การสร้างความมีประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในองค์กร
การสื่อสารเป็นพื้นฐานของการสร้างความเข้าใจ ในชีวิตของทุกๆคนล้วนแล้วแต่ต้องพึ่งการสื่อสาร โดยที่การสื่อสารนั้นจะต้องเกิดจากคน 2 คนขึ้นไปแลกเปลี่ยนข้อมูล ข่าวสาร ที่ใช้ภาษาที่เข้าใจตรงกัน มีการรับรู้และเข้าใจความหมายของการสื่อสารนั้น
การสื่อสารหมายถึง การแลกเปลี่ยนสัญญาณข่าวสารระหว่างบุคคลโดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ (Wibur Schramm. 1971 : ออนไลน์)
การสื่อสารในบริษัทหรือองค์กร มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะสามารถทำให้บริษัทหรือองค์กรนั้น ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานมุ่งไปยังเป้าหมายเดียวกันและเพิ่มโอกาสของการประสบความสำเร็จให้กับบริษัท ซึ่งจะไม่มีผลเลยถ้าไม่มีการสื่อสารที่ดีระหว่างแผนก
กระบวนการในการสื่อสาร
การสื่อสารนั้นมี 4 ลักษณะ
- การสื่อสารจากบนลงล่าง เป็นการสื่อสารซึ่งส่งผ่านจากลำดับชั้นบังคับบัญชาในระดับสูงลงไปยังผู้ใต้ บังคับบัญชาในระดับต่ำกว่าภายในองค์กรซึ่งรวมถึงนโยบายในการบริหารจัดการ การสั่งงานต่าง ๆ
- การสื่อสารจากล่างขึ้นบนเป็นการสื่อสารจากผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่ในระดับบังคับบัญชาที่ต่ำกว่าขึ้นสู่ระดับที่สูงกว่า การสื่อสารนี้รวมถึงกล่องรับความคิดเห็น การประชุมกลุ่ม และกระบวนการในการร้องเรียน
- การสื่อสารในแนวนอนเป็นการสื่อสารซึ่งส่งข้ามหน่วยงานภายในองค์กรซึ่งมีความจำเป็นยิ่งต่อการ ประสานงานแต่ละแผนกภายในองค์กรที่ต่างกันเข้าด้วยกัน
- การสื่อสารแบบต่างหน่วยงานและต่างระดับภายในองค์กรเป็นลักษณะการสื่อสารที่ส่งตัดข้ามไปยังหน่วยงานที่ต่างกัน และในระดับที่ต่างกัน
การสื่อสารที่เราหยิบยกขึ้นมาพูดกันวันนี้คือ การสื่อสารในแนวนอน หรืออาจเข้าใจอีกอย่างหนึ่งคือการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน หรือแผนกในองค์กรเดียวกัน ไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ก็ย่อมมีปัญหาเรื่องการสื่อสารระหว่างแผนก อาทิเช่น
- หัวหน้า ลูกน้อง เพื่อนร่วมงานไม่คุยกัน อาจจะเกิดจากการที่ไม่รู้จักวิธีการพูด ไม่รู้ว่าจะพูดอย่างไร ไม่กล้าพูด ไม่กล้าแสดงความเห็นหรือไม่มีคนรับฟังทำให้เสียกำลังใจ
- อายุที่แตกต่างส่งผลต่อวิธีการสื่อสาร การไม่มีสัมมาคารวะ ขาดความเหมาะสมในการใช้ภาษา การสื่อสารที่รวดเร็วโดยไม่ได้มาจากการกลั่นกรองความคิด
- การคิดไปเอง ไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างหน่วยงาน คิดเองเออเองว่าแผนกนี้คงรู้แล้ว เพื่อนร่วมงานคงรู้แล้ว ก่อให้เกิดปัญหาความไม่เข้าใจกัน รู้สึกไม่มีส่วนร่วมในการทำงาน
- ใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร ประโยชน์ของเทคโนโลยีมีมากมายแต่ถ้าใช้ไม่เป็นก็ทำให้เกิดโทษได้ สื่อสารและรับส่งข้อมูลได้ง่ายขึ้น แต่สิ่งที่เสียไปคือการพบปะพูดคุย เห็นสีหน้าท่าทาง ได้ยินน้ำเสียง ซึ่งเราจะสามารถรับรู้ความรู้สึก ปฏิกิริยาการตอบสนองของผู้ฟังได้ดีกว่าการพิมพ์แชท
- การอยู่คนละแผนก ทำงานกันคนละชั้น ทำให้เรามีปฏิสัมพันธ์กับแค่คนในแผนกเรา นั่งทำงาน ทานข้าวกลางวันก็เจอแต่คนในแผนก ทำให้เราไม่ได้รับรู้ข่าวสาร หรือเกิดการสื่อสารกับแผนกอื่นๆเลย ส่งผลต่อความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันขององค์กรและประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร
จะเห็นได้ว่าปัญหาที่ยกมานั้นก่อให้เกิดปัญหาช่องว่างระหว่างการทำงาน ปัญหาเล็กๆหลายปัญหาก็ส่งผลเสียให้กับองค์กรได้ การปรับปรุงแก้ไขปัญหา ด้านการสื่อสารนั้นมีหลายวิธีด้วยกันโดยเราจะเอาวิธีการแก้ปัญหาที่สำคัญๆมาใช้ในการปรับปรุงการสื่อสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
- การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ คือการสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้คำสวยหรูแต้ก็ไม่ใช่การพูดเล่นเป็นการพูดคุยกันปกติ ธรรมดาที่มีความเหมาะสมไปแต่ละบุคคลเพื่อลดความประหม่า ลดช่องว่างความสัมพันธ์ลง ซึ่งจะทำให้เกิดความจริงใจ การรับฟังและโตตอบกันอย่างเข้าใจจริง
- การปรับปรุงพฤติกรรม โดยให้โอกาสและคำแนะนำในการสื่อสาร กล้าที่จะเป็นผู้แนะนำและรับฟังคำติชมจากผู้อื่น เพื่อนำมาปรับปรุงวิธีการสื่อสารให้ดีขึ้น
- การสื่อสารแบบ2ทาง คือมีการพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน เพื่อจะได้รู้ถึงวัตุประสงค์หรือข้อเท็จจริงว่ามีการสื่อสารกันเพื่อที่จะทำอะไร ทำให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีการมุ่งไปในเป้าหมายเดียวกัน
- การใช้เทคโนโลยี ใช้แต่พอดี ถ้ามีโอกาสคุยแบบพบปะกันก็จะทำให้เสียเวลาน้อยกว่าการพิมพ์คุยที่จะต้องอธิบายในเรื่องที่เข้าใจยาก อีกทั้งการได้พบปะพูดคุย ก่อให้เกิดความคุ้นเคย และมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน
- การกล้าที่จะเริ่มสิ่งใหม่ๆ สร้างคอนเน็คชั่นของตัวเอง ทำความรู้จักเพื่อนร่วมงานต่างแผนก สร้างความสัมพันธ์และให้ความสำคัญกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งจะช่วยลดข้อขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน สร้างความเข้าใจและทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
บรรณานุกรรม
พัชนีย์ ธระเสนา. พฤติกรรมองค์กร และการจัดการทรัพยากรมนุษย์.[ออนไลน์] แหล่งที่มา : http://home.dsd.go.th/kamphaengphet/km/Communication.html (17 มกราคม 2560)
เวณิกา ชัยยิ้ม. (2558) การสื่อสารในองค์กร. :เวณิกา ชัยยิ้ม. [ออนไลน์] แหล่งที่มา : https://sites.google.com/site/darunsitpattanarangsan/sara-na-ru/585 (17 มกราคม 2560)
navarat88. (2557) ปัญหาการสื่อสารในองค์กร?. : navarat88. [ออนไลน์] แหล่งที่มา : http://library.stou.ac.th/blog/2014/12/30/%E0%B8%9B%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%AB%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B9%88%E0%B8%AD%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%83%E0%B8%99%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B9%8C%E0%B8%81/ (17 มกราคม 2560)
