การคำนวณอัตโนมัติ  และรวดเร็ว    1.กำหนดช่วงให้กับข้อมูลที่ต้องการคำนวณ  

2. ดูผลลัพธ์ของ Status Bar 

3. สามารถคำนวณค่าอื่นๆ ได้โดยนำเมาส์ไปชี้ที่ตำแหน่งยอดรวมบน Status bar แล้วกดปุ่มขวาของเมาส์ เลือกฟังก์ชันคำนวณที่ต้องการ -          Average ค่าเฉลี่ย-          Count  นับจำนวน รวมเซลล์ข้อความ-          Count Nums  นับจำนวนเฉพาะเซลล์ตัวเลข-          Max  ค่าสูงสุด-          Min  ค่าน้อยสุด-          Sum  ผลรวมการคำนวณค่า1.    การคำนวณด้วย (Formula)2.    การคำนวณด้วยฟังก์ชันสำเร็จรูป (Function)

การคำนวณด้วยสูตร ( Formula)

1          เลื่อน Cell Pointer ไปไว้ ณ เซลล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์ 2         สร้างสูตรการคำนวณแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยสูตรจะมีรูปแบบดังนี้ = ค่าที่1 เครื่องหมาย ค่าที่ 2 ...ค่าที่ใช้ในการคำนวณ1          ค่าคงที่ เช่น 500 2          ตำแหน่งเซลล์ เช่น A5 จะหมายถึงนำค่าที่ถูกเก็บไว้ในเซลล์ ณ ตำแหน่งแถวที่ 5 คอลัมน์ A มาคำนวณ เครื่องหมายการคำนวณ ()                     จัดจำนวนการคำนวณ ^                      ยกกำลัง%                    หารด้วย 100*                      การคูณ/                       การหาร +                     การบวก-                      การลบตัวอย่างสูตรการคำนวณ =500*2% หมายถึง เอา 2 หารด้วย 100 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 500=5+5*8 หมายถึง เอา 5 คูณ 8 แล้วนำผลลัพธ์ไปบวกกับ 5=(5+5)*8 หมายถึง เอา 5 บวกกับ 5 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 8=A2/100 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 หารด้วย 100=A2+A3+A4+A5 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 บวกด้วยค่าในเซลล์ A3 บวกด้วยค่าในเซลล์ A4 บวกด้วยค่าในเซลล์ A5การคำนวณด้วยฟังก์ชัน

  • ฟังก์ชันคำนวณด้านการเงิน เช่น DDB( ) หาค่าเสื่อมราคาที่ระยะเวลาใด ๆ โดยวิธี Double - declining balance method
  • ฟังก์ชันคำนวณด้านวัน เวลา เช่น NOW( ) ฟังก์ชันให้ค่าวันเวลาปัจจุบัน
  • ฟังก์ชันคำนวณด้านคณิตศาสตร์ เช่น TAN( ) ฟังก์ชันหาค่า Tangent ของมุม
  • ฟังก์ชันคำนวณด้านสถิติ เช่น SUM( ) ฟังก์ชันหาผลรวมของชุดตัวเลข
  • ฟังก์ชันคำนวณด้านฐานข้อมูล เช่น DSUM( ) ฟังก์ชันหาผลรวมของข้อมูลตามเงื่อนไขที่ระบุ
  • ฟังก์ชันในการค้นหาข้อมูล เช่น HLOOPUP( ) ฟังก์ชันหาข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข
  • ฟังก์ชันจัดการตัวอักษร เช่น CHAR( ) ให้ค่าตัวอักษรจากตาราง ASCII
  • ฟังก์ชันการคำนวณแบบตรรก เช่น AND( ) ให้ค่าทางตรรกะในกรณี AND
  • ฟังก์ชันด้านวิศวกรรม เช่น HEX2OCT( ) แปลงตัวเลขฐาน 16 เป็นตัวเลขฐาน

การคำนวณหาอายุ อายุงาน (ปี) การคำนวณหาอายุงาน กระทำได้โดย

  • คลิกเมาส์ที่คอลัมน์ J เลือกเมนูคำสั่ง "Insert, Columns" เพื่อแทรกคอลัมน์ว่าง ป้อนชื่อคอลัมน์เป็น "อายุงาน (ปี)"
  • คลิกเมาส์ในเซลล์ J2
  • พิมพ์สูตร =YEAR(TODAY())-YEAR(I2
  • คัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นๆ
  • ถ้าปรากฏค่าเป็นรูปแบบวันที่ ให้คำสั่ง "Format, Cells..." แล้วเลือกบัตรรายการ Number จากนั้นเลือก Category ชื่อ General โปรแกรมจะแสดงค่าตัวเลขปี ที่ถูกต้อง
  คำอธิบาย =YEAR(TODAY())-YEAR(I2) เป็นสูตรผสมในการค่าอายุงาน หน่วยเป็น "ปี" โดย -  today() เป็นฟังก์ชันหาค่าวันที่ปัจจุบัน (วันที่ของเครื่อง)   -  year(today()) เป็นฟังก์ชันผสม โดยฟังก์ชัน Year() จะหาค่า "ปี ค.ศ." ของฟังก์ชัน Today() เช่น ถ้าวันที่ของเครื่องเป็น 21 มกราคม 2545 ฟังก์ชัน Today() จะมีค่าเป็น 1/1/70 เมื่อนำมาผ่านฟังก์ชัน Year(today()) จะได้ค่าเป็น 2002 นั่นเอง   -  year(I2) เป็นการหาค่าปี ค.ศ. ของข้อมูลในเซลล์ I2 จากตัวอย่างข้อมูลใน I2 คือ 7 พฤษภาคม 2537 เมื่อผ่านฟังก์ชัน Year() จะได้ค่าปี ค.ศ. เป็น 1991 ดังนั้น =YEAR(TODAY())-YEAR(I2) ก็จะเป็นการนำค่า 2002 ลบด้วยค่า 1991 ซึ่งเท่ากับ 11 (ปี) นั่นเอง สรุปสูตรคำนวณเกี่ยวกับอายุ =YEAR(TODAY())-YEAR(ตำแหน่งเซลล์ของวันที่ที่ต้องการคำนวณ) ฟังก์ชันการคำนวณตัวเลข                 การสุ่มค่าตัวเลขด้วย Excel สามารถกระทำได้ง่าย และสะดวกด้วยฟังก์ชัน Random ซึ่งมีรูปแบบการใช้ฟังก์ชันคือ    =RAND()                โดยฟังก์ชันนี้จะแสดงผลลัพธ์เป็นค่าทศนิยม ระหว่าง 0 - 1 ดังนั้นถ้าต้องการแสดงผลด้วยค่าที่มากกว่า 1 สามารถนำ 10 หรือ 100 หรือ 1000 มาคูณ ดังนี้     =RAND()10                อย่างไรก็ตามค่าที่ได้ ก็จะมีผลลัพธ์เป็นค่าเลขทศนิยมด้วย ดังนั้นถ้าต้องการค่าเลขจำนวนเต็ม สามารถใช้ฟังก์ชันปัดเศษทศนิยมมาใช้ร่วมกัน ดังนี้   =INT(RAND()1000)                สำหรับการสุ่มตัวเลขระหว่างค่าใด ให้ใช้สูตร  =RAND()(b-a)+a                เช่น สุ่มระหว่างค่า 3 - 5 ให้ใช้สูตร  =RAND()(5-3)+3