การทำงานที่คอขวดเราต้องจัดกระบวนท่าให้ชัดเจน เป็นระบบและที่สำคัญคือต้องมีระเบียบเรียบร้อย ใครๆ สามารถทำงานแทนได้

ฉันมีบันทึกที่สั้นๆ 2 ตอน  ที่ขยับลงไดอารี่ออนไลน์ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องได้ใช้ประโยชน์ด้วยกัน แม้ว่ามันจะนานเกินเดือนไปแล้ว แต่ฉันยังเห็นว่าสิ่งนี้ใช้เป็นเข็มทิศการดำเนินหน้าที่ได้อย่างดีค่ะ
ตอนแรกเป็นปัญหาที่ต้องรีบจัดการค่ะ ส่วนตอนที่สองเป็นเรื่องที่ต้องกลับไปออกแบบให้เป็นธงนำการทำงาน

จัดการกับงานคอขวด

ความที่ขณะนั้นยังเป็น "มือใหม่" ชั่วโมงบินต่ำในภาคสนามการบริหารจัดการระดับหัวหน้างาน ทำให้การออกสตาร์ทเพื่อไปเอะอะสังสรรค์กับผู้นำฝูงบินขลุกขลักไปบ้าง ตั้งแต่เริ่มต้นที่การสื่อสารภายในงานไม่ราบรื่น. ทำให้เราไม่รู้เลยว่า ผู้ใหญ่บ้านได้ตีกลองเรียกประชุมกลุ่มผู้นำฝูงบินในแต่ละสายกองงาน. แต่โชคยังเข้าข้างที่พบกัลยาณมิตรน่ารักข้ามกองที่ทักถามไม่ไปร่วรับนโยบายจากท่านผู้ใหญ่หรือ. เรื่องจึงถึงบางเอ๋อ...ว่าเรามีอะไรให้สะสางตั้งแต่เปิดประตูบ้านรับข้อมูลข่าวสารเชียวหรือ...



การทำงานที่คอขวดเราต้องจัดกระบวนท่าให้ชัดเจน เป็นระบบและที่สำคัญคือต้องมีระเบียบเรียบร้อย  ใครๆ สามารถทำงานแทนได้

กิจกรรมผู้ใหญ่ตีกลองเรียกผู้นำไปรวมตัวชุมนุมกัน เกิดขึ้นเพียงปีละหนึ่งครั้งเท่านั้นค่ะ และครั้งแรกของฉันก็ช่างฉิวเฉียดน่าโมโหคนบางคนภายในปกครองเสียนี่กระไรที่ทำให้ฉันต้องทะเล่อทะล่าเข้าห้องประชุมพร้อมผู้นำชนิดที่ท่านเข้าประตูด้านหน้าส่วนฉันเข้าหลังห้องประชุมจนเกือบเป็นจุดรวมสายตาเพราะเข้าทีหลังต้องนั่งแถวใน ดีนะที่บรรดาผู้นำฝูงนำสายตาไปรวมกันที่หน้าห้องประชุม ฟังการประชุมแถลงนโยบายไปได้สักพัก ฉันก็รู้สึกว่าจะขาดอะไรไปอย่างหนึ่ง

เมื่อฉันไม่รู้เรื่องตีกลองประชุม แล้วทีมงานในการกำกับดูแลของฉันก็ยิ่งไม่ทราบกันใหญ่ด้วยซ้ำไปว่ามีกิจกรรมอะไร จนฉันต้องแอบเสียมารยาทเปิดมือถือกริ๊งหาทีมงานมาบันทึกหลักฐานไปเผยแพร่เป็นการงาน พร้อมกับตระหนักชัดว่าปัญหางานส่วนนี้จำต้องได้รับการชำระสะสางอย่างเร่งด่วนค่ะ

หลักการที่มีพลัง ที่ฉันให้ทีมงานไป คือ 5ส.  

แต่เอาไปใช้ก่อนเพียง 3ส.  (สะสาง/สะดวก/สะอาด) ค่ะ เพราะดูทีท่าแล้วยังต้องใช้เวลาอีกสักระยะ การจัดระบบหนังสือรับเข้าซึ่งเป็นงานคอขวดนั้นสำคัญมากค่ะ เราคุยกันเรื่องการจะแยกแยะเรื่องสำคัญ/เร่งด่วน/ปกติ/รอได้  จะทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ เป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการซึ่งหมายถึงคนทำงานในงานเดียวกัน ฉันฝากผู้รับผิดชอบไปพิจารณาดู จะมีอุปกรณ์เสริมอะไรไหม เช่น ตระกร้าเก็บเอกสารเข้า/ออก เรื่องรอการแจ้งเวียนบุคลากรภายในงานรับทราบ แฟ้มเอกสารที่เก็บเรื่องปัจจุบันไว้ตอบคำถาม เป็นต้น

ผลจากการคุยกันคิดว่าได้ในระดับหนึ่งค่ะ เจ้าของพื้นที่ตรงคอขวดเขาก็คิดวิธีทำงานของเขา

ฉันก็เป็นกองเชียร์และคอยกระชับพื้นที่  

รอปัญหามาใหม่ คงได้คุยกันใหม่ๆ ว่าจะพัฒนาปรับปรุงจากสิ่งที่พัฒนาไปแล้วให้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไรอีกดี ด้วยกระบวนการให้เจ้าของงานคิดเอง(เออเองแต่ต้องโอเคด้วยนะคะ) ฉันจะมองที่ผลผลิตและผลพลอยได้ค่ะ

มีต่อตอนสองนะคะ...ชมสัญญาณภาพไปก่อนค่ะ