หลักในการถือเป็นเงินรับฝาก จากที่ผ่านมาเงินรับฝากที่กองคลังและพัสดุทำหนังสือเวียนออกไปให้ทุกหน่วยงานถือปฏิบัติ ในส่วนที่นอกเหนือจากนั้นก็ถือเป็นเงินรับฝากได้ การที่ถือเป็นเงินรับฝากแต่ละครั้งจะต้อง ทำหนังสือบันทึกข้อความขออนุมัติอธิการบดี ให้เป็นเงินรับฝาก่อน แล้วทำใบนำส่งตามแบบฟอร์มของมหาวิทยาลัยโดยดาวน์โหลดได้จากเวบไซด์ของกองคลังและพัสดุ แล้วกรอกรายละเอียดตามแบบฟอร์มให้หัวหน้าแต่ละหน่วยงานลงนามนำส่งเงินที่กองคลังและพัสดุ การนำส่งเงินถ้าเป็นเช็คจะต้องเป็นเช็คในนามมหาวิทยาลัยมหาสารคามเท่านั้น ถ้าเป็นเงินสดจะถอนมาจากธนาคารเป็นจำนวนมาก ๆ ไม่ควรนำเงินสดมาส่งกองคลังฯ เนื่องจากมีความเสี่ยงสูงในการถือเงินสด สามารถผ่านเงินเข้าบัญชีของมหาวิทยาลัยได้โดยโทร.ถามกองคลังว่าจะให้เข้าบัญชีอะไร เมื่อนำเข้าบัญชีเงินฝากแล้ว นำหลักฐานใบPayin กับใบนำส่งเงินไปส่งเงินที่เคาน์เตอร์รับเงินของกองคลัง กองคลังก็จะออกใบเสร็จรับเงินให้หน่วยงาน และกองคลังฯจะออกเลขที่ใบนำส่งเงินคืนให้หน่วยงานด้วย หนึ่งชุด และเมื่อกองคลังรับเงินแล้วก็จะนำไปเข้าระบบเงินรับฝากในงบประมาณประเภทเงินรับฝากนั้น หน่วยงานที่นำฝากก็จะสามารถตรวจสอบรายรับที่ตนเองนำส่งได้ในระบบ MIS เพื่อนำดำเนินเบิกจ่ายเงินได้ตามต้องการต่อไป