ต่อจากบันทึกที่แล้วในเรื่องการกำหนดขอบเขตโครงการ (Scope Definition) ขั้นตอนต่อมาในกระบวนการวางแผนก็คือการจัดทำ Work Breakdown Structure (WBS) ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นแผนแม่บทแสดงงานที่จะต้องทำในโครงการ

Planning Process - WBS

พูดง่ายๆ ก็คือ เราใช้ WBS เป็นเครื่องมือในการระบุว่างานที่จะต้องทำในโครงการนั้นมีอะไรบ้าง โดยพิจารณาจากรายละเอียดขอบเขตโครงการที่ระบุไว้ในขั้นตอน Scope Definition

WBS มีรูปแบบการเขียนที่ชัดเจนโดยจะแบ่งออกเป็นระดับตั้งแต่งานที่ใหญ่ที่สุด (โครงการ) จนถึงงานในระดับย่อยที่สุดที่เป็น Work package

WBS จะมีลักษณะเป็นแผนภูมิรากไม้ แบ่งงานในโครงการออกเป็นหมวดๆ ย่อยลงไปเรื่อยๆ ตามหมวดหมู่ และเทคนิคของงาน

เนื่องจากไม่มีเวลาทำ WBS เพื่อแสดงจึงขอนำเอาตัวอย่าง WBS ที่ wikipedia ในเรื่อง WBS มาแสดงประกอบแทนดังนี้

Figure 1: WBS Construction Technique. This exemplary WBS is from PMI's Practice Standard for Work Breakdown Structures (2nd Edition). This image illustrates an objective method of employing the 100% Rule during WBS construction.

Figure 1: WBS Construction Technique. This exemplary WBS is from PMI's Practice Standard for Work Breakdown Structures (2nd Edition). This image illustrates an objective method of employing the 100% Rule during WBS construction.

ตัวอย่างนี้เป็น WBS ของโครงการจักรยาน ซึ่งเป็นระดับที่ 1 โดยในที่นี้ผู้จัดการโครงการหรือผู้รับผิดชอบ จะพิจารณาโครงการจักรยานดังกล่าวว่าจะแบ่งงานออกเป็นหมวดหลักอย่างไรดี

เมื่อพิจารณาแล้วพบว่า สามารถแบ่งโครงการจักรยาน ออกเป็นงานในระดับที่ 2 โดยสามารถแบ่งงานหลักออกเป็น 7 ส่วนด้วยกัน ในที่นี้แบ่งตามชิ้นส่วนของจักรยานเช่น 1.1 ตัวโครง 1.2 ชุดถีบ 1.3 ตัวล้อ 1.4 ระบบเบรก 1.5 ระบบเกียร์ 1.6 การประกอบ และ 1.7 การบริหารโครงการ เป็นต้น

เมื่อผู้จัดการโครงการพิจารณางานในระดับที่ 2  จะเห็นได้ว่างาน 1.1 ตัวโครง สามารถแบ่งออกไปได้อีกเป็น 1.1.1. ตัวโครง 1.1.2 ที่จับ ฯลฯ  อีก แต่งาน 1.2 ชุดถีบนั้น ไม่จำเป็นต้องแบ่งงานย่อยแล้วเพราะมีชุดนี้อยู่ชุดเดียว ไม่มีองค์ประกอบย่อยอื่นๆ หรืองานย่อยอื่นๆ ในหมวดนี้อีก...

ผู้จัดการโครงการจะทำเช่นนี้กับงานในทุกระดับของ WBS จนกระทั่งพิจารณาแล้วเห็นว่าไม่สามารถแบ่งงานในระดับสุดท้ายได้อีกแล้ว

จากตัวอย่างโครงการจักรยานดังกล่าวมีงานในระดับสุดท้ายอยู่ทั้งหมด 14 งานด้วยกัน คือ 1.1.1 - 1.1.4,  1.2, 1.3.1, 1.3.2, 1.4, 1.5, 1.6.1-1.6.4 และงาน 1.7

และเมื่อพิจารณาสัดส่วนงานแล้ว ผู้จัดการโครงการได้ให้สัดส่วนงาน (อาจประเมินจากหลักการต่างๆ เช่น เนื้องาน ราคา ฯลฯ) ว่า งาน 1.1.1-1.1.4 คิดเป็นสัดส่วนงานในโครงการ 15% โดยเนื้องานรวมของโครงการจักรยานคือ 100% นั่นเอง

ในบันทึกต่อไปจะกล่าวถึงข้อมูลที่ต้องใช้ในการพัฒนา WBS ของโครงการ และเทคนิคในการพัฒนา WBS ต่อไป