การปฏิบัติงานในสำนักงาน สิ่งหนึ่งที่มีความจำเป็นในการดำเนินงาน และอาจมองข้ามไป คือ การใช้กระดาษ  ถึงแม้วันนี้จะมีหลายหน่วยงานที่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยในการดำเนินงาน ทำให้ลดปริมาณการใช้กระดาษแล้วก็ตาม แต่กระดาษยังคงต้องใช้ในการติดต่อสารเรื่องราวต่าง ๆ ของหน่วยงาน

     ที่ผมหยิบนำเรื่องนี้มาเขียน เห็นว่า ในหน่วยงานเดิมกระดาษไม่ได้มีการจัดระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ คือ การเบิกกระดาษมีการควบคุมการเบิก-จ่าย โดยเจ้าหน้าที่พัสดุ การเบิกไม่ได้มีขั้นตอนอะไรมากครับ เพียงแต่ผู้ที่มีความประสงค์จะขอเบิกต้องไปที่หน่วยพัสดุ และเขียนใบเบิกวัสดุกับเจ้าหน้าที่พัสดุ พอสิ้นปีงบประมาณเจ้าหน้าที่พัสดุจะมีการสรุปการเบิกจ่ายการเบิกกระดาษ เห็นตัวเลขการใช้กระดาษค่อนข้างเยอะ แต่เหตุผลส่วนใหญ่คือ ปริมาณงานมาก จำเป็นต้องใช้กระดาษมาก  ผมได้มีการรณรงค์การใช้กระดาษหน้าเดียว โดยจัดกิจกรรมธนาคาร 5 ส. ให้ผู้ที่นำกระดาษที่ใช้หน้าเดียวมาฝากกับธนาคาร 5 ส.  โดยนำมาเก็บไว้ที่ห้องผลิตเอกสาร เพื่อนำกลับมาใช้อีก
กรณีการทำเรื่องต่าง ๆ ภายในหน่วยงาน ที่ยังไม่ได้เป็นฉบับจริง ก็ให้ใช้กระดาษหน้าเดียว สำหรับผู้ที่นำกระดาษหน้าเดียวมาฝากกับธนาคาร 5 ส. ก็จะมีรางวัลมอบให้ช่วงที่มีการจัดกิจกรรม แต่ตัวเลขการใช้กระดาษยังสูงอยู่

      เรื่องนี้เจ้าหน้าที่พัสดุ ได้หยิบมาพูดกันตอนจัดกิจกรรมวิพากษ์แผนยุทธศาสตร์ โดยทางคณะเปิดโอกาสให้ทุกคนในคณะได้เสนอความคิดเห็นได้อย่างกว้างขวางในงานที่ตนเองรับผิดชอบ ทางเจ้าหน้าที่พัสดุเห็นว่า การเบิกกระดาษควรมีการจัดสรรโควต้าให้แต่ละคนเบิกว่า ปีหนึ่งหมายถึงปีงบประมาณ ควรเบิกกระดาษได้จำนวนเท่าไร
ประเด็นเรื่องดังกล่าว ยังไม่ได้รับความสนใจเท่าไร แต่ผู้ปฏิบัติหน้างาน โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่พัสดุ เห็นว่า เรื่องนี้ถ้าทุกคนช่วยกันจะทำให้ประหยัดการใช้กระดาษ และประหยัดงบประมาณของหน่วยงานได้มาก
ผู้บริหารของคณะที่มีหน้าที่กำกับดูแลงานโดยตรงด้านงานการเงินและพัสดุ คือ รองคณบดีฝ่ายบริหาร เห็นความสำคัญของเรื่องดังกล่าว จึงได้ยกร่าง ประกาศของคณะขึ้น เรื่อง มาตรการการประหยัดการใช้กระดาษถ่ายเอกสาร (กระดาษเอ 4) คณะสหเวชศาสตร์ ขึ้น และนำเข้าที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะ ที่ประชุมคณะมีการเสนอความเห็นกันอย่างกว้างขวาง ส่วนหนึ่งมีข้อมูลจากเจ้าหน้าที่พัสดุสรุปเรื่องปริมาณการใช้กระดาษมาให้ประกอบการตัดสินใจ ได้ข้อสรุปจากที่ประชุมออกมาดังนี้ ครับ

  • อาจารย์เบิกกระดาษเอ 4 ไม่เกิน 4 รีม/ปี
  • ผู้บริหารเบิกได้ไม่เกิน 6 รีม/ปี
  • บุคลากรในสำนักงานเลขานุการ เบิกได้ดังนี้

 

งานธุรการ   เบิกได้ไม่เกิน      15   รีม/ปี
งานการเงิน                         เบิกได้ไม่เกิน      20   รีม/ปี
งานพัสดุ  เบิกได้ไม่เกิน      20   รีม/ปี  
งานนโยบายและแผน  เบิกได้ไม่เกิน      20    รีม/ปี
งานบริการการศึกษา   เบิกได้ไม่เกิน      60    รีม/ปั 
งานห้องปฏิบัติการ  เบิกได้ไม่เกิน      20    รีม/ปี
ศูนย์ส่งเสริมสุขภาพ  เบิกได้ไม่เกิน       4     รีม/ปี 

       ช่วงที่ประกาศฉบับนี้ออกมา ผมนำเรื่องแจ้งให้ที่ประชุมสำนักงานรับทราบ มีผลย้อนกลับเรื่อง การจำกัดปริมาณการเบิกกระดาษอยู่เหมือนกัน เนื่องจากเครื่อง Print ส่วนใหญในสำนักงานมีการใช้ร่วมกัน ปกติจะมีคนที่เบิกมาไว้ใช้สำหรับส่วนกลาง กระดาษในเครื่อง Print จะมีเพียงพอสำหรับการ Print งาน แต่พอมีประกาศฉบับนี้ออกมาหลายคนไม่ค่อยได้รับความสะดวก เนื่องจากเวลา Print งานต้องนำกระดาษมาใส่ไว้ในเครื่องเอง ถ้ากระดาษเหลือก็นำกลับไป ไม่ปล่อยให้กระดาษเหลืออยู่ที่เครื่อง Print ช่วงแรกมีการพูดถึงเรื่องนี้กันบ่อย ๆ แต่พอทำไปได้ระยะหนึ่ง ผมสังเกตเห็นว่าเรื่องนี้เริ่มกลายเป็นความเคยชิน และทำให้ทุกคนระมัดระวังเรื่องการใช้กระดาษเพิ่มมากขึ้น
 
       โดยส่วนตัวผมมักไม่ค่อยเป็นคนเบิกกระดาษ ใช้ร่วมกับเจ้าหน้าที่ในงาน ตอนนี้เวลากระดาษไม่มีในเครื่อง Print ผมไปขอยืมงานอื่น เสร็จแล้วต้องนำกระดาษไปใช้กลับคืนตามตามจำนวนที่ผมยืมมา  บางครั้งผมนำกระดาษไว้ที่เครื่อง Print เตรียมจะ Print มีคนอื่นสั่ง Print  ก่อน ก็นำกระดาษมาใส่คืนให้ใหม่ครับ ผู้บริหารในคณะก็ปฏิบัติอย่างนี้เช่นกัน การเบิกกระดาษทุกคนสามารถเบิกได้ แต่จะมีการควบคุมตัวเลขเป็นงาน ยกเว้นอาจารย์ และผู้บริหาร จะเป็นมีการควบคุมเป็นรายบุคคล

     จากมาตรการดังกล่าวทำให้พฤติกรรมของทุกคนในหน่วยงานเปลี่ยนไปครับ ผมเห็นว่าการควบคุมโดยการสร้างจิตสำนึกในเรื่องของการประหยัด บางครั้งจำเป็นต้องมีการควบคุมที่ออกกฎ ระเบียบ (Hard Control) และลดความสะดวก สบายลงบ้าง 


                                                                                    บอย สหเวช   
                                                                                    3  พ.ค. 50