สพท. จะปรับปรุงการรับส่งในงานธุรการโดยให้ธุรการกลางรับหนังสือจากภายนอกมาแล้วแจ้งให้ธุรการกลุ่มในสำนักงานมารับไปแจกให้ผู้ปฏิบัติงาน โดยได้รรับความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาสูงสุดในหน่วยงานแล้วจะทำได้ไหม?
เรื่องนี้ถ้ายึกหลักปฏิบัติจากคู่มือการแบ่งงานของ สพฐ. ก็ย่อมทำได้ โดยยึดหลักการพัฒนาปรับปรุงให้งานดีขึ้นรวดเร็ว ถูกต้องขึ้น โดยหัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้เห็นชอบ แต่ปัญหาอยู่ว่าเมื่อดำเนินการแล้วเกิดปัญหาขึ้นหรือไม่ เปลี่ยนแปลงแล้วดีกว่าเดิมหรือที่ทำไว้เดิมดีกว่า ต้องมีการนำผลดำเนินการมาประเมินด้วย หากมีปัญหาก็ต้องแก้ไขหรือหาวิธีใหม่ ไม่ใช่คิดว่าทำถูกตามระเบียบแล้วก็ฝืนทำไปเลื่อยๆ ก็จะเกิดความล่าช้าในการนำหนังสือราชการไปปฏิบัติไม่ทันตามกำหนด หรือเกิดงานธุรการกลุ่มในสำนักงานมีงานอื่นเร่งด่วนที่จะต้องปฏิบัติไม่ได้ไปรับหนังสือตามที่กำหนดไว้ หนังสือราชการก็จะอยู่ที่งานธุรการกลางไม่ได้ดำเนินการอะไร ผลเสียหายก็จะเกิดแก่ทางราชการ ผู้รับผิดชอบคือธุรการกลางนั้นเอง ในความเป็นจริงแล้วงานธุรการกลางจะต้องรีบส่งหนังสือให้ธุรการกลุ่มเพื่อให้รีบพ้นตัวเองจึงจะถูก
ในระเบีบบงานสารบรรณ พ.ศ.2526 พูดถึงเรื่องการรับหนังสือราชการไว้ชัดเจนในข้อที่ 4 , 5 ว่า เมื่อสารบรรณกลางรับหนังสือมาจากหน่วยงานอื่นแล้วจะต้องรีบส่งให้ผู้ปฏิบัติงานต่อไป ทั้งนี้รวมถึงการส่งหนังสือภายในหน่วยงานด้วย ประการสำคัญในระเบียบนี้จะพูดว่า การรับ-ส่ง ตลอด ไม่ใช่รับอย่างเดียวหรือส่งอย่างเดียว
หากสำนักงานใดเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติในเรื่องนี้แล้วเกิดปัญหาก็ไม่ควรเปลี่ยนเพราะของเดิมที่ปฏิบัติอยู่คล่องตัวถูกต้องตามระเบียบอยู่แล้วก็ทำไปอย่าเอาชนะกันเลยนะ
ด้วยความหวังดี
