Knowledge Management (KM) คืออะไร?

โลกแห่งการเรียนรู้

Knowledge Management (KM) คืออะไร

เป็นอะไรที่ค่อนข้างใหม่ในความคิดของดิฉัน ไม่เคยมีความรู้เกี่ยวกับวิชานี้มาก่อนเลย และไม่รู้เหมือนกันว่าหมายความว่าอย่างไร อีกอย่างคาบแรกก็ไม่ได้เข้าเรียน เพราะติดธุระเรื่องงาน ฉะนั้นแล้วก็ขอแปลตรงๆ ตามความรู้เท่าที่พอมีอยู่ ก็คงหมายถึงการจัดการความรู้ ซึ่งดิฉันก็เป็นคนหนึ่งที่ชอบขวนขวายหาความรู้ใส่ตัวอยู่เสมอ แม้ว่าบ้างครั้งอาจจะรู้ช้ากว่าคนอื่นๆไปบ้างก็ตาม โดยเฉพาะในเรื่องเทคโนโลยี

ขึ้นปี 2 แล้ว รู้สึกอะไรต่อมิอะไรมันหนักหัวไปหมด ทั้งเรียนทั้งทำงาน ไหนจะต้องหาหัวข้อทำ minor thesis อีก (จนบัดนี้แล้วยังคิดไม่ได้เลย จะทำยังไงดี ใครช่วยด้วยบ้างหนอ... แต่เอ๊ะ สงสัยเราต้องยึดหลัก "ตนเป็นที่พึ่งแห่งตน" เสียแล้ว เป็นดีที่สุดใช่ไหม

ดีใจจังที่ความพยายามในการที่จะเข้ามาสร้าง Blog สำเร็จลงได้ กว่าจะเข้ามาได้ก็พยายามแล้วพยายามอีก และก็หลงแล้วหลงอีก โชคดีที่ได้เข้าไปอ่านวิธีการสร้าง Blog ที่อาจารย์เขียนไว้ ทำให้เข้าใจวิธีการทำจนได้ สำหรับความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ KM ถ้าจะอธิบายเองเกรงว่าจะผิดประเด็น จึงขอยกบทความวิชาการจาก www.tqa.or.th มาฝากให้ลองอ่านจะดีกว่าค่ะ

การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล
“การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล” เพื่อสร้างความได้เปรียบและความแข็งแกร่งให้กับองค์กรอย่างยั่งยืน ดังนี้

การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล
การที่องค์กรจะสามารถบรรลุผลที่เป็นเลิศได้ต้องมีแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเรียนรู้ขององค์กรและพนักงาน การเรียนรู้ขององค์กรรวมความถึงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของแนวทางที่ใช้อยู่ และการปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลงที่ช่วยนำไปสู่เป้าประสงค์และ/หรือแนวทางใหม่ ๆที่สำคัญคือ การเรียนรู้จะต้องถูกปลูกฝังลงไปในการปฏิบัติงานขององค์กรด้วยซึ่งหมายความว่า การเรียนรู้จะต้อง
1. เป็นเรื่องปกติของงานประจำวัน
2. มีการปฏิบัติในระดับบุคคล หน่วยงาน และองค์กร
3. ส่งผลต่อการแก้ปัญหาที่ต้นเหตุโดยตรง (Root Cause)
4. มุ่งเน้นในการแลกเปลี่ยนความรู้ทั่วทั้งองค์กร
5. เกิดขึ้นจากการมองเห็นโอกาสในการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ และสามารถทำให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้
ที่มาของการเรียนรู้ในองค์กรนั้นมาจากความคิดพนักงาน การวิจัยและพัฒนา ข้อมูลจากลูกค้า การแลกเปลี่ยนความรู้ในวิธีการทำงานที่เป็นเลิศ และการเปรียบเทียบกับองค์กรที่เป็นเลิศ (Benchmarking) โดยอาจนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ประโยชน์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียนรู้ได้ทางหนึ่งด้วย

การเรียนรู้ขององค์กรส่งผลดังนี้
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้ลูกค้า ในรูปผลิตภัณฑ์และบริการใหม่หรือที่ปรับปรุงใหม่
2. การสร้างโอกาสใหม่ ๆทางธุรกิจ
3. การลดความผิดพลาดในการทำงาน ของเสีย ความสูญเปล่า และต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
4. การปรับปรุงความสามารถในการตอบสนองลูกค้าและการลดรอบเวลา
5. การเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิผลในการใช้ทรัพยากรทั่วทั้งองค์กร
6. การเสริมสร้างสมรรถนะขององค์กรเพื่อให้บรรลุผลในด้านความรับผิดชอบและการให้บริการต่อสาธารณะในฐานะเป็นพลเมืองดี

การเรียนรู้ของพนักงานส่งผลดังนี้
1. ช่วยให้พนักงานมีความพึงพอใจและมีทักษะหลากหลายมากขึ้น
2. เกิดการเรียนรู้ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร
3. สภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยต่อการสร้างนวัตกรรม
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคลเป็นการปรับตัวและพัฒนาตนเองอย่างไม่หยุดนิ่งอันก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กรทั้งในด้านผลการดำเนินการ ความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงาน แล้วยังทำให้องค์กรมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขันด้วย

การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล นั้นคือการที่องค์กรให้ความสำคัญและส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนและเรียนรู้ภายในองค์กร ซึ่งเป็นปัจจัยหนึ่งที่เสริมสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร (Competitive Advantage) จะเห็นว่าในภาวะปัจจุบัน “ความรู้” ถือเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดขององค์กร เนื่องจากสินทรัพย์ทางปัญญาหรือความรู้ (Knowledge Assets) ซึ่งหมายรวมถึง ความรู้ความสามารถในการบริหารจัดการองค์กรของผู้บริหารและพนักงาน สิทธิบัตรทางปัญญา ความเชื่อมั่นในตราสินค้า good will ฯลฯ ล้วนเป็นสิ่งที่คู่แข่งยากจะเลียนแบบได้ และถือว่ามีค่ามากยิ่งกว่าสินทรัพย์ที่จับต้องได้อย่างที่ดิน อาคาร หรือเครื่องจักรเสียอีก

การเรียนรู้ได้จากการติดต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกับลูกค้า ข้อมูลการดำเนินงานของคู่แข่ง ข้อมูลการตลาดอื่นๆ รวมไปถึงการเสริมสร้างทักษะความรู้ให้แก่พนักงานและให้โอกาสพนักงานได้ใช้ความรู้ความสามารถในการทำงานอย่างเต็มที่ เหล่านี้จะเป็นแรงผลักดันให้องค์กรสามารถสร้างนวัตกรรมและสินค้าใหม่สู่ตลาด พัฒนาหรือเพิ่มช่องทางการตลาด เพิ่มมูลค่าให้กับสินค้าและบริการ รวมถึงการพัฒนากระบวนการผลิตหรือกระบวนการทำงานที่มีความคล่องตัวและตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การเปิดตลาดของ P&G ในญี่ปุ่นซึ่งเป็นประเทศที่มีข้อจำกัดอย่างมากในเรื่องพื้นที่ บริษัทจำเป็นต้องเรียนรู้และปรับตัวต่อสภาวการณ์นี้ด้วยการออกแบบบรรจุภัณฑ์บางตัว อย่างผ้าอ้อมเด็กด้วยวิธีสุญญากาศ (Vacuum-packing techniques) เมื่อผู้ใช้เปิดห่อที่บรรจุสินค้าออก สินค้าที่อยู่ภายในก็จะขยายตัวออกมาทำให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บและวางสินค้า นวัตกรรมที่เกิดขึ้นในประเทศญี่ปุ่นนี้ได้ถูกนำไปใช้ในประเทศต่างๆ ผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันของบริษัทเครือข่าย ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำการวิจัยและพัฒนาสินค้าและก่อให้เกิดการเรียนรู้แบบก้าวกระโดด เหล่านี้ล้วนก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
โดยสรุปแล้ว การจะสร้างให้เกิดการเรียนรู้ในองค์กรได้นั้นจะต้องได้รับความร่วมมือจากพนักงานและผู้บริหาร โดยฝ่ายผู้บริหารต้องจูงใจให้พนักงานเห็นประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการเรียนรู้และแลกเปลี่ยนความรู้ของพนักงาน โดยอาจต้องมีการสร้างแรงจูงใจต่าง ๆให้กับพนักงาน รวมถึงการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไปในตอนหน้า เรื่อง “การเห็นคุณค่าของพนักงานและคู่ค้า”