เรียนรู้จากการปฏิบัติงานในมูลนิธิรางวัลสมเด็จเจ้าฟ้ามหิดล ในพระบรมราชูปถัมภ์

(จากมุมมองของเจ้าหน้าที่)

                        ในการปฏิบัติงานในมูลนิธิฯ นั้น ส่วนใหญ่จะต้องติดต่อประสานงาน      เนื่องจากมีผู้เกี่ยวข้องหลายท่าน หลายฝ่าย หลายหน่วยงาน ดังนั้นการติดต่อสื่อสารเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงนั้น เป็นสิ่งที่สำคัญ

                       จากประสบการณ์การปฏิบัติงานพบว่าประเด็นสำคัญมีสองข้อ ดังนี้คือ

1. เข้าใจลักษณะงานหรือวัฒนธรรมขององค์กรนั้นๆ

เช่นการติดต่อหน่วยราชการ เราต้องเข้าใจว่าวัฒนธรรมของหน่วยราชการเป็นวัฒนธรรมของลำดับชั้น (ผู้น้อยไปถึงผู้ใหญ่ หรือลูกน้องไปถึงผู้บริหาร) ดังนั้นการหวังผลให้หน่วยราชการติดต่อกลับหรือแจ้งผลนัดหมายให้ทราบ อาจจะใช้เวลาดำเนินการนาน หรือเมื่อติดต่อกับหน่วยงานประชาสัมพันธ์ เช่นสื่อสิ่งพิมพ์ หรือสื่อต่างๆ นั้นการติดต่อกับบุคคลจะเป็นไปค่อนข้างยาก เนื่องจากบุคคลเหล่านี้ มักจะทำงานภาคสนาม ไม่ค่อยอยู่ประจำสำนักงาน การติดต่อจะใช้ e-mail หรือแฟกซ์ หรือโทรศัพท์คุยโดยตรง

2. วิธีการติดต่อเจรจาขอความร่วมมือ

         การติดต่อเจรจานี้จะสอดคล้องกับข้อหนึ่งคือถ้าเราเข้าใจวัฒนธรรมขององค์กร หรือบุคลิกลักษณะของบุคคลที่เราจะติดต่อด้วย เราก็ใช้กลยุทธ์หรือวิธีการติดต่อที่แตกต่างออกไปขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเราว่าจะติดต่อผ่านทาง e-mail โทรศัพท์ หรือโทรสาร เป็นต้น เช่น ถ้ารู้จักเป็นการส่วนตัว ก็สามารถโทรศํพท์โดยตรงได้ หรือหากผู้บริหารมีภาระกิจมาก อาจจะต้องติดต่อผ่านเลขานุการ เป็นต้น
           การติดต่อสื่อสารกับผู้บริหาร ในที่นี้เป็นขอความช่วยเหลือเรื่องงานหรือขอความร่วมมือในการดำเนินงาน….ต้องพิจารณาว่างานนั้นเป็นอย่างไร สำคัญมากน้อยเพียงไร หากเราต้องการขอความเห็นจากผู้ชำนาญการซึ่งมิได้รู้จักเรา ไม่รู้ว่าเราเป็นใคร      เราก็ควรขอร้องให้ผู้ใหญ่เป็นผู้ติดต่อประสานงานอีกทอดหนึ่ง     กรณีนี้มิใช่การผลักภาระหรือเกี่ยงงานแต่เป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่อขอเจรจา 

               ในส่วนของสำนักงานเลขานุการคณะกรรมการที่ปรึกษาวิชาการฯ นั้น การติดต่อสื่อสารส่วนใหญ่ อาทิเช่นการเชิญประชุม การแสดงความเห็น การตั้งข้อสังเกต ……จะใช้วิธีการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ซึ่งสะดวก รวดเร็วและลดปริมาณกระดาษด้วยค่ะ     อย่างไรก็ตาม วิธีการติดต่อสื่อสาร ขึ้นอยู่กับปัจจัยอีกหลายประการ ควรปรับใช้ให้เหมาะสมกับงานและสถานการณ์ค่ะ

ขอบคุณค่ะ
ภัทรพร คงบุญ
16 ตุลาคม 2549