“ฝึกฝนตนเอง” ให้เรียนรู้เรื่องการวางแผนยุทธศาสตร์” (ภาคที่ 1)

ความรู้จริง ถ้าจะให้แน่ใจก็ต้อง "ลงมือทำจริง" ถึงจะได้รู้ว่า...มีประสบการณ์...มาแล้ว

    [ อ่านภาค 2]

      ถ้าเราเรียนรู้ แต่ไม่ไปทดลองทำ เราก็จะได้แค่ความรู้..... แต่ถ้าเราเรียนรู้แล้ว  เราไปทดลองทำเราก็จะได้ความเข้าใจ...ที่เป็นประสบการณ์เพื่อปรับแก้ในครั้งต่อไปได้... มิใช่แค่  "คิดว่า...  หรือรู้สึกว่า... หรือเห็นว่า ..."
      ดิฉันได้เริ่มทำความเข้าใจเกี่ยวกับ “วิธีการได้มาซึ่ง...แผนยุทธ์ศาสตร์ของหน่วยงาน”   โดยเรียนรู้จากการฟังผู้อื่นเล่าและคุยกัน  การอ่านเอกสารตำราต่าง ๆ  และซักถามประเด็นที่ตนเองสงสัยกับผู้รู้
      เมื่อปี 2549  ดิฉันได้รับมอบหมายจากผู้บริหารให้รับผิดชอบงานวิชาการเพื่อจัดทำยุทธศาสตร์ของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  ดังนั้น จึงได้ “จัดการการเรียนรู้ให้กับตนเอง” ในเรื่องดังกล่าว คือ
        ครั้งที่ 1  ออกแบบการได้มาซึ่ง “ยุทธศาสตร์...ของ สพฝ.”  แล้วรวมทีมกันจัดกระบวนการเรียนรู้ ให้กับเจ้าหน้าที่ ภายใต้ ประสบการณ์ที่ตนเองมีอยู่  เริ่มจากดูข้อมูล/ภารกิจ  งานที่ทำ  วิเคราะห์งานและอื่น ๆ โดยใช้ SWOT  เป็นหลักและเสริมด้วย AIC   ผลที่เกิดขึ้น คือ งานสามารถออกมาได้แบบคร่าว ๆ เหลือเพียงการทบทวนและปรับแก้
ชิ้นงานประมาณ 2 ครั้ง ก็สำเร็จได้  แต่มีอุปสรรคด้านการบริหารจัดการ จึงต้องหยุดชะงักไป
        ครั้งที่ 2  ปี 2549 ไปร่วมเรียนรู้กับหน่วยงานอื่น ในขณะที่กำลังจัดกระบวนการของครั้งที่ 1 อยู่นั้น พี่ ๆ จากกองวิจัยและพัฒนางานส่งเสริมการเกษตร  มีเป้าหมายว่า “กวพ. ต้องมียุทธศาสตร์ของหน่วยงานตนเอง...เพื่อของบประมาณจากกรมส่งเสริมการเกษตร   ยสมัยนั้น  มี ผอ. นายมนตรี วงศ์รักษ์พานิชย์  (อดีต ผอ.กวพ.) เป็นผู้บริหาร แล้วได้
เชิญวิทยากรมาจัดกระบวนการเรียนรู้เพื่อทำงานชิ้นดังกล่าวให้กับเจ้าหน้าที่ของ กวพ ทุกคน  ซึ่งมีการให้หลักการทฤษฎี ควบคู่กับการปฏิบัติจริง จึงทำให้ดิฉันได้เรียนรู้เรื่องนี้อย่างเป็นเรื่องเป็นราวตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ  ในครั้งนั้นวิทยากรมีวิธีการสื่อสารแบบง่าย ๆ ให้กับผู้เรียนโดยเวลาจำนวน 3 ครั้ง ๆ ละ 1 วัน ทุกครั้งจะมีการบ้านกลับไปทำแล้วนำกลับมาใช้ในการปฏิบัติงานเรียนรู้ในครั้งต่อ ๆ ไป ก็ทำให้งานชิ้นนี้สำเร็จได้  ซึ่งตรงจุดนี้ทำให้ดิฉันรู้สึกว่า  “เป็นหนี้บุญคุณ” ที่ได้รับความมีน้ำใจจากพี่ ๆ  ที่มาชวนให้ไปเรียนรู้และพัฒนาตนเอง  และเป็การเรียนรู้อย่างเป็นทางการในเรื่องนี้ ซึ่งเป็นเรื่องราวที่เราเองกำลังสนใจและกำลังค้นหาองค์ความรู้ เพราะเป็นช่วงเวลาที่เราคิดว่า “เราต้องเรียนรู้วิชานี้แล้วนะ” 
         ครั้งที่ 3  นำไปออกแบบและทดลองทำ เมื่อเดือนมิถุนายน 2550  แต่ละหน่วยงานของสำนักพัฒนาการถ่ายทอดเทคโนโลยี ได้รับโจทย์จากผู้อำนวยการสำนักฯ  (ผอ.มนตรี วงศ์รักษ์พานิช) ให้ไปเตรียมข้อมูลโดยลองวิเคราะห์ดูว่า “วิสัยทัศน์ของเราคืออะไร?, เราทำภารกิจ/งานอะไรบ้าง?” แล้วนำผลที่เกิดขึ้นดังกล่าวมานำเสนอในที่ประชุมสพท. เพื่อจะได้ร่วมกันจัดทำยุทธศาสตร์ของสำนัก (เพราะยังไม่มี)  ขึ้นมาใช้งานและของบประมาณได้
      ดังนั้น กลุ่มพัฒนาเทคโนโลยีโดย ผอ.เสาวนิตย์ ขุนฤทธิ์แก้ว  จึงชวนทีมงานในกลุ่มมาประชุมและหารือกันถึงเรื่องนี้  ฉะนั้น ดิฉันจึงได้เข้าร่วมกระบวนการด้วยโดยเริ่มต้นจาก
 คำถามที่ 1 ภารกิจของ กทฝ. มีอะไรบ้าง?
 คำถามที่ 2 ตกลงแล้ว ถ้าตีภารกิจของเราออกมา...แล้ว “งานหลัก ๆ ของเรานั้นมีงานอะไรบ้าง?”
 คำถามที่ 3 แล้วเรามีผลงานหรือชิ้นงานอะไรออกมาบ้าง? ที่สามารถจับต้องได้ หรือเป็นรูปธรรมให้เห็นในตอนนี้  หลังจากนั้น ก็จะนำเข้าสู่การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล โดยใช้ SWOT  เป็นเครื่องมือ
 คำถามที่ 4  ตอนนี้... กลุ่มเรามีข้อดีอะไรบ้าง? มีจุดอ่อนอะไรบ้าง? มีโอกาสอะไรบ้าง? และมีอุปสรรคตรงไหนบ้าง?
 คำถามที่ 5 จากข้อมูลทั้งหมดลองดูซิว่า... ตอนนี้เราจะทำอะไรได้บ้าง? (วิเคราะห์)
 คำถามที่ 6 ตกลงแล้ว “วิสัยทัศน์” ที่เป็นไปได้ของเราคืออะไร?  ซึ่ง ผอ. กทฝ. “ปิ้งแว๊ป” ทำให้ได้วิสัยทัศน์ทันที (เพราะประมวลผลข้อมูลตลอดเวลา)
      หลังจากนั้น  ดิฉันก็ลองนำผลของข้อมูลในทุกประเด็นมาเขียนลงใน Mind Map  จำนวน 1 แผ่น แล้วทุกคนก็ยึดเป็น “คัมภีร์” ของกลุ่มที่มองเป้าหมายให้เห็นเป็นภาพเดียวกันก่อน  
        ครั้งที่ 4   ต้องร่วมกันจัดทำยุทธศาสตร์ของ สพฝ. จากโจทย์ที่ปฏิบัติงานใน ครั้งที่ 3 แต่ละกลุ่มงานจะต้องนำข้อมูลมารวมกัน  และวิเคราะห์ร่วมกันเพื่อจัดทำ... เป็นภาพรวมของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม  ซึ่งมี  ผอ.วันชัย โกมลภิส เป็น ผอ.สพฝ.  เมื่อเจ้าหน้าที่มาประชุม ก็ได้เริ่มจากให้แต่ละกลุ่มบอกวิสัยทัศน์ของกลุ่มตนเอง แล้วมีคนมาเขียนตาม  หลังจากนั้น ก็นำมารวมกันโดยจับเฉพาะ Key word  แล้วก็ได้วิสัยทัศน์ของ สพฝ.  ออกมา  ส่วนการประมวลข้อมูลของ 3 หน่วยงานย่อยใน สพฝ. นั้นที่ประชุมตกลงกันว่า... จะใช้ “Mind Map”  ในการประมวลข้อมูล  แล้วให้ดิฉันเป็นคนดำเนินการ โดยที่ประชุมกำหนดให้มีกรอบเนื้อหา ได้แก่  ภารกิจ  ผลงาน และวิเคราะห์ 

     ดังนั้น  การทำงานก็ต้องยึดกรอบรวมเป็นหลัก  ดิฉันได้ใช้เทคนิคการถาม-ตอบ  นำมาเขียน  และให้ที่ประชุมสรุป  ซึ่งในการปฏิบัติเป็น “Facilitator” นั้น ดิฉัน ได้นำเอกสารที่เป็นผลงาน ครั้งที่ 1 มาประกอบด้วย  และทุกคนที่ประชุมก็มีเอกสารดังกล่าวอยู่ในมือเช่นกัน  ฉะนั้น  ดิฉันจึงเริ่มกระบวนการจาก 

     คำถามที่ 1  ตกลงแล้วภารกิจของเรา (สพฝ.) มีอะไรบ้าง? ที่ต้องทำ     *โดยใช้วิธีการตีภารกิจของ สพฝ. ออกมาเป็นงานหลัก ๆ ที่เราจะต้องทำ  ส่วนคำตอบที่ได้ คือ  สพฝ.
มีงานที่จะต้องทำ  7  เรื่องหลัก ๆ  
     คำถามที่ 2  แล้วที่ผ่านมาเรามีผลงานอะไรบ้าง? ที่ออกมาเป็นชิ้นเป็นอันที่จับต้องได้     

     * ถ้าเรียกดูสามารถนำผลงานมาให้ดูได้ทันที  ส่วนคำตอบที่ได้ คือ  สพฝ. มีผลงานออกมาจำนวนมากไม่ต่ำกว่า  15 ชิ้นงาน
      คำถามที่ 3  แล้วผลงานแต่ละชิ้นอยู่ในงานหลักเรื่องไหนบ้าง...?      

     * โดยไล่ไปที่ละผลงาน ๆ  ส่วนคำตอบที่ได้ คือ  เราสามารถจัดผลงานแต่ละชิ้นลงในงานหลักทั้ง 7 เรื่อง
ได้ทันที
      คำถามที่ 4  ลองทบทวนดูซิว่า “สพฝ. ของเรามีจุดดีตรงไหนบ้าง?  มีจุดอ่อนตรงไหนบ้าง?  ตอนนี้เรามีโอกาสอะไรบ้าง? และเรามีอุปสรรคตรงไหนบ้าง?  * โดยไล่ไปที่ละประเด็น ๆ คำถาม- คำตอบ
      คำถามที่ 5  ถ้าเราเอาข้อมูลทั้ง 4 ด้านมาเทียบกันหรือจับคู่กันแล้ว หรือวิเคราะห์ข้อมูล  ทั้งหมด “ตกลงแล้ว...เราสามารถทำอะไรได้บ้าง?” 

ส่วนคำตอบที่ได้ คือ มีการเชื่อมข้อมูลที่สัมพันธ์กับได้ จำนวน 3 คู่ คือ  คู่ที่ 1 ระหว่างจุดดีกับโอกาส,  คู่ที่ 2  ระหว่างโอกาสกับจุดอ่อน  และคู่ที่ 3  ระหว่างจุดดีกับอุปสรรค
 หลังจากนั้นที่ประชุมก็ได้ทางออกคร่าว ๆ ที่น่าจะเป็นไปได้กับการทำงานของ สพฝ. ที่ควรจะเกิดขึ้น ขณะนั้นเป็นเวลา  17.00 น.  ทุกคนจึงขอยกยอดการทำงานใน
ครั้งต่อไปเป็น วันจันทร์ที่ 18  มิถุนายน 2550 (ช่วงบ่าย)  นอกจากนี้ แต่ละคนก็จะได้กลับไปทบทวนและเติมเต็มข้อมูลด้วย  ซึ่งวันนี้เราใช้เวลา 1.30 ชั่วโมง  ในการปฏิบัติงานร่วมกัน
      ดังนั้น  สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ  ถ้าเจ้าหน้าที่แต่ละคนกลับไปถามตนเองและเขียนคำตอบของตนเองว่า…ตกลงแล้ว
 1. งานหลักของตัวเราเองนั้นมีอะไรบ้าง? ที่เราจะต้องทำ
 2. แล้วเรามีผลงานอะไรบ้าง? ที่ออกมาให้เห็นในตอนนี้?
      ดิฉันว่า เราคงจะมีชิ้นงานที่มากมาย และเราก็จะเข้าใจงานที่ตนเองต้องทำ เราสามารถมองเป็นมุมมองเดียวกันได้  เพราะเรามีบทบาทหน้าที่เฉพาะตำแหน่งที่นั่งทับอยู่ในปัจจุบัน เพื่อรอการประเมินผลในปี 2551  และถ้าเราทดลองประเมินตนเองดูก่อน เราก็จะ  “รุกและรับ”  สถานการณ์ได้อย่างมีความพร้อมค่ะ.

[สิงห์ ป่าสัก]

• สวัสดีครับคุณจือ
• ขอบพระคุณมากครับที่นำมาแบ่งปัน