ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ

สภาพและปัญหา

1.  เราใช้กระดาษกันอย่างมากในการติดต่อสื่อสารในระบบราชการ และเสียค่าใช้จ่ายเพื่อการสื่อสารค่อนข้างมาก จากข้อมูลของ ศนอ. พบว่าในปีงบประมาณ 2550 มีหนังสือราชการเข้ามาใน ศนอ. จำนวน  300  ฉบับ หนังสือราชการออกจาก ศนอ. จำนวน 500 ฉบับ โดยหนังสือราชการแต่ละฉบับมีจำนวนเฉลี่ย 2 แผ่น ดังนั้น ปี 2550 ใช้กรดาษไปทั้งสิ้น 1600 แผ่น ทำอย่างไรจะลดจำนวนกระดาษลง
2. ค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ ในปีงบประมาณ 2550 คิดเป็นเงิน    บาท  ทำอย่างไรจะประหยัดค่าใช้จ่ายนี้ลง
3. โดยเฉลี่ยหนังสือใช้เวลาเดินทางไปยังปลายทางใช้เวลาประมาณ 1-3 วัน ทำอย่างไรจะใช้เวลาน้อยลง
4. การรับรู้เรื่องราว  ข่าวสารข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากหนังสือราชการ ผู้ที่มีโอกาสได้รับรู้และเรียนรู้คือเจ้าของเรื่องหรือผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ ผู้อื่นทีโอกาสได้รับรู้น้อย

วัตถุประสงค์
     เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับส่งหนังสือราชการ

เป้าหมาย
 1 ลดจำนวนกระดาษลง 10%
 2 ลดระยะเวลาในการส่งหนังสือราชการลง 1 วัน
 3 ลดค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ลง 10%
 4 มีผู้รับรู้ข่าวสารเพิ่มขึ้น 50%

วิธีการ
 การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

กรอบแนวคิด

• ระบบสารสนเทศที่มีอยู่ในปัจจุบันหลายระบบที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้งานได้โดยเฉพาะการใช้งานเพื่อการบริหารจัดการ ดังนั้นถ้าจะนำมาใช้เพื่อเพื่อประสิทธิภาพการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามแนวทางที่กำหนด จึงเริ่มจากพิจารณาว่า มีระบบอะไรบ้างที่นำมาใช้ได้หรือระบบใดที่ต้องพัฒนาขึ้นมาใหม่ หรือระบบที่มีอยู่แล้วระบบใดที่ปรับปรุงแล้วสามารถนำมาใช้ได้
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่มีและพัฒนาใช้จนได้ผลแล้ว คือระบบ e-Document ซึ่งพัฒนาโดยอาจารย์อดิศักดิ์ ของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัดอุบลราชธานีซึ่งเป็นระบบรับส่งหนังสือราชการ และระบบ Web Application ของ Google คือ GoogleApps. ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงานสารบรรณ
•  การใช้งานจะต้องเริ่มตามขั้นตอนทั้งสามขั้นตอนของการนำเอาสารสนเทศมาใช้คือ
       1 ความต้องการของผู้ใช้งาน โดยผู้ใช้งานจะต้องมีความต้องการจะใช้ ในที่นี้ผู้ใช้งานจะมีบุคคล 2 กลุ่ม คือ      เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ และ ผู้บริหาร ถ้าเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ไม่อยากนำมาใช้ ที่ต้องใช้เพราะถูกบังคับ ผลที่ตามมาก็คือ ไม่อยากทำแม้ว่าผู้บริหารจะอยากใช้ก็ตาม ขณะเดียวกัน ถ้าผู้บริหารไม่สนใจ ไม่อยากใช้ หรือเฉยๆ คือใช้ก็ได้ ไม่ใช้ก็ได้ ก็จะไม่มีผลต่อการพัฒนาเช่นเดียวกัน ซึ่งผู้ใช้นี้ เมื่อมีใจที่จะใช้แล้ว ก็จะส่งผมมาถึงความตั้งใจที่จะเรียนรู้วิธีการใช้งาน ตั้งใจที่จะปฏิบัติงานอย่างจริงใจ และตั้งใจที่จะพัฒนางาน แก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น และมีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ที่จะแก้ปัญหาต่างๆ ให้ลุล่วงไป
        2 ผู้บันทึกข้อมูล คือผู้ที่จะต้องเนาเอาระบบสารสนเทศ บันทึกเข้าไปในระบบ ซึ่งในที่นี้คือ ผู้รับผิดชอบในการส่งหนังสือราชการ  ซึ่งหน่วยงานจะต้องกำหนดว่าเป็นใคร เช่น เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ หรือบุคคลที่เป็นเจ้าของเรื่อง ตามความสะดวก แต่ถ้ามีผู้ดำเนินการเพียงจุดเดียว เช่น เจ้าหน้าที่สารบรรณ ก็จะสะดวก และผู้ปฏิบัติงานด้านนี้ ก็จะต้องมีความพร้อมและต้องการที่จะนำเอาระบบนี้มาใช้เช่นเดียวกับกลุ้มผู้ใช้งานในกลุ่มที่ 1 และต้องมีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์เป็นอย่างมาก เพราะในระยะแรกๆ ของการปฏิบัติงานจะมีปัญหาและอุปสรรคเป็นอย่างมาก
        3 ผู้ดูแลระบบ คือเจ้าหน้าที่งาน ICT ที่ต้องคอยตรวจสอบระบบ และแก้ไขระบบ เมื่อเกิดปัญหา ซึ่งในที่นี้คือ ผู้ดูแลระบบ e-Document และผู้ดูแลระบบ GoogleApps. ซึ่งจะต้องตรวจสอบระบบ ดูแลระบบ และติดต่อกับผู้พัฒนาระบบกรณีที่ระบบมีปัญหาจนไม่สามารถแก้ไขได้เอง และภาระกิจที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่อาจจะต้องดำเนินการด้วยคือคือ แนะนำผู้ใช้งานทั้งกลุ่มที่ 1 และ 2 ให้มีความรู้และความสามารถในการใช้ระบบ

 ระบบงาน 

<ol>

 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบเปิด เป็นระบบที่เปิดให้บุคคลทั่วไปสามารถเข้ามาเปิดใช้งานได้ตามระดับชั้นของการอนุญาต เช่น บุคคลทั่วไปสามารถเข้ามาเปิดดูได้ แต่ไม่สามมารถแก้ไข หรือจัดส่งได้ ผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถจัดส่งได้

ระบบปิด คือผุ้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้บุคคลทั่วไปไม่สามารถเปิดดูและใช้งานได้

</ol></strong><p>
 ระบบแรก นำเอาระบบ e-Document มาใช้ โดยกำเนินการดังนี้</p><ol>

 แต่ละจังหวัดติดตั้งระบบ เพื่อใช้งานในการรับส่งหนังสือราชการระหว่างจังหวัดและอำเภอ โดยอำเภอ ได้รับสิทธิ์และอนุญาติให้รับหนังสือราชการจากจังหวัด และสิทธิ์ในการส่งหนังสือราชการจากอำเภอมายังจังหวัด โดยติตั้งระบบที่ Server ของแต่ละจังหวัด และบริหารจัดการระบบโดย Admin ของจังหวัด

ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค ได้รับสิทธิ์ในการส่งหนังสือราขการไปยังจังหวัดทุกจังหวัด โดยได้รับรหัสผ่านจากแต่ละจังหวัด

ติดตั้งระบบ ที่ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค และกำหนดสิทธิ์ให้ทุกจังหวัดสามารถส่งหนังสือราชการมาที่ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาคได้

เจ้าหน้าที่สารบรรณของจังหวัดจะทำหน้าที่ส่งหนังสือราชการไปอำเภอต่างๆ ผ่านทางหน้า website ของ ศนจ. นั้นๆ

เจ้าหน้าที่สารบรรณของจังหวัดสามารถส่งหนังสือราชการมายัง ศนอ. โดยเปิดหน้า website ของ ศนอ. แล้วส่งหนังสือราชการผ่านระบบของ ศนอ.

ศบอ. ส่งหนังสือราชการไปยัง ศนจ. ผ่านทางหน้า website ของ ศนจ.นั้นๆ

การส่งหนังสือราชการ ระหว่างจังหวัด จะต้องเริ่มจากแต่ละจังหวัด เพิ่มและกำหนดสิทธิ์การใช้งานสำหรับจังหวัดต่างๆ (เช่นเดียวกับกำหนดให้ภาค) ในการรับส่งจะต้องเปิด website ของจังหวัดนั้นๆ เพื่อรับส่ง หนังสือราชการ

</ol><p>
 ระบบปิด คือการส่งผ่าน e-Mail ของระบบ GoogleApps</p><p>วิธีการและขั้นตอนการดำเนินงาน</p><ol>

 สร้างความเข้าใจให้ตรงกันสำหรับผู้บริหารทุกหน่วยงานที่จะนำเอาระบบมาใช้ และต้องเต็มใจที่จะใช้งานกันอย่างพร้อมเพรียง แต่ถ้ายังมีบางหน่วยงานที่ยังไม่มีความพร้อม ก็จะมีผลกระทบต่อภาพรวมทั้งหมด แต่ก็สามารถดำเนินการได้

สร้างความเข้าใจกับผู้รับผิดชอบคือผู้ปฏิบัติ ได้แก่รองผู้อำนวยการ เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ และผู้ดูแลระบบ

ติดตั้ง และเรียนรู้การใช้งาน โดยผู้ดูแลระบบ เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ เรียนรู้ และฝึกปฏิบัติร่วมกัน พร้อมทั้งปรับระบบให้เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงาน

 ขยายเครือข่ายไปสู่ผุ้ดูแลระบบในระดับอำเภอ

ทดลองใช้งานระบบ โดยยังคงคชทำควบคู่กันกับระบบเดิม (ระบบส่งทางไปรษณีย์) แล้วค่อยๆปรับระบบไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด (ยกเว้นบางเรื่องที่มีความสำคัญและต้องใช้หนังสือราชการจริงเช่น เรื่องที่เป็นความลับ หรือการส่งหนังสือสำคัญ วุฒิบัตรหรืออื่นๆ ที่ต้องใช้เอกสารจริง หรือไม่สามารถเปิดเผยข้อมูต่อสาธารณได้

ติดตามประเมินผลการใช้ เพื่อพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น

เผยแพร่ไปยังผู้ที่สนใจ

</ol>