ใคร่ครวญเรื่องรายงานประจำปีของมหาวิทยาลัย

          เช้าวันที่ ๔ มิ.ย. ๕๕ วันวิสาขบูชา ผมหยิบรายงานประจำปีของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งขึ้นมาพลิกอ่าน   ผมมีความผูกพันเกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยต่างๆ จำนวนมาก ทั้งทางตรงและทางอ้อม  เขาจึงส่งรายงานประจำปีมาให้   วันนี้ผมจึงได้โอกาสทำแบบฝึกหัดใคร่ครวญเรื่องรายงานประจำปีของมหาวิทยาลัย ซึ่งโดยหลักการก็น่าจะใช้กับหน่วยงานประเภทอื่นๆ ได้ด้วย

          ผมอ่านแบบจับภาพใหญ่ เพื่อดูว่ามหาวิทยาลัยแห่งนี้มีความก้าวหน้าบรรลุวิสัยทัศน์ระยะยาวที่กำหนดไว้อย่างไร   ก็เกิดปิติ ว่ามหาวิทยาลัยแห่งนี้มีความก้าวหน้าไปไม่น้อย   มีการจัดหลักสูตรที่มีความจำเพาะของตนในหลากหลายสาขาวิชา   และพัฒนาการก็เป็นไปในแนวทางเป็นมหาวิทยาลัยแบบ comprehensive ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้

          ผมฝึกอ่าน "สิ่งที่ไม่ได้นำเสนอ" ในรายงานประจำปี   คือนอกจากพิจารณาสาระที่นำเสนอในเล่มแล้ว ผมตั้งคำถามกับตนเองว่า สิ่งที่ไม่ได้นำเสนอ (ทั้งๆ ที่ควรนำเสนออย่างยิ่ง) มีบ้างไหม ถ้ามีสิ่งนั้นคืออะไร

          ผมบอกตัวเองว่า สิ่งที่รายงานประจำปีเล่มนั้นนำเสนอคือ input ครับ   แต่ไม่ได้นำเสนอ output เลย   รายงานประจำปีเล่มนี้คงจะจัดทำโดยคนที่มีวิธีคิด (mindset) แบบราชการ   ที่เน้นอวด input และ process

          ทำให้ผมหวนกลับไประลึกถึงปี ๒๕๒๔ - ๒๕๒๖ และ ๒๕๒๘ - ๒๕๓๒ ที่ผมทำหน้าที่คณบดีคณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์   ที่ผมใช้เรียนวิชาการจัดการองค์กรขนาดใหญ่ และต้องการการวางรากฐานเพื่อความเจริญก้าวหน้าและยั่งยืนในอนาคต   ที่วิทยากรจากนิด้าที่เราเชิญมาสอนวิชาด้านการบริหารแก่พวกเรา (อันมี ศ. ดร. อรุณ รักธรรม เป็นอาทิ) บอกเราว่าต้องสร้างหรือปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กร (corporate culture)   และผมตั้งเป้าไว้ลึกๆ ว่า ต้องสร้างวัฒนธรรมคุณภาพ ที่มีการพัฒนาต่อเนื่อง (CQI - Continuous Quality Improvement)   และต้องเน้นที่คุณภาพของผลงานเป็นหลัก

          ผมเอารายงานประจำปีของมหาวิทยาลัยและคณะต่างๆ มาดู แล้วบอกตัวเองว่า เป็นรายงานที่เน้นอวดว่า มีอะไร ทำอะไร แต่ไม่อวดว่ามีผลงานอะไร   ไม่ได้ใช้ตัวรายงานประจำปีเป็นเครื่องมือสื่อสารเป้าหมายเชิงคุณค่าขององค์กร

 

          ผมจึงออกแบบรายงานประจำปีของคณะแพทยศาสตร์เสียใหม่ ให้เน้นที่ผลงานที่เราภาคภูมิใจ และตรงตามปณิธานความมุ่งมั่นที่เราร่วมกันกำหนด   ทำให้หน่วยงานย่อยในคณะต้องรวบรวมข้อมูลผลงานสำคัญตามเป้าหมายหลักของคณะ   สำหรับนำมานำเสนอในรายงานประจำปี   เข้าใจว่าวิธีเขียนรายงานประจำปีแบบ output - oriented ที่เน้น strategic output นี้ ยังดำรงอยู่ต่อมาจนบัดนี้   เสียดายที่ผมไม่ได้เก็บรายงานประจำปีเหล่านั้นเอาไว้ตรวจสอบตอนเขียนบันทึกนี้

          จึงเท่ากับผมได้ใช้กระบวนการจัดทำรายงานประจำปีเป็นเครื่องมือสร้างวัฒนธรรมองค์กร ที่เป็นวัฒนธรรม output - oriented  และก้าวสู่วัฒนธรรม outcome - oriented

          ผมสังเกตว่า การรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานประจำปีเป็นกระบวนการเรียนรู้ที่สำคัญของสมาชิกในองค์กร   ว่าเรื่องใดเป็นเรื่องสำคัญ เรื่องใดเป็นเรื่องรอง   การมุ่งเน้นอวดผลงาน เน้นผลงานที่มีคุณภาพสูง มีผลกระทบสูงต่อผู้ใช้บริการ และต่อบ้่านเมือง จะปลูกฝังความคิดเชิงรับผิดชอบต่อสังคม   หรือเรียกว่าเกิดแนวคิดแบบ มองออกไปภายนอกองค์กร (outward-looking)   ไม่ติดวิธีคิดแบบเอาตัวเองเป็นหลัก (inward-looking หรือ self-centered)   เมื่อทำต่อเนื่องจะเกิดความเคยชินกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร ที่มีผลต่อพัฒนาการระยะยาว

          ผมเดาว่า ปัจจัยด้านการเขียนรายงานประจำปีแนวใหม่ที่ผมริเริ่มไว้ที่คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ น่าจะมีส่วนวางรากฐานให้หน่วยงานนี้พัฒนาก้าวหน้าปรับตัวเองมาเป็นอย่างในปัจจุบัน   ไม่ทราบว่าเคยมีคนตีความเรื่องนี้ไว้ในประวัติของคณะฯ หรือไม่   ผมจึงขอตีความแบบยกหางตัวเองไว้ ณ ที่นี้

          โปรดอ่านข้อเขียนสั้นๆ แนะนำ MIT และมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ที่นี่ 

วิจารณ์ พานิช

๔ มิ.ย. ๕๕

[Dr. Ple]

Output - oriented ที่เน้น ==> Strategic output....เยี่ยมจริงๆๆค่ะ  .... เมื่อนำมารวมกับ การเน้นที่ผลงานที่เราภาคภูมิใจและตรงตามปณิธานความมุ่งมั่นที่เราร่วมกันกำหนด....ยิ่งยอดเยี่ยมนะคะ...ในความคิดของหนู

 

ขอบคุณมาก ในบทความของท่าน อาจารย์ค่ะ