ธีรภัทร 23

วันพุธ ที่ 29 พฤศจิกายน 2549

เช้านี้ถึงที่ศูนย์เวลา 08.15 น.หลังจากทานมื้อเช้าเป็นเบอร์เกอร์ไก่ไก่เบคอนกับนมเปรี้ยวรสธรรมชาติแล้วก็เริ่มงานของวันนี้โดยขึ้นไปปรึกษารูปแบบการผลิตสื่องานสารบรรณกับท่านอาจารย์แสงชัย ซึ่งสามารถสรุปได้ว่าจะจัดทำเป็นสารคดีสั้นเพื่อให้เห็นภาพรวมของงานฝ่ายบริหารงานทั่วไป(งานสารบรรณก็เป็นส่วนหนึ่งของฝ่ายบริหารฯด้วยเช่นกัน) และเนื่องจากท่านอาจารย์แสงชัยต้องการให้มีสื่อเพื่ออธิบายรูปแบบของหนังสือราชการต่างๆ สำหรับให้ผู้สนใจได้นำไปศึกษาด้วยตนเองได้ด้วยดิฉันจึงเสนอว่าน่าจะทำในรูปแบบของ Power point ได้เพราะสามารถใส่รายละเอียดและรูปภาพแบบฟอร์มของหนังสือลงไปได้ จึงเป็นงานที่เพิ่มเข้ามาอีก 1 งาน

หลังจากปรึกษางานกับท่านอาจารย์แสงชัยแล้วดิฉันจึงเข้าไปสอบถามและขอข้อมูลของรูปแบบหนังสือราชการจากอาจารย์นริศา เพื่อนำมาทำสื่อด้วยโปรแกรม Power point ต่อไปค่ะ ซึ่งข้อมูลที่ได้มีดังนี้ค่ะ

คำอธิบายรูปแบบหนังสือราชการ

            ๑. ที่………./………..     อยู่ทางด้านบนสุดทางซ้ายของหนังสือ เป็นที่ของหนังสือส่ง ที่ ต้องมีขึ้น เพราะว่า           

๑.๑       ใช้เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในเมื่อจะต้องมีการอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นในการติดตามเรื่อง หรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบในการต่อไป หลังจากที่ได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว           

๑.๒       ใช้เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องระหว่างปฏิบัติ คือ ในระหว่างที่เรื่องนั้นยังติดต่อราชการกันยังไม่เสร็จเด็ดขาด หรือใช้เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องเมื่อเรื่องนั้นได้มีการปฏิบัติเสร็จเด็ดขาดแล้ว             

๑.๓       ใช้เป็นข้ออ้างอิงในเมื่อต้องการจะค้นหาเรื่องที่ได้เก็บเอาไว้           

๑.๔       ใช้เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของงานของหนังสือติดต่อ โต้ตอบ กับส่วนราชการ หน่วยงานหรือเอกชนอื่นๆ ในปีปฏิทินหนึ่งๆ ว่ามีจำนวนที่แน่นอนเท่าใดที่ของหนังสือแบ่งออกเป็น           

๑. รหัสพยัญชนะ ใช้แทนชื่อกระทรวงหรือจังหวัด           

๒. เลขสองตัวแรก ใช้แทนหน่วยงานเจ้าของเรื่อง           

๓. เลขหลังเครื่องหมายทับ หมายถึงลำดับของหนังสือที่ออกจากหน่วยงานนั้นๆ

๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ     อยู่ทางด้านขวาบนสุดของหนังสือและอยู่ในบรรทัดเดียวกับ ที่ ของหนังสือซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายบนสุดของหนังสือ คำว่า ด้านซ้ายบนสุด หรือ ด้านขวาบนสุด นั้นจะต้องหมายความว่าเวลาเขียนหรือพิมพ์จะต้องอยู่ในแนวบรรทัดของเท้าครุฑที่อยู่ตรงกลางหน้ากระดาษแบบ เอ ๔

๓. วัน เดือน ปี    ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

๔. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

๕. คำขึ้นต้น       ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

๖. อ้างถึง (ถ้ามี)            ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน เฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น การอ้างถึงนั้น ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย

๗. ข้อความ       ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ

๘. คำลงท้าย      ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนามและคำลงท้าย

๙. ลงชื่อ          ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้รายมือชื่อ

๑๐. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง       ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการเจ้าของหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องนี้จะพิมพ์ให้ปรากฏไว้ตรงมุมล่างด้านซ้ายของหน้ากระดาษ ในระดับคนละบรรทัดกับตำแหน่ง

อ้างอิงมาจาก

หลักเกณฑ์และวิธีการจัดทำหนังสือราชการ (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖) ผู้แต่ง     อุดร ชื่นกลิ่นธูป

ตอนเย็นพอดีดิฉันทำงานเพลินไปหน่อยจนจะ 5 โมงแล้วอาจารย์นริศาจึงชวนให้กลับบ้านด้วยกันค่ะ

(^0^) วันศุกร์นี้ก็จะได้เจอเพื่อนๆแล้วดีใจจัง

ธีรภัทร สุดาทิศ

ETV (ศูนย์รังสิต)