ศิลปะการพูดสำหรับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์
อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย ม.พิษณุโลก
การพูดสำหรับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมมีความสำคัญมาก เพราะบ่อยครั้งในการจัดการฝึกอบรม ผู้ที่จะต้องทำหน้าที่เป็นพิธีกรในการ กล่าวทักทาย กล่าวแสดงความต้อนรับ แนะนำวัตถุประสงค์หลักสูตร แนะนำกำหนดการในการฝึกอบรม แนะนำสถานที่ อีกทั้งการจัดการฝึกอบรมบางแห่ง เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมมีหน้าที่ที่จะต้องทำหน้าที่ กล่าวรายงานในพิธีเปิด แนะนำวิทยากรกล่าวขอบคุณวิทยากร
ฉะนั้น ในการพูดสำหรับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม หากต้องการฝึกหรือศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจึงจำเป็นจะต้องมี ทักษะในการเป็นพิธีกร และ มีทักษะในการพูดในโอกาสต่างๆ
ทักษะในการเป็นพิธีกร เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องดำเนินรายการในห้องฝึกอบรมตั้งแต่ต้นจนกระทั่งปิดการฝึกอบรม ซึ่งเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องทำหน้าที่เป็นพิธีกร โดยพิธีกรที่ดีจะต้องมีทักษะต่างๆดังต่อไปนี้
1.ต้องทำการบ้านหรือเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี มีการเขียนสคิปในการพูด รวมไปถึงเตรียมความพร้อมทั้งทางร่างกายและจิตใจ ต้องมีการฝึกซ้อมการพูดตามสคิปมาบ้าง
2.ต้องมีทักษะในการพูดต่อหน้าที่ชุมชนอยู่บ้าง เช่น การถือไมโครโฟน การยืน การแสดงท่าทางในการพูด
3.ต้องรู้ลำดับขั้นตอนของงานในการฝึกอบรม ว่ากำหนดการในการอบรมมีอะไรบ้าง ใครเป็นคนมาเปิดการฝึกอบรม ใครจะมาปิดการฝึกอบรม วิทยากรมีทั้งหมดด้วยกันกี่คน
4.ต้องมาถึงงานก่อนเวลา ทำไมต้องมาก่อนเวลา มาเพื่อเตรียมความพร้อมของตนเองและมาเพื่อตรวจสอบดูความพร้อมของแสง สี เสียง และดูความพร้อมของห้องฝึกอบรม ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์ต่างๆ
5.ต้องสร้างความดึงดูดความสนใจบนเวทีตลอดการฝึกอบรม การพูดต้องพูดด้วยความกระตือรือร้น กระปรี้กระเปร่า มีลูกเล่นหรืออารมณ์ขันอยู่บ้าง
6.ต้องรู้จักแก้สถานการณ์เฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดีหรือสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ ในการฝึกอบรม ในบางครั้ง พูดไป พูดมา ไฟฟ้าเกิดดับ หรือ งานไม่เป็นไปตามกำหนดการ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะแก้ไขปัญหาอย่างไร
7.ต้องพยายามดำเนินรายการจนจบหรือต้องดำเนินรายการให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ไม่ทิ้งเวที
ทั้งหมดนี้คือ คุณสมบัติของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมที่ได้รับบทบาทให้เป็นพิธีกรต้องมี สำหรับการพูดที่เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องเรียนรู้อีกอย่างหนึ่งก็คือ การพูดในโอกาสต่างๆ เพราะในการจัดการฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมบางงานมีความจำเป็นจะต้อง กล่าวต้อนรับ กล่าวรายงานในพิธีเปิด การแนะนำวิทยากรและกล่าวขอบคุณวิทยากร
1.การกล่าวต้อนรับ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องมีหน้าที่ในการพูดกล่าวคำต้อนรับ ซึ่งจะต้องพูดรายละเอียดตามลำดับดังนี้ ต้องกล่าวทักทายผู้ที่เข้าร่วมฝึกอบรมและกล่าวยินดีต้อนรับ ต้องพูดแนะนำวัตถุประสงค์ของการจัดงานหรือของหลักสูตรที่จัด ต้องพูดแนะนำกำหนดการฝึกอบรมและต้องแนะนำสถานที่ในการฝึกอบรมรวมไปถึงห้องน้ำ ห้องรับประทานอาหารว่าง ห้องรับประทานอาหารกลางวัน
2.การกล่าวรายงานในพิธีเปิด ซึ่งมีรายละเอียดที่จะต้องพูดดังนี้ คำขึ้นต้น(เรียน,กราบเรียน) ,ขอบคุณประธานในพิธี , ชี้แจงวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม, ชี้แจงความสำคัญในการฝึกอบรม,พูดรายละเอียดของหลักสูตรที่สำคัญๆ, พูดถึงผู้ที่เกี่ยวข้องในการฝึกอบรมและสุดท้ายเชิญประธานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
3.การแนะนำวิทยากร เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจะต้องทำหน้าที่แนะนำวิทยากรในการฝึกการอบรม โดยเริ่มต้นกล่าวคำทักทายผู้เข้ารับการอบรมที่เข้ามาร่วมการฝึกอบรม กล่าวแนะนำวิทยากรเป็นรายบุคคลว่าเป็นใคร มาจากไหน ปัจจุบันมีหน้าที่ทำงานในตำแหน่งอะไร มีความรู้ความสามารถพิเศษหรือเชี่ยวชาญงานทางด้านไหน ซึ่งต้องกล่าวตามความเป็นจริง ไม่ควรให้คลาดเคลื่อน สิ่งที่สำคัญไม่ควรยกย่องวิทยากรจนเลิศลอยเกินไป และอย่าแนะนำเรื่องส่วนตัวที่ไม่ดีหรือทำให้วิทยากรไม่สบายใจ
4.การกล่าวขอบคุณวิทยากร มีหลักในการพูดดังนี้ กล่าวถึงประโยชน์ที่ได้รับจากวิทยากร กล่าวย้ำถึงประเด็นหรือสรุปความสำคัญของเรื่องที่พูด กล่าวแสดงความหวังว่าจะได้รับความกรุณาจากวิทยากรในการมาร่วมเป็นวิทยากรอีกครั้งและกล่าวขอบคุณ
ดังนั้น ศิลปะการพูดสำหรับเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม ที่เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมต้องมีก็คือ ทักษะในการเป็นพิธีกรและทักษะในการพูดในโอกาสต่างๆ โดยเฉพาะการกล่าวต้อนรับ การกล่าวรายงานในพิธีเปิด การแนะนำวิทยากรและการกล่าวขอบคุณวิทยากร
