กฏของพาร์กินสันในการบริหารเวลา

กฏของพาร์กินสันในการบริหารเวลา

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย ม.พิษณุโลก

www.drsuthichai.com

ศาสตราจารย์ซีริล นอร์ทโคท พาร์กินสัน หรือ Prof.Cyril Northcote Parkinson เป็นนักประพันธ์ นักประวัติศาสตร์ ทหารเรือ ได้เขียนหนังสือที่โด่งดังขึ้นมาเล่มหนึ่ง คือ กฏของพาร์กินสัน(Parkinson’s) ซึ่งมีกฏทั้งหมด 10 ข้อ แต่มีอยู่ข้อหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของการบริหารเวลา พาร์กินสันได้กล่าวว่า

Work expands so as to fill the time available for its completion.

(งานจะขยายเวลาออกไปเรื่อยๆ จนกว่าจะครบกำหนดงานเสร็จ)

ปัจจุบันผมเป็นอาจารย์ประจำอยู่ในมหาวิทยาลัย ผมมักจะสั่งงานหรือมอบหมายงาน ให้นิสิต นักศึกษา ทำรายงาน โดยให้เวลาทำ 1 เดือน สมมุติกำหนดส่งในวันที่ 15 สิงหาคม 2550 จากการสังเกต นิสิต นักศึกษา ปรากฏว่า ไม่มีนิสิต นักศึกษา คนใดสนใจทำตั้งแต่วันแรก แต่ส่วนใหญ่มักจะรีบทำหรือเริ่มทำ รายงาน ตอนใกล้จะถึงวันที่ 15 สิงหาคม 2550 หลายคนมาบ่นกับผมว่า เรียนหนัก รายงานวิชาอื่นๆ ก็มีมาก ซึ่งผมก็เห็นใจ จึงเลื่อนการส่งรายงานวิชาของกระผมออกไปอีก 1 เดือน คือให้ส่งในวันที่ 15 กันยายน 2550 ผลที่ได้รับ แทนที่ นิสิต นักศึกษา จะรีบทำรายงานในวิชาของกระผม กลับกลายไปทำรายงานวิชาอื่นๆ ก่อนหรือทำงานอื่นๆ บางคนแทนที่จะใช้เวลาในการอ่านหนังสือ ทำรายงาน กลับใช้เวลาไปเที่ยวเตร่เฮฮา กินเหล้า ดูหนัง เดินห้าง แบบสำราญใจ จนใกล้ถึงวันที่ 15 กันยายน 2550 นิสิต นักศึกษา ก็เริ่มเร่งทำรายงานวิชาของกระผม โดยทำแบบลวกๆ ทำแบบไม่ให้ความสำคัญ

นับตั้งแต่นั้น ผมจึงได้เรียนรู้ว่า ผมจะไม่ขยายเวลาในการส่งรายงานของนิสิต นักศึกษาออกไป เพราะถ้าผมขยายเวลาออกไป นิสิต นักศึกษา ก็จะไม่รีบร้อนทำรายงานของกระผม

ในการทำงานหรือการทำกิจกรรมของคนเราส่วนใหญ่ เมื่อได้รับมอบหมายให้ทำงานชิ้นหนึ่ง โดยมีกำหนดส่งงานอีก 3 เดือนข้างหน้า แทนที่พวกเราส่วนใหญ่จะรีบทำงานให้เสร็จภายในเวลา 2 เดือน แต่คนส่วนใหญ่ มักจะทำงานอื่นๆก่อน ด้วยความใจเย็น แต่จะรีบทำงานงานชิ้นนี้ในวันสุดท้ายเสมอ

ฉะนั้น หากว่าเราได้รับมอบหมายงานให้ส่งรายงานหรือส่งงาน ภายใน 5 วัน เราควรกำหนดเวลาส่งงานของเราให้เร็วขึ้น เพื่อเป็นการกระตุ้นตัวเองให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งการทำงานเสร็จก่อนกำหนด จะทำให้เราสามารถตรวจสอบ ตรวจทาน ความถูกต้องงานของเราได้อีกด้วย

ตรงกันข้ามหากว่าเราไม่มีการกำหนดเวลาส่งให้เร็วขึ้น เราก็จะปล่อยปะละเลย ทำงานแบบสบายๆ ไม่มีแรงกดดัน เมื่อครบกำหนดส่งงาน เราจะทำงานแบบหามรุ่งหามค่ำ แทบไม่ได้หลับไม่ได้นอนกันเลยทีเดียว

ดังนั้น จงกำหนดเวลาทำงานใหม่ ก่อนที่จะครบกำหนดการส่งงานจริงๆ สัก 1-2 วัน แล้วมีวินัยในการทำงานตามที่เรากำหนด เพราะถ้าไม่มีวินัย เราก็จะยืดหยุ่น หาเรื่องแก้ตัว และในที่สุด การบริหารเวลาของคุณก็จะไม่มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพอย่างที่ได้ตั้งใจเอาไว้