การประชาสัมพันธ์งานประชุม
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์
อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย ม.พิษณุโลก
การจัดประชุม สัมมนา เมื่อผู้จัดได้ติดต่อประสานงานทุกอย่างแล้ว ไม่ว่าติดต่อสถานที่ วิทยากร รถรับส่ง และอื่นๆ สิ่งที่ควรทำอีกอย่างหนึ่งก็คือ การประชาสัมพันธ์งานประชุม เพราะหากว่าทุกอย่างสมบูรณ์ แต่คนเข้าร่วมประชุม สัมมนา มีจำนวนน้อยหรือน้อยมาก ก็อาจจะทำให้การประชุม สัมมนา นั้น ไม่ประสบความสำเร็จได้
สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม เราต้องคำนึงถึงเป้าหมายว่า เราต้องการเชิญกลุ่มเป้าหมายใดมาร่วมประชุม สัมมนา เมื่อเราทราบแล้ว เราจึงดำเนินการขั้นต่อไปคือ การวางแผนการประชาสัมพันธ์ การหาช่องทางในการส่งข้อมูลไปยังกลุ่มเป้าหมาย โดยผ่านสื่อประชาสัมพันธ์ต่างๆ
การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่างๆ เช่น
1.การออกจดหมายเวียนไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่เป็นเป้าหมายของการเข้าร่วมประชุม สัมมนา และถ้าจะให้ดีและมีประสิทธิภาพ เราควรจัดทำใบตอบรับการเข้าร่วมประชุมด้วย เพื่อเป็นการยืนยันว่า หน่วยงานนั้นๆ จะจัดคนเข้าร่วมจำนวนเท่าไร เพื่อเราจะได้มีข้อมูลในการจัดที่นั่ง อาหาร อาหารว่างให้ครบกับจำนวนคน
2.โปสเตอร์และแผ่นพับ ใบปลิว ก็เป็นสื่ออีกรูปแบบหนึ่งที่ทำให้กลุ่มเป้าหมายจะได้รับข้อมูล อีกทั้งเป็นการสร้างกระแส สร้างความเคลื่อนไหว เกี่ยวกับงานประชุม สัมมนา ได้อีกด้วย
3.วิทยุชุมชน วิทยุแห่งประเทศไทย โทรทัศน์ เป็นสื่อกระจายเสียงในแนวกว้าง เป็นการประชาสัมพันธ์ให้ผู้คนได้รับรู้ว่าหน่วยงานหรือองค์กรของเรากำลังทำอะไรอยู่ อีกทั้ง กลุ่มเป้าหมายบางส่วนก็จะได้รับข้อมูลด้วย
4.หนังสือพิมพ์ นิตยสาร เป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่เราสามารถช่วยกระจายข่าวให้แก่ประชาชนในวงกว้าง และถ้าจะให้ดี เมื่อจัดการประชุมเรียบร้อย ก็ควรจัดทำข่าวส่งไปยัง หนังสือพิมพ์ นิตยสาร เพื่อให้ประชาชนได้รับทราบ
5.สื่ออินเตอร์เน็ต เป็นสื่อสมัยใหม่ ที่ได้รับความนิยม มีความรวดเร็ว ทันสมัย เสียค่าใช้จ่ายน้อยมาก อีกทั้งยังสร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัยให้เกิดขึ้นกับองค์กรอีกด้วย
6.ป้ายประกาศ ควรติดไว้บนถนนที่ผู้คนสัญจรมากๆ ข้อความควรโดดเด่น กระชับ เข้าใจง่าย อาจจะเป็นป้ายไวนิล ป้ายอิงค์เจ็ต ป้ายผ้า ก็ได้ ถ้าจะให้ดีควรขออนุญาตเจ้าของพื้นที่ด้วย
7.สื่อบุคคลหรือปากต่อปาก เป็นอีกสื่อหนึ่งหรือช่องทางหนึ่งในการประชาสัมพันธ์
สิ่งที่สำคัญในการนำเสนอการประชาสัมพันธ์งานประชุม ก็คือ ข้อมูล ควรเขียนให้ครบถ้วน เช่น วันเวลา สถานที่ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ รายละเอียดของงาน ผู้จัดคือใคร เป็นต้น
