จากการที่ผู้เขียนได้ปฏิบัติงานสายสนับสนุนมานานนับร่วม ๓๐ กว่าปีนั้น...ทำให้เข้าใจในเรื่องของการปฏิบัติงานในสายปฏิบัติเป็นอย่างมาก เพราะงานสายสนับสนุนวิชาการเป็นงานที่หลากหลาย มีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย มิใช่เป็นเชิงวิชาการอย่างเดียว...อันดับแรก คือ ต้องทราบถึงภาระงานที่ต้องมาพร้อมกับกรอบอัตรากำลัง ในการจะจ้างใครสักคนเข้ามาทำงานในหน่วยงานนั้น ต้องมีการกำหนดภาระงาน มีการวิเคราะห์งาน มีการบรรยายลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติให้ทราบอย่างชัดเจน เพราะการวิเคราะห์งานนั้น ต้องทราบถึงเวลา ปริมาณงานที่ต้องปฏิบัติเป็นไปอย่างมีมาตรฐานในการกำหนดตำแหน่งของงาน ซึ่งภาระงานที่ดีนั้นต้องมีไม่มาก ไม่น้อยในของตำแหน่งนั้นจนเกินไปนัก เนื่องจากจะทำให้ผู้ปฏิบัติเกิดความเครียดในการปฏิบัติงานได้ และก็ไม่ควรมีภาระงานที่น้อยเกินไปจนทำให้ผู้ปฏิบัติรู้สึกถึงความด้อยค่าของการทำงานของตนเองที่มีความรู้ความสามารถแต่ปฏิบัติงานไม่คุ้มค่ากับตนเองได้รับให้ปฏิบัติ
ในการกำหนดกรอบอัตรากำลัง ควรทำการวิเคราะห์ ประเมินค่างานในเรื่องของการกำหนดระดับตำแหน่งไว้ด้วย ด้วยความเห็นชอบของสภามหาวิทยาลัยกำหนดจากกี่ % ของงบประมาณบุคลากรที่ไม่รวมด้วยงบลงทุน เพราะจะทำให้ทราบถึงว่าควรมีการใช้จ่ายงบประมาณจากงบประมาณดังกล่าวมากหรือน้อย การประเมินค่างานของแต่ละตำแหน่งควรประเมินค่างานในภาพรวมของมหาวิทยาลัยในครั้งเดียวเพราะจะได้ทราบถึงภาพรวมของมหาวิทยาลัยไม่ทำให้เกิดการเหลื่อมล้ำของตำแหน่ง
ผู้ที่เป็นผู้บังคับบัญชาต้องทราบและเข้าใจถึงเนื้องานที่บุคลากรได้ปฏิบัติอย่างถ่องแท้ และสามารถช่วยดูแล ควบคุม แก้ไขงานนั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี มิทำให้เกิดผลเสียต่อหน่วยงานนั้นได้...การขออัตรากำลังควรขอควบคู่กับการมีภาระงานที่จะให้บุคลากรได้ปฏิบัติ เพราะนั่นแสดงถึงความจำเป็นในการขออัตรากำลังเข้ามาในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน
สิ่งที่สำคัญเพื่อให้แต่ละตำแหน่งมีความไม่เหลื่อมล้ำและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน คือ การกำหนดมาตรฐานตำแหน่งของงานในแต่ละตำแหน่งให้ชัดเจน เพื่อเป็นกรอบในการปฏิบัติงานของแต่ละตำแหน่ง เช่น มาตรฐานกำหนดตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารทั่วไป บุคลากร นิติกร นักวิชาการศึกษา ซึ่งแต่ละตำแหน่งมีภาระงานที่ต้องปฏิบัติในด้านใดบ้าง ปัจจุบันจะจำแนกออกเป็นด้านการปฏิบัติการ การวางแผน การประสานงาน การบริการ สำหรับประเภทวิชาชีพเฉพาะ ฯ ซึ่งถ้าเป็นของข้าราชการก็ยังใช้เกณฑ์กลางของภาครัฐ ส่วนพนักงานมหาวิทยาลัยอาจใช้หรือมหาวิทยาลัยมากำหนดมาตรฐานกำหนดตำแหน่งได้เอง ตามที่สภามหาวิทยาลัยเห็นชอบ ทั้งนี้ให้เป็นไปตามระบบ และบริบทของมหาวิทยาลัยนั้น ๆ ได้ถือปฏิบัติและเป็นแนวทางในการกำหนดเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานของแต่ละตำแหน่ง
เมื่อมีมาตรฐานกำหนดตำแหน่งแล้ว ควรจัดทำภาระงานเป็นรายตำแหน่งให้ชัดเจน เพื่อให้บุคลากรเข้าสู่ตำแหน่งนั้นด้วยความชัดเจนที่จะได้ทำการปฏิบัติงานตามตำแหน่งที่ตนเองได้สอบคัดเลือกเข้ามาทำงานเป็นไปตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง ทราบถึงภาระงานที่ชัดเจนที่ตนเองจะได้ปฏิบัติ และไม่ทำให้เกิดการมาฟ้องร้องเกิดขึ้นในภายหลังได้ เมื่อได้ปฏิบัติงานเป็นระยะเวลาพอสมควร ก็จะมีการนำผลงานที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์ในการทำงาน นำมาเขียนเป็นคู่มือในการปฏิบัติงาน เพื่อนำผลงานในการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น เช่น ระดับชำนาญการ ชำนาญการพิเศษ เป็นต้น คู่มือปฏิบัติงาน มีหลากหลายเรื่องที่ได้ปฏิบัติ ในแต่ละเรื่องจะมีกฎหมาย ระเบียบ หลักเกณฑ์มากมายที่ต้องอ้างถึง
ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน นั้น มิได้มีการกำหนดโครงสร้างและรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐาน เขียนได้หลายลักษณะ หลายรูปแบบของงาน แต่ควรเขียนให้เข้าใจง่าย ยืดหยุ่น กระทัดรัด กระชับ ชัดเจน รัดกุม ใช้ศัพท์ให้เหมาะสมกับผู้ใช้งาน ศึกษาได้จาก เทคนิคการเขียนคู่มือ ซึ่งได้อธิบายรายละเอียดของการเขียนคู่มือปฏิบัติงานได้อย่างเข้าใจ สำหรับผู้เขียนได้เขียนคู่มือปฏิบัติงานจากประสบการณ์ที่เคยได้ปฏิบัติงานสายสนับสนุนมานาน และเคยช่วยพี่ ๆ หัวหน้างานในการช่วยพิมพ์ และเคยเห็นพี่ทำตามแบบที่ผู้เขียนนำมาถ่ายทอดต่อ (สมัยนั้น มิได้มี IT ให้ได้ศึกษาเช่นกับปัจจุบันนี้ด้วยซ้ำ) ตามนี้ คู่มือปฏิบัติงานหลัก ซึ่งหากวิเคราะห์ หรือสังเคราะห์ ดูแล้วจะทำให้ทราบถึงผลของความเป็นชำนาญการได้เป็นอย่างดี ทำให้งานที่ได้เขียนมีคุณภาพของงานมากขึ้น เพราะงานที่สายสนับสนุนปฏิบัติจะมีตั้งแต่งานหลัก งานรอง และงานอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชามอบหมายให้ได้ปฏิบัติ การเขียนคู่มือ ๕ บท มิใช่เมื่อเขียนแล้วขึ้นหิ้งแบบที่กล่าวอ้าง แต่เป็นผลงานที่คนเขียนได้เขียนออกมาจากความรู้ ความสามารถของตนเองเท่านั้น...สิ่งที่ต้องการให้เกิดผลนั้น คือ การเขียนคู่มือปฏิบัติงานหลักแล้ว ได้อะไรจากการเขียนคู่มือ และนำมาปรับใช้ หรือประยุกต์ใช้ในการทำงานได้อย่างไรมากกว่า...นี่คือ สิ่งที่ภาครัฐต้องการให้เกิดขึ้น เพราะแสดงถึงนวัตกรรมที่เกิดขึ้นในอนาคตของแต่ละบุคคล
การเขียนคู่มือปฏิบัติงาน...เป็น “เอกสารแสดงเส้นทางการทำงานในงานหลักของตำแหน่ง ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ โดยระบุขั้นตอน รายละเอียดของกระบวนการต่างๆ ในการปฏิบัติงาน กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง กับงานตลอดจนแนวทางการแก้ไข ปั ญ ห า แ ล ะ ข้ อ เ ส น อ แ น ะ ใ น ก า รป ฏิ บั ติ ง า น ดั ง ก ล่ า ว ซึ่ ง ต้ อ ง ใ ช้ประกอบการปฏิบัติงานมาแล้ว และต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน”
ขอเขียนไว้เพื่ออธิบายให้คนรุ่นหลังได้เข้าใจอย่างถูกต้อง เพื่อมิให้ถูกเข้าใจบิดเบือนจากความเป็นจริงด้วยวาทกรรมของคนที่มิได้ปฏิบัติงานจริง
***ข้อควรระวัง*** ในการเขียนคู่มือปฏิบัติงานหลัก ควรเขียนด้วยตนเอง ใช้ความรู้ของตนเอง มีจรรยาบรรณเป็นของตนเองที่ได้นำมาเขียน เพราะแสดงถึงการมีความรู้จริง มีเทคนิคในการเขียนผลงาน
ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาอ่านบันทึกนี้ค่ะ
บุษยมาศ แสงเงิน
๘ ธันวาคม ๒๕๖๓
รูปน่ารัก สื่อถึงความตั้งใจพัฒนาผลงานค่ะ
ขอบคุณค่ะ พี่แก้ว