Microsof Word กับความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร (1)
ประวัติและความเป็นมาของผู้เขียน
ผู้เขียนขอเล่าความเป็นมาของตนเองสักนิด ด้วยว่าเป็นคนยุค BBC (Born before Computer) หรือพวก สว. นั่นแหละ จับพลัดจับผลู มาเป็นผู้ชำนาญงานด้าน MS Word ไปได้
ผู้เขียนเรียนคณะวิศวกรรมศาสตร์ ด้วยความที่สามารถพิมพ์ดีดแบบสัมผัสได้ (Touch Typing) ได้ ไม่ใช่จิ้มสัมผัส (One-Finger Typing) จึงเป็นข้อได้เปรียบในการทำรายงาน (Project) คือเมื่อทำการทดลองเสร็จเขียนเสร็จ ก็เอ้อระเหยลอยชายไปเรื่อย มัวแต่ไปทำกิจกรรมอื่น จนไฟลนก้น เมื่อเพื่อได้ส่ง Project แล้วบอกว่า Deadline วันจันทร์นี้
Project นี้เป็นการทำร่วมกับเพื่อน (ที่ล่วงลับไปแล้ว) จึงนัดหมายกันตอนกลางวันของวันศุกร์ ว่าจะเริ่มพิมพ์ตอนเย็น และทำการรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาด้วย
กลางวันประสานงานภาควิชาฯ ว่าจะขอใช้พิมพ์ดีดของภาควิชาฯ เริ่มพิมพ์ตอนเย็น โดยให้เพื่อนเป็นพลาธิการส่งน้ำส่งอาหาร พิมพ์ข้ามคืนไปถึงเย็นวันเสาร์ เสร็จเรียบร้อยตามแบบฉบับของพิมพ์ดีด ทำรูปเล่มวันอาทิตย์ ส่งวันจันทร์ จนรอดตัวมาได้หวุดหวิด
ด้วยความเป็นคนยุค BBC เริ่มต้นไม่รู้จักแม้กระทั่งแผ่น Bootable ที่จะเปิดโปรแกรม CU Word เปิดเครื่องกี่ครั้งใช้ไม่ได้สักที เพราะไม่มีแผ่นบู๊ตเครื่องนั่นเอง กว่าจะรู้ก็เกือบอีก 1 ปีผ่านมา
ใช้งาน CU Word มาประมาณ 1-2 ปี เข้ายุค Windows ถ้าจำไม่ผิดก็ Ver 3.1 ก็ยังแยกไม่ออกระหว่าง Windows กับ Microsoft Office คือเมื่อตอนติดตั้ง Windows เสร็จแล้วทำไมเปิดโปรแกรม MS Word ไม่ได้ ต้องให้เพื่อนอธิบายอยู่นาน และเริ่มใช้งานมาเรื่อยๆ ข้อสงสัยก็เก็บไว้บ้าง ถามเพื่อนบ้าง ได้บ้างไม่ได้บ้าง เก็บเกี่ยวประสบการณ์มาเรื่อยๆ
งานประจำของราชการนอกจากงานวิชาการแล้วก็คือ ตรวจภาคสนาม ทำรายงาน ทำบันทึกรายงานหัวหน้า และก็พิมพ์หนังสือภายนอก ก็พยายามเรียนรู้หากฎเกณฑ์และเทคนิคต่างๆ
ในที่สุดก็ได้ซื้อ PC เครื่องแรก แต่ก็ยังตั้งค่าไม่ได้ดั่งใจนึก ใช้โทรศัพท์ถามเพื่อนผู้รู้ (สมัยก่อนโทรมือถือนาทีละ 3 บาท) มีปัญหาก็โทรถามเพื่อน ด้วยความที่เพื่อนรำคาญหรือยังงัยไม่ทราบได้เลยบอกว่า เซ็ทๆ ไปเถอะ อยากทำอะไรก็ทำไป ถ้าเครื่องรวน/เสีย ให้ยกมาที่ทำงาน แล้วติดตั้งใหม่ ผลคือรวนจริงๆ ทีนี้พอติดเสาร์-อาทิตย์ กว่าจะไปซ่อมได้ก็ต้องวันจันทร์ ทำยังงัยดี ...ลองทำเองดีกว่า เพราะถึงยังงัยเสียก็ต้องยกไปวันจันทร์อยู่แล้ว ก็เลยลอง Install Windows + MS Office เอง และโทร.ถามเพื่อนเป็นระยะ จนใช้งานได้ตามปกติ
การมี PC เป็นของส่วนตัว ข้อดีคือ อยากปรับตรงไหนก็ปรับไป เสียก็ติดตั้งใหม่เลยกลายเป็นทักษะส่วนตัวไปโดยปริยาย
เริ่มต้นจาก MS Word นี่แหละ ยุคก่อนๆ หาคนรู้ MS Power Point ยาก MS Excel ก็ไม่เท่าไหร่ เพราะมีโปรแกรม Lotus 1-2-3 อยู่ก่อน (ภายหลังถูกซื้อโดย Microsoft มาพัฒนาต่อ)
การใช้ MS Word ครั้งแรกก็คงเหมือนคนยุค PC นี่แหละ คือเปิดโปรแกรม พิมพ์ พิมพ์ และก้อพิมพ์....ต่อจากนั้นก็ Save
ดีใจที่ใช้เป็น Save ได้แล้ว ปัญหาคือ ตอนมาเปิดใหม่หาไฟล์ไม่เจอ เอ๊ะ มันไปอยู่ตรงไหนนะ กว่าจะรู้ก็อีกหลายปีต่อมา จึงจำเป็นต้องศึกษาการจัดการไฟล์ด้วย Windows Explorer ซึ่งคนใช้งานยุคใหม่ยังคงทำแบบที่ผมทำมาเมื่อ 20 ปีก่อน โดยไม่ใช้ WindowsExplorer เลย
ปัญหาที่ Save แล้วหาไฟล์ไม่เจอ ยังคงได้ยินอยู่บ่อยครั้ง
เทคนิคการ Save งาน MS Word อย่างเร็ว
สำหรับท่านที่ยังไม่เคยตั้งค่า ลองเปิด MS Word สิครับ แล้วพิมพ์งานไป ลอง Save as ดูจะพบว่า Default อาจต้องไปเก็บใน My Document บ้างซึ่งอยู่ใน Drive C: ซึ่งเป็นที่ทำงานของระบบ หากเครื่องเสีย ติดตั้งใหม่ไฟล์จะหายไปหมด
สำหรับคนที่ Save เป็นก็ต้องมาคลิ๊กเพื่อเปลี่ยนแปลงที่สำหรับเก็บไฟล์ โดยการคลิ๊กมาที่ Drive D: หรือ Drive E: อีกครั้งใช่หรือไม่ นี่คือเวลาที่เสียไป อย่างน้อยก็ 5 วินาทีต่อครั้ง จึงมีคำถามว่า วันหนึ่งๆ คุณต้องทำอย่างนี้กี่ครั้ง บุคลากรกี่คน กว่าจะเกษียณจากงาน อีกกี่วัน ลองคูณเป็นเวลาที่สูญเสีย ได้กี่วันกี่เดือน แล้วจะทำยังงัย
ขณนี้ผู้อ่านนั่งอยู่หน้าจอ PC/Notebook เปิด MS Word จากนั้นกด Save as จะเห็นว่า Path ที่จะบันทึกไม่ใช่ปลายทางที่ต้องการ เบื้องต้นสำหรับ Word 07 ให้คลิ๊ก Office Button ปุ่มกลมๆ ที่มุมบนซ้ายมือ (เพื่อ Save) ด้านล่างจะมีคำว่า Word Options คลิ๊กเลือก เลือกหมวดคำสั่ง Save จะมีช่องให้เลือกว่า Default File Location = Browse เพื่อเปลี่ยนแปลงจาก C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Word\ หรืออื่นๆ ให้เลือก Drive หรือ Folder ที่ต้องการ เช่น D:\ หรือ D:\Documents\ ตามต้องการ
การทดสอบ ปิดโปรแกรม Word แล้วเปิดใหม่ ลอง Save as อีกครั้ง จะเห็นว่า Location จะมาคอยที่ D:\ หรือ D:\Documents\ แล้วพร้อมที่จะบันทึก
โปรแกรม Excel หรือ Power Point ก็เช่นกัน จะเห็นว่าเวลาแฝงที่เสียไป ไม่มีผู้นำองค์กรคนไหนลงมาพิจารณาถึงระดับปฏิบัติเลย
ขอจบเท่านี้ก่อน
ความเห็น (3)
คอยอ่าน episode 2
อยากเห็นคำวิจารณ์ เพื่อจะได้ปรับปรุงนำไปให้ความรู้ต่อไป
อยากให้ผู้ที่อ่าน แสดงความเห็นวิจารณ์เพื่อการปรับปรุง ในครั้งต่อๆ ไปด้วยครับ
ชอบ ไม่ชอบอย่างไร Keep in touch เข้าไว้ จะให้กำลังใจกับผู้เขียนมาก