โอกาสมากับวิกฤติ คืนวันที่ ๕ ตุลาคม ๒๕๖๕ วิกฤติมาเปิดโอกาสให้ผมเสนอให้สภาสถาบัน สบช. มีข้อตกลงอย่างชัดเจนในเรื่องขั้นตอนการเสนอเรื่องสู่การประชุมสภา โดยที่ก่อนหน้านี้เคยกำหนดหลักการคร่าวๆ ไว้แล้ว แต่ไม่มีใครเคารพกติกานั้น ผมตีความว่า เป็นความผิดพลาดของนายกสภา คือตัวผม ที่ไม่ได้ขอทำความตกลงให้ชัดเจน
การประชุมสภาครั้งที่ ๘/๒๕๖๕ กำหนดวันที่ ๖ ตุลาคม เวลา ๙.๐๐ - ๑๒.๐๐ น. มีวาระเชิงนโยบาย ๑ เรื่อง กะว่าใช้เวลาราวๆ ๑ ชั่วโมง และมีวาระเพื่อพิจารณาอนุมัติ ๑๒ เรื่อง แต่ตกค่ำวันที่ ๕ มีการเสนอเรื่องเพื่อพิจารณาอนุมัติเพิ่มอีก ๑๑ เรื่อง โดยไม่มีเอกสารให้กรรมการอ่านล่วงหน้า เจ้าหน้าที่ของสำนักงานสภาต้องอยู่ทำงานจนดึกดื่น ผมทราบข่าวผ่าน group Line สภาสถาบัน จึงแจ้งกลับไปว่าหากไม่มีเอกสารให้ผมพิจารณาความสำคัญและเร่งด่วนผมไม่อนุญาตให้เอาเข้าที่ประชุม ลงท้ายเวลาเกือบสามทุ่มก็มีเอกสาร ๔ วาระส่งมา และเห็นชัดว่าเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นต้องเข้าที่ประชุมวันรุ่งขึ้น
การประชุมในวันที่ ๘ เริ่มด้วยวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งที่ประชุม ผมแจ้งข้อปรารภ ๒ เรื่อง เรื่องแรกเตรียมไว้ล่วงหน้าและจะยังไม่เล่า ขอเล่าเรื่องที่ ๒ คือ ระบบการประชุมของสภาสถาบัน โดยเมื่อตื่นขึ้นมาตอนเช้ามืดวันที่ ๖ ตุลาคม หลังออกไปเดินออกกำลังกายครึ่งหนึ่งของเวลาที่เดินตามปกติ ผมก็เตรียม PowerPoint ของข้อปรารภข้อที่ ๒ ดังนี้
ในที่ประชุม ผมแจ้งว่าเหตุการณ์เมื่อคืน นำสู่ข้อปรารภเพื่อขอทำความตกลงระบบประชุมสภาที่มีการเตรียมการณ์อย่างดี ช่วยให้เป็นการประชุมคุณภาพสูง มีการเตรียมข้อมูลและข้อเสนอ ให้สภาพิจารณาเรื่องนั้นๆ อย่างรอบคอบ นำสู่ความเจริญก้าวหน้าของสถาบัน จึงขอทำความตกลงตาม PowerPoint ว่าแฟ้มประชุมสภาสถาบันต้องถึงมือกรรมการทุกคนก่อนวันประชุมอย่างน้อย ๕ วันทำการ (คือ ๑ สัปดาห์ล่วงหน้า) เพื่อให้กรรมการได้อ่านเอกสารมาล่วงหน้า เพื่อช่วยลดเวลานำเสนอลง ดังนั้น เอกสารวาระประชุมที่หน่วยงานต่างๆ เสนอมาที่สำนักงานสภาต้องส่งล่วงหน้าอย่างน้อย ๑๐ วันทำการ เพื่อให้สำนักงานสภามีเวลาดำเนินการ ๓ วัน และใช้เวลาส่งอีก ๒ วัน
ดังนั้นการประชุมคณะกรรมการย่อยที่ประชุมเพื่อส่งเรื่องเข้าสภาสถาบัน ต้องจัดล่วงหน้าให้มีเวลาจัดส่งเอกสารให้แก่สำนักงานสภาสถาบันได้ทันตามเวลาดังกล่าว
จะไม่รับวาระเพิ่มเติมหลังเอกสารการประชุมออกไปสู่กรรมการแล้ว ยกเว้นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนสุดวิสัยจริงๆ (เหมือนอย่างเรื่องการจัดตั้งคณะแพทยศาสตร์รวม ๔ วาระ ที่เสนอกรรมการทางไลน์เมื่อคืนนี้แล้ว) ก็ให้เสนอขออนุญาตจากนายกสภา ทางไลน์กลุ่มกรรมการสภา เมื่อนายกสภาอนุญาตจึงจะเอาเข้าเสนอสภาได้
ผมชี้ให้ที่ประชุมเห็นว่า วาระเพื่อพิจารณานั้นมี ๒ กลุ่ม คือกลุ่มที่จะต้องพิจารณาสาระอย่างรอบคอบ เพราะเป็นเรื่องซับซ้อนมีหลายแง่หลายมุม (สภาทำหน้าที่เชิง strategic mode of governance) หากพิจารณาไม่รอบคอบก็จะมีผลเสียต่อสถาบันได้ จึงต้องส่งแฟ้มประชุมให้ถึงกรรมการล่วงหน้าอย่างน้อย ๕ วันทำการ เพื่อให้กรรมการได้อ่านเอกสารมาก่อน กับกลุ่มที่อนุมัติเป็นพิธีกรรม (fiduciary mode of governance) เพื่อให้เป็นไปตามกติกาว่าเรื่องนั้นๆ ต้องผ่านการอนุมัติของสภาเสียก่อน อย่างกรณี ๔ วาระเรื่องการจัดตั้งคณะแพทยศาสตร์ ที่ สป.อว. ต้องการหลักฐานว่าผ่านสภาแล้ว วาระแบบนี้ ๔ วาระใช้เวลาอนุมัตินาทีเดียวก็พอ โดยกรรมการทุกคนต้องอ่านเอกสารประกอบวาระมาก่อน และเห็นพ้องกัน ว่าเป็นเรื่องตรงไปตรงมา
ผมได้เรียนรู้ว่า งานสำคัญต้องมีการจัดระบบ ต้องไม่ปล่อยให้มั่ว ซึ่งในที่สุดจะเกิดผลดีต่อทุกฝ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต่อสถาบัน
วิจารณ์ พานิช
๖ ต.ค. ๖๕
