดเลือกบุคคลเข้ารับการอบรม ข้อมูลทั้งสองอย่างควรจะมีรายละเอียดดังนี้
2.1  ข้อมูลด้านการศึกษา  ได้แก่ วุฒิทางการศึกษา สาขาที่ศึกษา  วิชาเอก  วิชาโท  ปีที่สำเร็จการศึกษา  ความชำนาญพิเศษ เป็นต้น
2.2  ข้อมูลด้านการฝึกอบรม  ได้แก่ สาขาที่อบรม  เรื่องที่อบรม วัน เดือน ปีที่อบรม  ระยะเวลาที่อบรม เป็นต้น
เนื่องจากการฝึกอบรมของบุคลากรคนหนึ่งๆ  อาจมีหลายครั้ง  ดังนั้น การเก็บรวบรวมข้อมูลด้านการฝึกอบรมควรจะได้มีการกำหนดเกณฑ์บางอย่างขึ้น  เพราะมิฉะนั้นข้อมูลจะมีมาก  ซึ่งเกณฑ์อาจเกี่ยวกับระยะเวลาที่อบรม  เนื้อหาที่อบรม  หรืออื่นๆ
3.  ข้อมูลประวัติการทำงาน  ข้อมูลด้านประวัติการทำงาน  ควรสะท้อนให้เห็นถึงประเภทของงานที่เคยทำและประสบการณ์ของพนักงานแต่ละคน  ข้อมูลควรจะประกอบด้วย ประวัติทั้งก่อนเข้าทำงานกับองค์กร (สำหรับคนที่เคยทำงานแล้ว)  และประวัติปัจจุบัน  รายละเอียดของข้อมูลควรประกอบด้วย
3.1  ประวัติการทำงานก่อนเข้าทำงานองค์กร  ได้แก่ ประเภทองค์การตำแหน่งที่เคยทำ  ลักษณะงานที่ทำ จำนวนปีที่ทำ  โปรแกรมการฝึกอบรมที่เคยเข้าอบรมปีที่เข้าฝึกอบรม เป็นต้น
3.2  ข้อมูลการทำงานในองค์กรปัจจุบัน ได้แก่ ตำแหน่งงานที่เคยทำมาแล้วหน้าที่และความรับผิดชอบในงานที่เคยทำ  ว น  เดือน ปีที่ดำรงตำแหน่ง  ตำแหน่งปัจจุบันหน้าที่และความรับผิดชอบ เป็นต้น
4.  ข้อมูลความสามารถทางการใช้ภาษาต่างประเทศ  การฝึกอบรมบางครั้งเป็นการอบรมที่ต้องการใช้ภาษาต่างประเทศ ซึ่งจัดโดยหน่วยงานอื่น  แต่ผู้บริหารองค์กรเห็นว่ามีประโยชน์ การส่งบุคลากรที่มีความสามารถทางด้านภาษาจะได้ประโยชน์ต่อองค์การข้อมูลทางด้านภาษาควรจะประกอบด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้
4.1  ชื่อภาษา
4.2  ทักษะในการพูด  การฟัง  การอ่าน และการเขียน
5.    ข้อมูลศักยภาพของการปฏิบัติงาน  เนื่องจากพนักงานแต่ละคนอยู่ในความควบคุมของหัวหน้างาน  หัวหน้างานจะเป็นบุคคลที่จะประเมินได้ว่า  การปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดเป็นอย่างไร  ตามแนวความคิดของ ไบเลส (Biles, 1980)  การจัดทำระบบข้อมูลบุคลากรที่เกี่ยวข้องการการฝึกอบรม หัวหน้าควรจะประเมินผู้ใต้บังคับบัญชาโดยจำแนกตามข้อกำหนดดังนี้
5.1  ความไม่พอใจในผลงาน (Unsatisfactory : U)  หมายถึง  การปฏิบัติงานยังไม่ได้มาตรฐานที่กำหนดของตำแหน่งปัจจุบัน
5.2  ความสามารถในการเรียนรู้งาน (Maroenal : M) หมายถึง  การพัฒนาเป็นไปอย่างเชื่องช้ากว่าบุคคลในกลุ่มเดียวกัน  จำเป็นที่จะต้องมีการพัฒนา
5.3  ประสิทธิภาพในการทำงาน (Effective : EF)  หมายถึง  การปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐาน
5.4  ผลสัมฤทธิ์การปฏิบัติงานเป็นเลิศ (Excellent : EX)  หมายถึง  การปฏิบัติงานอยู่ในเกณฑ์สูงกว่ามาตรฐาน  และสูงกว่าบุคคลในกลุ่มเดียวกัน
ข้อสังเกตในการจัดเก็บข้อมูล
รายการข้อมูลที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  จะพบว่ามีรายละเอียดมากพอสมควร  และถ้าองค์การมีพนักงานมาก  ข้อมูลก็จะมีมากขึ้นเป็นเงาตามตัว  การประมวลผลข้อมูลถ้าทำด้วยแรงงานคนจะมีปัญหามาก  และต้องใช้เวลานาน จึงสมควรอย่างยิ่งที่จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้อย่างเป็นระบโดยใช้คอมพิวเตอร์  ซึ่งปัจจุบันนอกจากไมโครคอมพิวเตอร์จะมีราคาถูกแล้ว  ยังมีซอฟท์แวร์ที่สะดวกแก่การใช้งานประมวลผลข้อมูลและการพิมพ์รายงานซึ่งมีราคาไม่แพงมาก ข้อมูลบุคลากรตามรายละเอียดดังกล่าว  จะมีประโยชน์ต่อการฝึกอบรมมากน้อยแค่ไหนขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของข้อมูล  ความทันสมัยของข้อมูล ความสะดวกและรวดเร็วในการเรียกใช้ข้อมูล ซึ่งองค์ประกอบเหล่านี้ถ้าหน่วยงานที่รับผิดชอบได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรแล้ว  ข้อมูลบุคลากรจะมีประโยชน์มากต่อการฝึกอบรม
ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม
ความจำเป็นหรือความต้องการ มีผู้จำแนกไว้แตกต่างกันหลายแบบแล้วแต่ผู้จำแนกจะยึดหลักเกณฑ์อะไร  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องพิจารณาอาจจำแนกได้  4  รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่  1  พิจารณาถึงวิธีการค้นหา ได้แก่
1.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่เด่นชัด  ถือเป็นปัญหาข้อขัดข้องและก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงาน จำเป็นจะต้องมีการฝึกอบรมบุคคลที่เกี่ยวข้อง  เป็นความจำเป็นที่ชัดแจ้ง  ไม่ต้องค้นหา สำรวจ วิจัย หรือวิเคราะห์แต่อย่างใด
2.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องค้นหา  เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องสามารถบอกได้ว่า  การฝึกอบรมประเภทใดจึงจะสามารถแก้ปัญหาขององค์การ  หรือช่วยให้หน่วยงานหรือองค์การนั้นๆ  ดำเนินการไปสู่จุดหมายได้  เช่น ปัญหางานค้าง ผลงานไม่ได้ตามเกณฑ์มาตรฐาน บุคลากรขาดงานบ่อย  อัตราการออกจากงานสูง  เป็นต้น
รูปแบบที่  2  พิจารณาถึงตัวบุคคลผู้ปฏิบัติงานในองค์การ  แบ่งออกได้ดังนี้
1.  ความจำเป็นในการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่เฉพาะที่ตนกำลังดำรงตำแหน่งนั้นอยู่  หรือของตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น ซึ่งตนจะได้รับตำแหน่งนั้นแน่นอนในอนาคต
2.  ความจำเป็นใจการเพิ่มพูนความรู้และความสามารถเกี่ยวกับงานในหน้าที่ของตนโดยทั่วไป
3.  ความจำเป็นที่จะเพิ่มความรู้และความเข้าใจโดยทั่วไปโดยไม่จำกัดว่าอยู่ในวิชาการแขนงใด หรือของหน้าที่ใด  เพื่อให้ทันสมัยทันโลกแห่งการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
4.  ความจำเป็นที่จะพัฒนาบุคลิกลักษณะและท่าทีเป็นส่วนบุคคล
รูปแบบที่  3  พิจารณาถึงระยะเวลาในการจัดฝึกอบรม  เพราะตามสภาพความเป็นจริง  ไม่ใช่เฉพาะว่าจะต้องมีปัญหาเกิดขึ้นในองค์การเสียก่อนจึงจะเกิดความเป็นจริงนั้นในบางครั้งยังไม่เกิดปัญหาขึ้นในองค์การ  เราก็อาจจะจัดฝึกอบรมได้ ทั้งนี้เราอาจจะแบ่งออกได้เป็น  3  ลักษณะ  ดังต่อไปนี้ คือ
1.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ปรากฎชัดแจ้งในปัจจุบัน   จะปรากฎออกมาในลักษณะที่เป็นปัญหาขัดข้อง  และก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานอย่างชัดเจน  จะต้องทำการฝึกอบรมบุคคลเกี่ยวข้องเสียก่อนจึงจะแก้ปัญหานั้นๆ ได้  เช่น พนักงานคุมเครื่องจักรไม่มีความรู้ความสามารถที่จะคุมเครื่องได้  หัวหน้างานขาดความรู้ความเข้าใจในการบริหารงานเบื้องต้น ความจำเป็นในการฝึกอบรมลักษณะนี้อาจจะมองเห็นได้อย่างชัดแจ้งว่าเป็นการบกพร่องที่ตัวคนขาดความรู้ความสามารถเป็นประการสำคัญ
2.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่จะปรากฏในอนาคต  เป็นปัญหาที่มีเครื่องชี้หรือส่อว่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอนในอนาคต  ดังนั้นเพื่อจะแก้ไขไม่ให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นในอนาคต  จึงทำการฝึกอบรมเสียในปัจจุบัน  หรือจะกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ  เป็นการเอาความจำเป็นในการฝึกอบรมในอนาคตมาจัดการฝึกอบรมเสียในปัจจุบันนั่นเอง  ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนได้แก่ พนักงานที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งจากพนักงานธรรมดาขึ้นไปเป็นพนักงานระดับบริหารในอีก  3  เดือนข้างหน้า จะเกิดความจำเป็นในการฝึกอบรมสำหรับอนาคตขึ้นเขาเหล่านั้นจะต้องประสบปัญหาเกี่ยวกับการบริหารงานการควบคุมบังคับบัญชาคนอย่างแน่นอน  ดังนั้น  เพื่อที่จะป้องกันไม่ให้ปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นในอนาคต  จึงต้องฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารงานเสียในปัจจุบัน
3.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่มุ่งปรับระดับความสามารถของบุคคลและขององค์การในปัจจุบันและในอนาคต ปัญหาของหน่วยงานที่จะถือว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมโดยตรง จะไม่ปรากฏหากไม่มีการฝึกอบรม กิจกรรมต่างๆ ขององค์การก็จะดำเนินไปโดยบรรลุตาม          เป้าหมายที่ตั้งไว้ทุกประการ พนักงานทุกคนก็บังเกิดความพึงพอใจในงานของตน แต่เป็นความ           มุ่งมาตรปราถนาของหน่วยงานที่จะยกระดับวัตถุประสงค์ของหน่วยงานและความพึงพอใจของพนักงานสูงขึ้น และการที่จะกระทำได้สำเร็จนั้นจะต้งออาศัยการฝึกอบรมแสดงว่าเกิดความต้องการในการฝึกอบรมขึ้นแล้ว ตัวอย่างของโครงการฝึกอบรมที่เห็นได้ชัด คือ การจัดให้มีการบรรยายพิเศษในหัวข้อที่น่าสนใจให้พนักงานฟังโครงการฝึกฝนเพื่อยกระดับความรู้ความสามารถด้านคอมพิวเตอร์ของพนักงาน โครงการอบรมภาษาอังกฤษสำหรับพนักงาน เป็นต้น
รูปแบบที่ 4 พิจารณาถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ปัญหา (Problems) หมายถึงสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นจริงในองค์การที่ไม่เป็นไปตามเป้าประสงค์ขององค์การ หรือที่ยังไม่ได้กระทำซึ่งกลายเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จขององค์การ ซึ่งปัญหาต่างๆ ดังกล่าวเกิดได้ในทุกระดับของผู้ปฏิบัติงานในองค์การ ตั้งแต่ต่ำสุดจนถึงสูงสุด ปัญหาเหล่านั้นได้แก่
1.       เมื่อองค์การต้องการที่จะเพิ่มผลผลิตให้มากกว่าเดิม
2.         เมื่อต้องการจะปรับปรุงคุณภาพของการปฏิบัติงานและยกระดับกำลังขวัญ (Morale) ของผู้ปฏิบัติงานให้สูงกว่าเดิม
3.         เมื่อต้องการจะพัฒนาทักษะใหม่ๆ ความรู้ ความเข้าใจ และเจตคติใหม่ๆ ในการทำงาน
4.      เมื่อต้องการจะให้ผู้ปฏิบัติงานใช้เครื่องมือ เครื่องจักรกล กระบวนการและวิธีการทำงานใหม่ๆ ได้อย่างถูกต้อง หรือเมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านั้น
5.      เมื่อต้องการที่จะลดความสิ้นเปลือง อุบัติเหตุ การออกจากงาน การมาทำงานช้า             การขาดงาน และสิ่งอื่นๆ ในลักษณะเดียวกันซึ่งล้วนแต่ทำให้ค่าใช้จ่ายขององค์การ (Costs) สูง
6.         เมื่อต้องการที่จะทำความเข้าใจนโยบายหรือกฎระเบียบจ้อบังคับใหม่ๆ หรือที่แก้ไขเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
7.      เมื่อต้องการที่จะขจัดความเก่าล้าสมัยทั้งในเรื่องทักษะในการทำงานเทคโนโลยีต่างๆ วิธีการทำงาน สิ่งที่ผลิตออกมาหรือสินค้าต่างๆ การตลาด การบริหารเงินทุน ฯลฯ
8.      เมื่อต้องการให้ผู้ปฏิบัติงานทุกตำแหน่งทำงานได้ระดับผลงานที่ใช้เวลาทำงานร้อยเปอร์เซ็นต์เต็มขึ้นถึงเกณฑ์มาตรฐานของผลงานในหน้าที่ของตน
9.      เมื่อต้องการพัฒนาการบรรจุแต่งตั้งบุคคล การจัดเตรียมบุคคลเพื่อให้ก้าวหน้าต่อไป การปรับปรุงการเพิ่มขยายกำลังคน และส่งเสริมการใช้ภาวะผู้นำให้สืบเนื่องต่อไป
                   สาเหตุของ