๗๘๒. ภาระงานของสายสนับสนุนวิชาการ ในสถาบันอุดมศึกษา

ในการทำงานในสถาบันอุดมศึกษา โดยเฉพาะสายสนับสนุนวิชาการ...เริ่มต้นจากการที่ท่านสมัครเข้ามาทำงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในสถาบันอุดมศึกษา...ท่านได้สอบเข้ามาและมีการประกาศผลว่าได้บรรจุเข้ามาทำงานแล้ว สิ่งแรกที่ท่านต้องทำ นั่นคือ การเข้ามารายงานตัวเพื่อเข้ารับทราบการทำงานในตำแหน่งที่มหาวิทยาลัยเปิดสอบ...และเมื่อเข้ารับการบรรจุแล้ว ท่านต้องทำหน้าที่ตามภาระงานที่มหาวิทยาลัย ซึ่งหน่วยงานภายใน เช่น สำนัก สถาบัน คณะ กอง ฯลฯ มอบหมายให้ท่านได้ทำหน้าที่นั้น...ภาระงานเป็นอันดับแรกที่หน่วยงานต้องจัดทำ...

ท่านจำเป็นต้องมีภาระงานที่ชัดเจนตรงตามตำแหน่งที่ท่านเป็น ซึ่งภาระงานนี้ อาจดูได้จากมาตรฐานกำหนดตำแหน่งของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งมหาวิทยาลัยได้จัดทำขึ้น เพราะมาตรฐานกำหนดตำแหน่งจะเป็นภาพกว้าง ๆ ของตำแหน่งนั้น ๆ...ภาระงานอาจเป็น Subset ซึ่งอยู่ในมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง ถือว่าเป็น Set ใหญ่...การวิเคราะห์ภาระงานในหน้าที่นั้น ถือเป็นหน้าที่ของหน่วยงานที่อยู่ภายในมหาวิทยาลัยจะต้องจัดทำ เช่น คณะ สำนัก สถาบัน กอง ฯลฯ เป็นผู้จัดทำภาระงานนี้ขึ้นมาให้ตรงกับกรอบอัตรากำลัง ตามโครงสร้างที่สภามหาวิทยาลัยกำหนด ซึ่งได้จัดทำตามมาตรา ๒๐ แห่งพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษา พ.ศ.๒๕๔๗...

โดยมาตรา ๒๐ กำหนดว่า ให้สภาสถาบันอุดมศึกษา กำหนดกรอบของตำแหน่ง อันดับเงินเดือนของตำแหน่งและจำนวนของข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษาที่พึงมีในสถาบันอุดมศึกษานั้น รวมทั้งภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง และคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง...การกำหนดตามข้างต้น ให้กำหนดคราวละสี่ปี โดยต้องคำนึงถึงความมีประสิทธิภาพ ความไม่ซ้ำซ้อน ความประหยัด และต้องสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่ ก.พ.อ.กำหนด

ซึ่งภาระงานที่แต่ละหน่วยงานต้องจัดทำนั้น ต้องจัดทำภาระงานที่จะต้องให้บุคคลที่มหาวิทยาลัยต้องรับเข้ามาทำงาน...การกำหนดภาระงาน หน้าที่ที่ต้องจัดทำนั้น เป็นไปตามตำแหน่งงาน เกี่ยวกับงาน (มิใช่ตัวบุคคล...จะต้องมองที่งานเป็นหลัก ไม่ใช่มองที่ตัวคน)...คือ การเขียนงานให้คนได้ถือปฏิบัติ เพราะเมื่อคน ๆ นั้น ลาออก ย้ายไปปฏิบัติหน้าที่ในหน่วยงานอื่น งานนั้นก็ยังต้องคงอยู่ที่ตำแหน่งเดิม ซึ่งหน่วยงานจำเป็นต้องเปิดรับสมัครบุคคลเข้ามาแทนที่ เรียกว่า นำคนเข้ามาสวมกับงานที่มี นี่คือ การจัดทำภาระงานในหน้าที่ของสายสนับสนุน

ภาระงานของสายสนับสนุนวิชาการที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละตำแหน่งแตกต่างกันมาก เช่น ภาระงานของตำแหน่งงานนิติกร ตำแหน่งบุคลากร ตำแหน่งงานบริหารงานทั่วไป ตำแหน่งนักวิชาการศึกษา ตำแหน่งนักวิชาการคอมพิวเตอร์ ตำแหน่งนักวิทยาศาสตร์ ฯลฯ ภาระงานก็มีความแตกต่างกัน จำเป็นต้องเขียนภาระงานให้เป็นไปตามตำแหน่งนั้น ๆ โดยดูจากมาตรฐานกำหนดที่มหาวิทยาลัยกำหนดให้เป็นเกณฑ์ (ซึ่งไม่จำเป็นต้องลอกมาจากมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง เพราะงานเป็น Subset ของมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง)...ควรเขียนงานให้ชัดเจน เพราะหากเขียนงานไม่ชัดเจน จะมีผลทำให้ Career path ของตำแหน่งงานที่ท่านได้ปฏิบัติไม่ชัดเจน...ในการทำงานของสายสนับสนุนวิชาการ จะไม่เหมือนกับงานสายวิชาการ เพราะงานของสายสนับสนุนวิชาการ เป็นงานสายปฏิบัติ การปฏิบัติงานหากมีภาระงานที่ชัดเจน จะทำให้เขียนแผนผังงาน ขั้นตอน วิธีการทำงาน เรียกว่าสังเคราะห์ วิเคราะห์งาน ได้อย่างชัดเจน

หากท่านยังมองงานไม่ออก ต้องสอบถามหัวหน้างาน ผู้อำนวยการกอง หรือพี่ ๆ ที่ท่านทำงานร่วมกันอยู่...หากไม่ทราบลึก ๆ จริง ๆ ต้องสอบถามผู้รู้ลึกในเรื่องภาระงานนั้น ๆ...คนทำงานสายสนับสนุนวิชาการ ต้องเป็นคนที่เรียนรู้งาน เข้าใจงานในหน้าที่ของตนเองที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติ...ต้องรู้จัก Create ประยุกต์การทำงานของตนเองเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ...การทำงานสายสนับสนุน สิ่งที่สำคัญ คือ มีความรับผิดชอบ การคิดการตัดสินใจ ความยุ่งยากซับซ้อนของงาน การตรวจสอบงาน ฯลฯ เข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงาน...ทั้งนี้ การทำงานสายสนับสนุนวิชาการ มีความจำเป็นต้องมีการสังเคราะห์งานเป็น และวิเคราะห์งานได้ มีกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเข้ามาเกี่ยวข้อง...เพราะส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ เป็นส่วนที่จะทำให้คน ๆ นั้น มี Career path ที่ชัดเจนและสามารถทำผลงานออกมาได้...Career path มิใช่ได้กันทุกตำแหน่ง

หัวหน้าหน่วยงาน จำเป็นต้องทราบและรู้จริงในเรื่องของภาระงานที่จะสามารถจัดทำ ระดับตำแหน่งให้สูงขึ้นได้...โดยให้มองที่ตัวงาน มิใช่มองที่ตัวบุคคล คำนึงถึงงานเป็นสำคัญในเรื่องของการจัดระดับตำแหน่ง เพราะระดับตำแหน่งของสายสนับสนุนวิชาการ ไม่เหมือนกับระดับตำแหน่งสายวิชาการ...สายวิชาการจะมีระดับตำแหน่งอาจารย์ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ ผู้ช่วยศาสตราจารย์...แต่สายสนับสนุนวิชาการจะมีระดับตำแหน่งปฏิบัติการ ระดับชำนาญการ ระดับชำนาญการพิเศษ ระดับเชี่ยวชาญ ระดับเชี่ยวชาญพิเศษ...ส่วนประเภทผู้บริหารจะมีระดับผู้อำนวยการกองหรือเทียบเทียบ และผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี...ซึ่งถ้าเป็นภาระงาน ตำแหน่งประเภทผู้บริหารก็จำเป็นต้องมีภาระงาน แต่ไม่ต้องมีการประเมินค่างาน...

การเขียนวิเคราะห์ภาระงานในแต่ละระดับตำแหน่งต้องใช้วิธีประเมินค่างาน ในการประเมินค่างานจะถูกกำหนดโดยประกาศของ ก.พ.อ. เป็นผู้กำหนด หากเราเขียนและวิเคราะห์งานข้างต้นชัดเจน จะสามารถเขียนการประเมินค่างานได้ จะทำให้ทราบว่าตำแหน่งนั้นจะอยู่ในระดับตำแหน่งใด จากข้างต้น...การกำหนดระดับตำแหน่งควรประเมินค่างานก่อน ว่าตำแหน่งนั้นควรได้ระดับตำแหน่งที่สูงขึ้นหรือไม่ แล้วจึงค่อยมาดูที่ตัวบุคคลที่จะต้องเป็นผู้ประเมินตนเองเพื่อเข้าสู่ตำแหน่งนั้น...ในการเขียนงานอาจมีเวลา ปริมาณเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เพราะไม่เช่นนั้น ในแต่ละคนจะมีงานน้อย ไม่คุ้มกับค่าตอบแทนที่ทางมหาวิทยาลัยได้จ่ายให้

"ผู้นำทุกระดับ...จำเป็นต้องรู้การทำงานให้ชัดเจนและถูกต้อง เพราะเป็นผู้นำพาองค์กรให้ขับเคลื่อน"

หน้าที่ของงานบุคคล คือ การสร้างระบบของการทำงาน...และเป็นผู้นำนโยบายลงมาสู่การปฏิบัติ

ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาอ่านบันทึกนี้ค่ะ

บุษยมาศ แสงเงิน

๕ มกราคม ๒๕๖๒