ห้องสุดท้ายของกรมอนามัย ทีมของเราไปที่กองแผนงานละค่ะ พี่ติ๊ก (สร้อยทอง) และน้องๆ มาเล่าการใช้ KM ที่กองแผนงานให้คณะ ที่ไป ลปรร. ฟังกันละค่ะ

• เรื่องนี้ก็จะเป็นการจัดการความรู้ของกองแผนงาน เราเริ่มด้วยความคิดที่ว่า ... มันก็น่าจะลองนะคะ เพราะการจัดการความรู้ก็เป็นเรื่องที่ท้าทายดี แต่ก็ไม่รู้ว่า ถ้าเราทดลองไปแล้ว เราจะ control ตัวเองไปได้แค่ไหน แต่เราก็ลองแล้ว ...
• แรกๆ คนก็จะพูดว่า พัฒนางานๆๆๆ ... กองแผนฯ บอกว่า กองฯ ก็มาจากคนน่ะ พัฒนาคนสิ ต้องพัฒนาคนก่อน เพราะเราเชื่อว่า คนเก่งทำได้ทุกงาน และโดยเฉพาะงานกองแผนฯ นั้นไม่ใช่งานวิชาการเฉพาะ ต้องเป็นคนที่รอบตัว รู้รอบ ต้องมาพัฒนาคนของเราก่อน คนเก่งไปอยู่ตรงไหนก็ทำได้ทั้งนั้น ต้องพัฒนาคนมาก่อน แล้วก็พัฒนางาน แล้วก็พัฒนาองค์กร
• และอีกอย่างหนึ่ง เราจะพยายามสร้างวัฒนธรรมองค์กรออกมาจาก HEALTH ของกรมอนามัย เราก็เอาในเรื่องของการจัดการความรู้ เรียนรู้ เชื่อกันว่าแต่ละคนก็มีความรู้อยู่ในตัว และก็ Harmony ความกลมเกลียว สมานฉันท์ต่างๆ
• ในเรื่องของการจัดการความรู้ พอเราบอกว่าพัฒนาคน ... เราก็ได้อ่านหนังสือองค์กรอัจฉริยะของ อ.วิจารณ์ ท่านก็บอกว่า องค์ประกอบหลักของการจัดการความรู้นั้นจะมีคน กระบวนการ เนื้อหาความรู้ และเทคโนโลยี เราก็บอกว่า เราก็ไม่ผิด เพราะว่าเราเริ่มด้วยการพัฒนาคน คนคือทุกสิ่งทุกอย่างของการพัฒนา เราก็เริ่มจากคนของเรา คนที่เราอยากเห็นจากการจัดการความรู้ของเราเป็นอย่างไร คิดเป็น และทำเป็น
• คิดเป็นก็คือ อยากให้คิดอย่างเป็นระบบ คิดยังไงก็ได้แต่คิดในทางที่เป็นบวก คิดในทางที่จะทำให้เกิดสิ่งที่ดีขึ้นมา เราอาจคิดนอกกรอบ ที่ไม่อันตราย เพราะว่าคิดในกรอบเมื่อไรไม่เกิดงานใหม่แน่ เราจึงพยายามกระตุ้นบอกว่า เวลาเราสั่งงานน้อง ให้ถาม ฉันไม่ได้สั่งงานเธอให้เธอเชื่อ แต่ให้ถาม หรือคิดอย่างไรก็โต้มาเลย ก็เรียนรู้กันไปทั้งพี่ทั้งน้อง
• และทำเป็น คือ คิดทำในสิ่งที่ถูกต้อง คุณต้องเลือกก่อนว่า มันมีสิ่งที่หลากหลายในโลกนี้ แต่สิ่งที่ถูกต้องนั้นคืออะไร บางคนไม่รู้ ไม่รู้ว่า งานประจำของตัวเอง และงานที่ไม่ประจำ คืองานไหน คุณต้องเลือกให้ถูกว่า งานอะไรมาก่อน มาหลัง ก็ต้องเลือกให้เป็น ก็ต้องทำในสิ่งที่ถูกก่อน แต่สิ่งที่ถูกแล้ว มันก็ไม่ถูกเสมอไป ถ้าคุณทำไม่ถูก ด้วยวิธีที่ไม่ถูก เพราะฉะนั้นทำทั้งสิ่งที่ถูก และทำให้ถูกด้วย ... ก็จะยกตัวอย่าง ลิงปัดแมลงวันให้ฤาษี เพราะว่าลิงรักฤาษี ไม่ผิดนะคะ เป็นสิ่งที่ถูก แต่ว่าลิงปัดด้วยไม้หน้าสาม ก็เป็นวิธีที่ผิด ใช่ไหมคะ ...
• ... เพราะฉะนั้น เราทำสิ่งที่ถูก ก็ต้องเลือกวิธีที่ถูกด้วย
• เพราะฉะนั้นการจัดการความรู้จะสร้างคน สร้างองค์กรอย่างไร คนมีความรู้เขาก็จะเป็นที่ยอมรับ และก็มีพลังใจพัฒนาองค์กร คนไม่มีความรู้ หรือรู้น้อย ก็จะได้ความรู้เพิ่มขึ้น
• เมื่อเกิดคลังความรู้ มันไม่ต้องเก็บอยู่ในตัวคนแล้วนะคะ มันก็จะรู้ทั่ว การรู่ทั่วนี่ก็จะทำให้รู้ลัดเหมือนอย่างที่คุณขนิษฐา ไปเรียนรู้เรื่อง 5 ส ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องมาตั้งเรื่องใหม่ หรืองานวิจัยใครเขาทำมาแล้วเท่าไร ก็ไปอ่านดูสิ ให้รู้ทั่ว
• และคุณก็รู้ลัดสิ เอาต่อยอดเขามา และก็ไม่ได้ไปทำซ้ำเดิม ประหยัดเวลา และประหยัดทรัพยากรไปด้วย
• และประโยชน์สูงสุดของการจัดการความรู้ คือ ดึงความรู้ ความรู้ในตัวคนออกมาให้ได้ และแต่ละคนเข้ามาในกระบวนการจัดการแล้วนี่ คุณผ่านมหาวิทยาลัย คุณผ่านวิทยาลัย คุณก็มาทำงาน มันสับสนขึ้นมาเรื่อยๆ
• แล้วก็ถ้าคุณบอกว่า 60 หรือ 50 คุณ early หรือ retire ไป แล้วนี่ มันก็สาบสูญไป คุณได้อะไร องค์กรได้อะไร และรุ่นหลังต้องตั้งต้นเรียนรู้ใหม่หรือ มันใช่ที่นะคะ มันคงต้องสลายกลายเป็นดิน คุณไม่ทิ้งอะไรไว้ให้เลยหรือ เพราะฉะนั้นนี่ เราต้องมาช่วยกัน คุณมีอะไร คุณต้องเอามา share คุณไม่รู้วิธีจะดึงออกมายังไง ก็มาช่วยกันกับ KM Team นะคะ ต้องดึงตรงนี้ออกมา
• ในกระบวนการจัดการความรู้ของกองแผนฯ เราก็ประกาศนโยบาย ผอ.ให้การสนับสนุนเต็มที่ และมอบหมายให้ดิฉันเป็น CKO จริงๆ แล้วต้องสร้างทีมงาน ซึ่งเวลาเขาถามเป็นทางการก็ต้องบอก ทีมงานใคร เลขาฯ คือใคร แต่ความจริงมันหลวมมากเลย เราบอกว่า ทุกคนคือทีมงาน ทุกคนมีหน้าที่จัดการความรู้ ทุกคนต้องช่วยกันจัดการความรู้
• เพราะฉะนั้น เวลาทำอะไร ทำไปก็ไม่ได้เรียกเฉพาะทีมงาน น้องทุกกลุ่มทุกฝ่าย ก็จะอยู่ร่วมในการจัดการความรู้หมดเลย ซึ่งเราจะมีกิจกรรมต่างๆ มากเลย และเราก็จะทำแผนงานประจำปีขึ้นมาจากแผน กพร. และมาขยายความให้ครอบคลุมกับกิจกรรมของเราด้วย
• เราก็สร้างบรรยากาศ ให้เกิดการจัดการความรู้ ไปทำอะไร มี IT มาช่วย ติดบอร์ดหน้าห้องน้ำ พยายามที่จะให้เขาไปค้นคว้าหาความรู้มา และมาแปะ เป็นความรู้ที่เกิดอยู่ทั่วไป อย่างน้อยเขาก็ได้ทำแล้ว
• ท้ายที่สุดก็ต้องมีการประเมินผล ประเมินแล้วก็ต้องทำให้คนทั่วไปรู้ เราก็จะไปติดประกาศไว้ข้างหน้า เช่น แฟ้มภูมิปัญญามีใครทำบ้าง ศูนย์แลกเปลี่ยนเรียนรู้มีใครขึ้นไป post เรื่องบ้าง ให้รู้กันไปเลย และแต่ละกลุ่มมีกี่คน ทำกี่คน อะไรอย่างนี้ ก็พยายามบอกให้รู้โดยทั่วกัน ตรงนี้ของเราไม่มีลงโทษ ไม่มีรางวัล เราถือว่า ใคราทำใครได้ ตัวคุณได้ กรมฯ ได้ net net เลย คุณไม่ทำก็ไม่ได้ แต่ได้ทราบว่า เดี๋ยว กพ. จะเอาบันทึกประจำวันมาแล้ว คราวนี้ ไม่ทำไม่ได้แล้วละค่ะ แต่อันนี้เราแบบสบาย สบาย นะคะ ให้เขารู้ตัวเอง เพราะว่าตัวเองก็ไม่ชอบ ไม่มีการบังคับ ก็ได้ชื่อว่าเรียนรู้ด้วยตัวเอง ก็ได้เอง
• ... มีกิจกรรมที่เราได้สร้างสรรค์ขึ้นมา ก็คือ ศูนย์แลกเปลี่ยนเรียนรู้ จาก Internet ซึ่งอยู่ในเวปไซต์ของกองแผนงาน
• ... มีแฟ้มภูมิปัญญาซึ่งเวียนให้อ่านกันนี่นะคะ
• ... มีการประชุมกลุ่มเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน
• เรื่องเหล่านี่ทุกท่านเอาไปทำได้ ไม่ยากสักเรื่องเดียว
• เรื่องของการประชุมกลุ่มเรียนรู้นี่ ทุกงานจัดให้มีการประชุมอยู่เสมอ ใช้เงิน 2 แสน แสนห้า แสนหก กลับมาก็ไม่เห็นได้อะไรเลย ได้แต่การประชุม คนไปประชุมก็ได้ฟัง powerpoint ได้ฟังวิทยากร
• ... ก็บอกว่า เปลี่ยนใหม่สิ สองแสน อะไรนั่นน่ะ ทำให้เป็นประโยชน์แก่องค์กร เอาคนที่รู้จริงในองค์กรของคุณที่รู้เรื่องนี้น่ะ สมมติว่า มีการทำเรื่อง การทำแผนยุทธศาสตร์ การจัดทำแผนยุทธศาสตร์ กระบวนการมันยาวนานมากเลย เอาคนที่ทำ เอาคนที่มีส่วนที่เกี่ยวข้องมาคุยกัน และไม่ควรคุยกันเฉพาะหน่วยงานของคุณ ไปเอามาจากกรมฯ ไหนๆ ด้วย
• หรือเรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง เราก็ทำจัดซื้อจัดจ้าง ของทุกกองฯ ในกรมอนามัย ในกรมควบคุมโรค เอามาแลกเปลี่ยนกันว่า เขามีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ดีอย่างไร
• เราคิดว่าอย่างนี้ได้ประโยชน์มากกว่า แล้วก็เป็นเรื่องที่ได้ ณ วันที่คุณ ณ เวลาที่คุณ ณ ชั่วโมงที่คุณ ทำกลุ่มเลย ไม่ต้องมานั่งรอรายงานการประชุมอีก 3 เดือน มา ก็ลืมไปแล้ว เนื่องจากเป็นเรื่องจริง เรื่องตรงของคุณเอง
• ขอแนะนำว่า อย่าคิดแบบเดิม คิดนอกกรอบบ้าง ว่ามีของดีมาให้แล้ว ก็ทำ ลองทำกลุ่มเล็กๆ ก็ได้ เริ่มจากกลุ่มประเมินผลเล็กๆ และต่อมามันก็จะขยายใหญ่ขึ้น เราก็มีการทำกับวิเทศสัมพันธ์ ซึ่งเป็นปีที่ 2 แล้ว
• และก็มีเครื่อง BAR / AAR … Before action review และ After action review อันนี้ก็ทุกคนทำได้ เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานเป็น Teamwork คุณก็ควรจะมี BAR มาตกลงกันว่า คุณจะทำหน้าที่อะไร คุณจะรับผิดชอบกลุ่มไหน ให้ clear กันไปเลย อย่าคิดว่าเขารู้ แม่งานจะต้องมอบหมายงานเลย ใครทำอะไร เสร็จแล้วต้องทำอะไร เมื่องานนั้นเสร็จสิ้นไปแล้วนี่ มาประเมินกัน คือทำ AAR มาคุยกัน เช่น จัดอบรมอะไรมาสักอย่าง อบรมต่างประเทศก็ได้ มอบหมายงานไปเสร็จแล้ว ติดดอกไม้ต้อนรับวิทยากร พอกลับมา มันอาจจะไม่เป็นอย่างนั้น มันอาจจะมีเหตุการณ์ผกผัน มันผกผันเพราะอะไร เราพลาดตรงจุดไหน เราก็มาทำ AAR ครั้งต่อไป เราก็จะไม่ทำผิดที่เดิม มันอาจจะมีสิ่งใหม่ แต่ก็ไม่ซ้ำเดิมนะคะ
• เพราะฉะนั้น BAR / AAR จะเป็นการสอนน้องให้คิดด้วยว่า ระหว่างที่ไปทำนี่ คุณคิดทบทวน คุณคิดวิเคราะห์ว่าคุณผิดตรงไหน คุณมาแลกเปลี่ยนกัน มันได้หลายอย่างจากการทำตรงนี้ว่า ตามความคิดคนอื่น ทำไมคนอื่นเขาไม่คิด และก็สรุปผลการประชุมว่า เป็นยังไง และไป Post ขึ้นไป คนอื่นเขาก็ได้เรียนรู้ด้วย คิดง่ายๆ ไม่ยากเลยค่ะ ทำได้เลย
• เรื่องแฟ้มภูมิปัญญา มันเกิดขึ้นมาเมื่อ กพ.49 ถือเป็นเครื่องมือพัฒนาคน เป็นการจัดการความรู้ เน้นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ตรง เน้นกลุ่มนี้มากมากเลย และก็รูปแบบการเขียนไม่จำเพาะเจาะจง แบบไหนให้เขียนไปเลย จะเป็น diary เป็นบทความ หรืออะไร เขียนไปเถอะ ขอให้เขียนมาก่อนก็แล้วกัน
• คุณก็จะเห็นว่า มันจะมีแค่แบบฟอร์มเท่านั้นเอง มีแผนปฏิบัติงานประจำตัวระดับบุคคล เพราะคนเราอยู่ในกองแผน ก็ต้องรู้ว่าแผนของตัวเองจะทำอะไร มีการมา defend งบประมาณ ให้รู้ว่าใครจะทำงานอะไร และมีกิจกรรมรับผิดชอบของตัวเอง ก็เป็นวินัยกำกับตัวเอง เป็นเครื่องเตือนใจตัวเอง ว่าปีนั้นตัวเองจะทำงานอะไร และก็เป็นหลักฐานสำหรับผู้บริหารมาดูว่า คุณทำอะไร ไปถึงไหน
• การบันทึกความรู้และภูมิปัญญา เป็นอิสระให้คิด ให้เขียน ส่วนที่ 3 จะสำคัญเช่นกัน คือ ข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะจาก ผอ. เพื่อนร่วมกลุ่ม และเพื่อนร่วมงาน แฟ้มทั้ง 40 แฟ้มนี้ เราวางไว้ในที่เปิดเผยนะคะ ใครเข้าไปอ่านของใครก็ได้ อ่านแล้วช่วยลงชื่อด้วย อ่านแล้วถ้ามีความเห็นก็เขียนไปด้วย ซึ่งตรงนี้ คนที่เขียนก็จะดีใจที่มีคนอ่าน แล้วคนอ่านก็จะได้เอาความรู้นั้นไป ถ้าไปลองปฏิบัติได้ความว่าเป็นยังไงก็กลับมาบอก
• หรือโปรแกรมแบบนี้ (น้องคอมพิวเตอร์ เขาทำเยอะ) ทำมาแล้ว แต่ไม่ work ก็เลยไปทำแบบนี้ ของชั้นต่างกับเธอ ก็มีวิธีใหม่ซึ่งเรามาแลกเปลี่ยนกัน นี่คือแฟ้มภูมิปัญญา
• ซึ่งเราหวังว่า แฟ้มภูมิปัญญานี้ คนของเราจะเป็นคนที่คิดเป็นทำเป็น มีหัวใจนักปราชญ์ สุ จิ ปุ ลิ ไม่ใช่ไปที่ไหนก็ไปนั่งฟังเขาเฉยๆ เข้าหูซ้าย ทะลุหูขวา เราก็จะบอกว่า ต่อไปถ้าจะไปทำอะไร ฟังกลับมานะ คิดด้วย อยากถามก็ถาม และก็กลับมาเขียน เพราะฉะนั้น อันนี้เราก็จะฝึกไว้
• เราฝึกคนของเราให้มี 5 ส ซึ่งได้มาจาก ผอ.ศูนย์อนามัยที่ 11 นครศรีธรรมราช ท่านก็จะบอกว่า ให้รู้จัก สงสัยบ้าง ผู้ใหญ่สั่งมาก็สงสัยไม่ผิด ถามเลย ทำไมสั่งแบบนี้ อันนี้เขาเคยสั่งแล้ว มาสั่งซ้ำ จะเอายังไง ก็ถามไป และก็ควรจะมีวิธีถาม มีทักษะในการถาม และก็สังเกต สืบค้น สังเคราะห์ และสื่อสาร
• ข้อสรุปแล้ว อย่าเก็บไว้กับตัว มันจะหายกลายเป็นดินกลับมาสื่อสารบอกคนอื่นต่อด้วย เพราะฉะนั้น อันนี้ก็คาดหวังแฟ้มภูมิปัญญา ก็จะทำให้คนของเราดีขึ้น
• และอีกอย่างคือ การทำ AAR กับตนเอง เมื่อกี้บอกว่า ทำ AAR เป็นกลุ่ม แต่แฟ้มภูมิปัญญา เป็นการทำ AAR ของตนเอง เมื่อเราไปทำอะไร ก็กลับมาทำ AAR กับตนเอง พูดกับตัวเองว่าเราทำอย่างไร วิเคราะห์ตนเอง วิพากย์ตนเอง สรุปตัวเองให้เสร็จสรรพ และลงไปเขียนในแฟ้มภูมิปัญญา
• วันๆ หนึ่ง วันนี้เจ้านายมอบหมายงานที่ชั้นไม่เคยรู้จัก จะทำอย่างไร วิเคราะห์เป็นภาพให้เห็น มันจะสอนให้เรากว้างขึ้น ทำให้เราแข็งแรงขึ้น เวลาคนเขาว่า เพราะว่าชั้นว่าตัวเองเสร็จเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องรอให้ใครมาว่า เราทำให้รู้จักตัวเองมากขึ้น จุดอ่อนจุดแข็งเราเป็นอย่างไร ทำ AAR กับตนเอง ในแฟ้มภูมิปัญญา และสุดท้ายคือ แลกเปลี่ยนต่อยอดความรู้
• จากการประเมินบทเรียนของปีนี้ เราตั้งเป้าไว้ว่า มีคนบันทึกแฟ้มภูมิปัญญา 28 คน เมื่อสิ้นปี 50 กันยานี้ ก็มีคนบันทึกไปแล้ว 29 คน จะมี 60 เรื่องในแฟ้มภูมิปัญญา ก็มีคนบันทึกไปแล้ว 107 เรื่อง ก็น่าชื่นใจ แต่เรายังไม่ดูชัด เพราะว่า 107 เรื่อง มันเป็น Explicit knowledge เสียส่วนใหญ่ ยังไม่ใช่ประสบการณ์ตรงของน้อง แต่เราก็ยังชื่นใจแล้วว่า เขาเขียน ตราบใดที่เขาเขียน และเขายังเขียนต่อไป ก็ OK แล้ว เพราะว่าก็เป็นสิ่งที่เราคาดหวังไว้
  เราก็คิดว่าการพัฒนาคนมันไม่ง่าย ก็คงให้ติดตามกันต่อไปว่า เราจะเป็นยังไง

ทำยังไง คนถึงจะ post เรื่องที่น่าสนใจขึ้นมา ?

• ข้อที่หนึ่งจะให้วิธีการใช้ที่ง่าย สองคือ ตัวเองทำด้วย เวลาเราไปบอกใคร ก็บอกว่า ฉันทำ ฉันก็บอก และสามคือเราจะประเมินอยู่เสมอ ว่าคนนั้นทำ คนนี้ทำ ไม่รู้ว่าเป็นแรงจูงใจหรือเปล่า เราทำให้สบาย สบาย ไม่ต้องวิชาการ อะไรก็ได้

ความคิดของน้องเรื่องแฟ้มภูมิปัญญา

• น้องอยู่ฝ่ายพัสดุของกองฯ ละค่ะ ... คิดว่าสิ่งแรก คือ เขียนง่าย ไม่ได้เจาะจงว่าต้องเขียนอะไร และไม่ได้ตีกรอบให้เขียน ถามว่า จะให้สกัดความรู้อะไร แรกๆ เราก็อายที่จะเขียน เพราะว่าที่ฝ่ายมีนักวิชาการเยอะ
• เริ่มเขียนจากกรณีมีคนในกองฯ เสียชีวิต ก็เลยเขียนขั้นตอนขึ้นมาว่า เราต้องทำอะไรบ้าง ติดต่อไปที่ไหน มีพี่เข้ามาอ่าน ก็บอกว่า นี่ก็คือการเขียนแฟ้มภูมิปัญญา เขาก็ชื่นชมว่าดี เราก็ประทับใจ ทำให้รู้แนวทางว่า เขียนแบบนี้ก็ได้ และต่อไปจะเขียนยังไง ให้เห็นผล ก็ลองเขียนไปเรื่อยๆ
• ปีนี้เห็นประโยชน์ว่า เพราะว่ามีคุณพ่อพี่เจี้ยมเสียชีวิต ก็ค้นหาวิธีว่าต้องทำอะไร อย่างไรบ้าง ก็แค่เอาแฟ้มภูมิปัญญาปีที่แล้วมา และอ่านก็จะรู้วิธีการทำในขั้นตอนของการเสียชีวิตได้

ความรู้สึกของน้องที่มาอยู่ใหม่ รู้จักพี่จากแฟ้มภูมิปัญญา

• น้องคนหนึ่งบอกว่า ... เป็นเด็กใหม่ซึ่งเข้ามาอยู่ที่กองแผน 6 เดือน เข้ามาอยู่ใหม่ก็ไม่รู้ว่าใครเป็นยังไง หรือว่ามีลักษณะอย่างไร
• แฟ้มภูมิปัญญาก็ช่วยให้เราได้รู้จักพี่ๆ ว่าคิดยังไง เป็นคนลักษณะแบบไหน รู้ว่า เขาอยู่ที่ส่วนไหน ยังไง ถ้าเรื่องนี้ เราจะติดต่อกับใคร ไปหาคนไหน ก็เป็นประโยชน์ โดยดูจากบทความที่เขาเขียนละครับ

ที่นี้ พอทำ KM ไปแล้ว ก็เลยทำให้เห็นประโยชน์ต่อยอดขึ้นมาอีกหลายอย่างเลยนะคะ

ศูนย์แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กองแผนงาน ... ดูได้ที่นี่นะคะ

รวมเรื่อง ภาคีจัดการความรู้ภาคราชการ plus กรมอนามัย Open House