การจัดระบบสารสนเทศภายในกองแผนงาน ครั้งที่ 2

สรุปผลการจัดโครงการจัดการความรู้โดยการเล่าเรื่อง (Story telling) ของกองแผนงาน (ครั้งที่ 3)

หัวข้อ “การจัดการระบบสารสนเทศภายในกองแผนงาน (ครั้งที่ 2)”

เมื่อวันพุธที่ 4 เมษายน พ.ศ. 2555

ณ ห้องประชุม 812 ชั้น 8 สำนักพัฒนาเทคโนโลยีเพื่ออุตสาหกรรม

**********************************

 กิจกรรมการจัดการความรู้โดยการเล่าเรื่องของกองแผนงานในหัวข้อ “การจัดการระบบสารสนเทศภายในกองแผนงาน (ครั้งที่ 2)” มีบุคลากรของกองแผนงานเข้าร่วมกิจกรรมทั้งสิ้น 20 คน คิดเป็นร้อยละ 100 และผลของการจัดกิจกรรมพบว่า บุคลากรของกองแผนงานมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับข้อคำถามทั้ง 5 ข้อ ดังนี้

          ข้อคำถามที่ 1 “จุดเด่นของการให้บริการของตนเอง” พบว่าบุคลากรมีปัจจัยที่ส่งผลในการให้บริการของตนเอง ดังนี้

1. บริการข้อมูลอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
2. สร้างความเข้าใจอย่างชัดเจนกับผู้รับบริการ โดยการยกตัวอย่าง
3. พูดจาสุภาพด้วยน้ำเสียงที่อ่อนโยน ยิ้มแย้มแจ่มใส บริการด้วยใจจริงและเป็นกันเอง
4. มีความมั่นใจและเชื่อมั่นในตนเอง
5. มีความเต็มใจในการให้บริการ
6. Service Mind
7. มีความกระตือรือร้นและยินดีให้บริการ
8. มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อผู้รับบริการ

          ข้อคำถามที่ 2 “ตัวช่วยของระบบสารสนเทศที่ต้องการ” พบว่าบุคลากรมีความต้องการตัวช่วยเพื่อให้ได้ระบบสารสนเทศที่ต้องการ ดังนี้

1. เครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ (Printer) ที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย
2. มีระบบ/โปรแกรมที่รองรับการทำงานในข้อมูลด้านต่างๆ
3. มีระบบฐานข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัย ที่ทันสมัย เพื่อประโยชน์ในการใช้ข้อมูลร่วมกัน
4. มีการพัฒนาบุคลากร/Software/Hardware ให้สอดคล้องกับภารกิจ
5. มีแบบฟอร์มที่ง่ายต่อการกรอกข้อมูลของผู้ให้ข้อมูล

          ข้อคำถามที่ 3 “ปัญหาและอุปสรรคในการใช้ข้อมูลสารสนเทศ” พบว่าบุคลากรมีปัญหาและอุปสรรคในการใช้ข้อมูลสารสนเทศ ดังนี้

1. ไม่มีฐานข้อมูลกลาง (Data Center) ทำให้ข้อมูลมีความหลากหลายไม่เป็นระบบ
2. ข้อมูลที่ใช้ไม่เป็นปัจจุบัน
3. หน่วยงานที่เกี่ยวข้องส่งข้อมูลล่าช้า ไม่ตามระยะเวลาที่กำหนด
4. ได้รับข้อมูลผิดพลาด ทำให้ต้องขอข้อมูลจากหน่วยงานหลายครั้ง
5. โปรแกรมสำหรับฐานข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาไม่สนับสนุนข้อมูลในปัจจุบัน
6. การสื่อสารข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างผู้ขอข้อมูลและผู้ให้ข้อมูล
7. บุคลากรไม่เข้าใจในระบบสารสนเทศ และระบบไม่ตอบสนองผู้ใช้งาน
8. ความชำนาญของบุคลากรที่ใช้ระบบแตกต่างกัน

          ข้อคำถามที่ 4 “แนวทางการแก้ปัญหาในการใช้ข้อมูลสารสนเทศ” พบว่าบุคลากรมีแนวทางการแก้ปัญหาในการใช้ข้อมูลสารสนเทศ ดังนี้

1. ควรมีการฝึกอบรมบุคลากรให้เข้าใจถึงการใช้ระบบสารสนเทศ
2. มีฐานข้อมูลกลาง (Data Center) ที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันสมัย
3. มีการชี้แจงทำความเข้าใจระหว่างผู้ขอข้อมูลและผู้ให้ข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลตรงตามต้องการ
4. มีการติดตาม เร่งรัด และตรวจสอบข้อมูลจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
5. มีการประสานงานที่ดีระหว่างบุคลากรภายในและภายนอกกองแผนงาน

          ข้อคำถามที่ 5 “KM ที่อยากให้จัดในครั้งต่อไป” พบว่าบุคลากรมีความต้องการให้มีการจัดกิจกรรมการจัดการความรู้ในครั้งต่อไป ดังนี้

1. การทำงานที่มุ่งผลสัมฤทธิ์
2. แนวทางการพัฒนาบุคลากรเพื่อเตรียมพร้อมเข้าสู่ประชาคมอาเซียน
3. เทคนิคการใช้โปรแกรม Microsoft Office 2007
4. การลดความซ้ำซ้อนในการขอข้อมูลจากหน่วยงาน
5. เทคนิคการทำงานเป็นทีม
6. แนวทางการพัฒนาองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งมิตรภาพและการเรียนรู้
7. การเพิ่มองค์ความรู้เกี่ยวกับระบบสารสนเทศให้กับบุคลากร
8. เทคนิคการจูงใจคน
9. เทคนิคการบริหารงาน
10. เทคนิคการใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุดในองค์กร
11. เทคนิคการขอข้อมูลจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
12. วัฒนธรรมในองค์กร
13. การจัดสภาพแวดล้อมภายในกองแผนงาน

          ผลการประเมินความพึงพอใจของบุคลากรกองแผนงานที่มีต่อการจัดกิจกรรมครั้งนี้ พบว่า

 ส่วนที่ 1 ระดับความพึงพอใจ/ความคิดเห็น/ความเหมาะสมขององค์ประกอบต่างๆ

เรื่อง	n = 20			ระดับความพึงพอใจ
	X	S.D.	ร้อยละ
1. เนื้อหาเหมาะสมกับเวลา	4.45	0.604	89.00	มาก
2. รูปแบบ วิธีการจัดเหมาะสม	4.35	0.587	87.00	มาก
3. สามารถนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ประโยชน์    ในการทำงาน	4.35	0.987	87.00	มาก
4. การอำนวยความสะดวกของเจ้าหน้าที่	4.55	0.510	91.00	มากที่สุด
5. ภาพรวมในการจัดกิจกรรมครั้งนี้	4.45	0.510	89.00	มาก

        จากผลการประเมิน พบว่า บุคลากรกองแผนงานมีความพึงพอใจจากการจัดกิจกรรมครั้งนี้ในภาพรวมอยู่ในระดับมาก มีค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.45 คิดเป็นร้อยละ 89.00  และเมื่อจำแนกตามหัวข้อเรื่อง พบว่า บุคลากรมีความพึงพอใจจากการจัดกิจกรรมครั้งนี้อยู่ในระดับมากที่สุด ในเรื่องการอำนวยความสะดวกของเจ้าหน้าที่ และมีความพึงพอใจในระดับมาก โดยเรียงลำดับค่าเฉลี่ยจากมากไปน้อย ได้ดังนี้

1. เนื้อหาเหมาะสมกับเวลา  ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.45
2. รูปแบบ วิธีการจัดเหมาะสม  ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.35
3. สามารถนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ประโยชน์ในการทำงาน  ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.35

 ส่วนที่ 2 ระยะเวลาในการจัดกิจกรรม

ระยะเวลา	จำนวน	ร้อยละ	ข้อคิดเห็น
1. เหมาะสม	20	100.00	-

          จากผลการประเมิน พบว่า บุคลากรกองแผนงานทั้งหมดมีความคิดเห็นว่าระยะเวลาในการจัดกิจกรรมมีความเหมาะสม

 ส่วนที่ 3 ข้อเสนอแนะอื่นๆ

          ควรชี้แจงและซักซ้อมความเข้าใจให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ในการตอบคำถามแต่ละข้อคำถาม เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน/เกิดปัญหา

 

**********************************************************