เทคนิคการมอบหมายงานให้ได้ผล
เคยมั้ยครับ ที่มอบหมายงานให้กับลูกน้องแล้ว แต่ลูกน้องกลับทำงานออกมาไม่ได้ดั่งใจเรา หรือไม่ได้ตามที่เราต้องการ จนบางครั้งเราต้องออกปากตำหนิลูกน้องเราว่า ทำไมทำไม่ได้อย่างที่สั่ง จริงๆ แล้วหัวหน้าหรือลูกน้องกันแน่ที่จะต้องปรับปรุงตัวเอง
ส่วนใหญ่จะตอบว่า “ลูกน้อง”จะต้องปรับปรุงตัวเองให้มากกว่านี้ โดยการฟังให้เข้าใจ ตั้งใจฟัง ไม่ใช่เข้าหูซ้ายทะลุหูขวาออกไป ฯลฯ แต่เชื่อหรือไม่ครับ การที่ลูกน้องไม่สามารถทำงานได้ตามที่เรามอบหมายได้นั้น จริงๆ แล้วถ้าจะให้ได้ผล จะต้องแก้ไขที่ตัวหัวหน้าเองมากกว่าครับ ก็คือ หัวหน้าจะต้องมั่นใจ และแน่ใจว่า สิ่งที่ตนเองได้สั่งการและมอบหมายไปนั้น ลูกน้องเราเข้าใจจริงๆ ว่าผลงานที่ต้องการนั้นคืออะไร หน้าตาเป็นอย่างไร ถ้าเรามัวแต่ไปแก้ไขที่ลูกน้อง ผมเชื่อว่าปัญหาเหล่านี้ไม่มีทางจบแน่นอนครับ เพราะลูกน้องแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน จะให้เปลี่ยนทุกคนเข้ามาหาเรามันยากมากนะครับ ในฐานะที่เราเป็นหัวหน้าเราเปลี่ยนตัวเองให้เข้ากับลูกน้องแต่ละคนน่าจะง่ายกว่าครับ อย่างไรก็ดี เทคนิคในการที่จะมอบหมายงานให้ลูกน้องเพื่อให้ลูกน้องทำงานตามที่เราสั่งให้ได้ผลมากที่สุดก็มีดังนี้ครับ
- บอกว่างานนี้ต้องทำอะไรบ้าง ให้ชัดเจน คำว่าชัดเจนนี้หมายความว่า ลูกน้องจะต้องมองเห็นภาพผลงานในแบบเดียวกับหัวหน้านะครับ เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้” ก็คือ บอกให้ชัดเจนว่าจะให้เขาทำอะไร
- บอกรายละเอียดในการทำงานเพิ่มเติมว่าต้องทำอย่างไร (คร่าวๆ) แต่ไม่ต้องบอกทุกขั้นตอนนะครับ เพราะแบบนั้นไม่ต้องจ้างเขาแล้วครับ ทำเองดีกว่า สิ่งที่ควรจะชี้แจงก็คือ งานที่จะให้ทำนั้นมีรายละเอียดในการทำงานอย่างไรบ้าง เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดยให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้ ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน”
- บอกกำหนดเวลาที่ต้องเสร็จ สิ่งที่หัวหน้าจะต้องบอกให้ชัดเจนก็คือ งานที่มอบหมายนั้นจะต้องเสร็จเมื่อไหร่ ถ้าสามารถระบุวันที่ได้เลยยิ่งดี เพราะนี่คือการทำให้พนักงานเห็นเส้นตายสุดท้ายที่งานนี้จะต้องเสร็จและส่ง ไม่ใช่สั่งแค่ว่า “ทำให้เร็วที่สุด” “ด่วนที่สุด” หรือ “ราวๆ เดือนหน้า” ฯลฯ คำพูดเหล่านี้ล้วนแต่แสดงให้เราเห็นถึงความไม่ชัดเจน เร็ว หรือด่วน ของหัวหน้า มันไม่เหมือนกับของพนักงานแน่นอนครับ ดังนั้นเพื่อป้องกันการเข้าใจกันผิด เราควรระบุเวลาให้ชัดเจนไปเลย เช่น “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดยให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้ ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน คุณช่วยประสานงานเพื่อให้บริษัทที่ปรึกษา 3 แห่ง เข้ามานำเสนองานกับเราในวันที่ 5 มีนาคมนี้นะครับ”
- บอกถึงความหมายและความสำคัญของงานนี้ให้ลูกน้องเราทราบด้วย การที่เราสั่งงานโดยที่ไม่ได้บอกลูกน้องเราว่างานนี้สำคัญแค่ไหนต่อหน่วยงาน หรือองค์กร จะทำให้ลูกน้องเราไม่มีความรู้สึกของการเป็นเจ้าของงานนี้ หรือ “ไม่อิน” กับงานที่เรามอบหมายไปนั่นเอง เขาก็จะไม่ค่อยอยากทำ เพราะไม่รู้ว่าทำไปทำไม ดังนั้นหัวหน้างานจะต้องแจ้งให้ลูกน้องทราบด้วยว่างานที่กำลังมอบหมายอยู่นี้นั้น มันมีความสำคัญอย่างไรบ้าง คราวนี้ลองเอาทุกข้อมารวมกันนะครับ “ผมอยากให้คุณรับผิดชอบโครงการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานในปีนี้ โดยให้ไปหาบริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านนี้ ให้เขามานำเสนอแนวทางการทำงานกับเราก่อน แล้วเราค่อยมาช่วยกันพิจารณาคัดเลือกกัน คุณช่วยประสานงานเพื่อให้บริษัทที่ปรึกษา 3 แห่ง เข้ามานำเสนองานกับเราในวันที่ 5 มีนาคมนี้นะครับ งานนี้มีความสำคัญมากนะครับ เพราะจทำให้เรารู้ว่าพนักงานคิดอย่างไรกับบริษัท เราจะได้นำผลการสำรวจมากำหนดแนวทางในการบริหารทรัพยากรบุคคลใหม่ เพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน สุดท้ายก็จะทำให้ผลงานขององค์กรเราดีขึ้นอีก.....”
ผมคิดว่าถ้าเรามอบหมายงานให้กับพนักงานด้วยความชัดเจน แน่นอน และทำให้พนักงานมองเห็นภาพผลลัพธ์เดียวกับเราได้ เขาจะทำงานให้เราด้วยความถูกต้อง และไม่ผิดพลาด เราเองก็จะควบคุมงานด้วยความสบายใจ เพราะลูกน้องเข้าใจในสิ่งที่สั่งให้ทำ ไม่ต้องมาเสียเวลาอธิบายใหม่หลายๆ รอบ เพราะไม่เข้าใจสักที ผมว่ายอมเสียเวลามากกว่าเดิมสักนิดในช่วงมอบหมายงาน เอาให้เข้าใจกันไปเลย แล้วต่อจากนั้น เราจะมาเสียเวลากับการสร้างผลงานดีกว่าที่จะมาเสียเวลากับการสั่งการใหม่รอบแล้วรอบเล่าครับ
ความเห็น (1)
ขอบคุณครับสำหรับข้อมูล สามารถนำไปใช้ได้ดีมากครับ พอดีผมมีปัญหาในลักษณะคล้ายๆกันแบบนี้เหมือนกันพอดีได้ใช้เลย