ความหมายของ PDCA

PDCA คือ วงจรการบริหารงานคุณภาพ ประกอบด้วย
P = Plan คือ การวางแผนงานจากวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ได้กำหนดขึ้น
D = Do คือ การปฏิบัติตามขั้นตอนในแผนงานที่ได้เขียนไว้อย่างเป็นระบบและมีความต่อเนื่อง
C = Check คือ การตรวจสอบผลการดำเนินงานในแต่ล่ะขั้นตอนของแผนงานว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไขแผนงานในขั้นตอนใด
A = Action คือ การปรับปรุงแก้ไขส่วนที่มีปัญหา หรือถ้าไม่มีปัญหาใดๆ ก็ยอมรับแนวทางการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้ผลสำเร็จ เพื่อนำไปใช้ในการทำงานครั้งต่อไป
เมื่อได้ว่างแผนงาน (P) นำไปปฏิบัติ (D) ระหว่างการปฏิบัติก็ดำเนินการตรวจสอบ (C) พบปัญหาก็ทำการแก้ไขหรือปรับปรุง (A) การปรับปรุงก็เริ่มจากการวางแผนก่อน วนไปได้เรื่อยๆ จึงเรียกวงจร PDCA

ประโยชน์มีดังนี้
1. 1. การว่างแผนงานก่อนการปฎิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริงการวางแผนงานควรวางให้ครบ 4 ขั้นดังนี้
(1) ขั้นการศึกษา คือ การวางแผนศึกษาข้อมูล วิธีการ ความต้องการของตลาด ข้อมูลด้านวัตถุดิบ ด้านทรัพยากรที่มีอยู่หรือเงินทุน
(2) ขั้นเตรียมงาน คือ การวางแผนการเตรียมงานด้านสถานที่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณ์ เครื่องจักร วัตถุดิบ
(3) ขั้นดำเนินงาน คือ การวางแนวทางการปฏิบัติงานของแต่ละส่วนแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย
(4) ขั้นการประเมินผล คือ การวางแผนหรือเตรียมการประเมินผลงานอย่างเป็นระบบ เช่น ประเมินจากยอดการจำหน่าย ประเมินจากการติชมของลูกค้า เพื่อให้ผลที่ได้จากการประเมินเกิดการเที่ยงตรง
2. 2. การปฏิบัติตามแผนงาน ทำให้ทราบขั้นตอน วิธีการ และสามารถเตรียมงานล่วงหน้าหรือทราบอุปสรรคล่วงหน้าด้วย ดังนั้น การปฏิบัติงานก็จะเกิดความราบรื่น และเรียนร้อย นำไปสู่เป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
3. 3. การตรวจสอบ ให้ได้ผลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบด้วย
3.1 3.1 ตรวจสอบจากเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
3.2 3.2 มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้
3.3 3.3 มีเกณฑ์การตรวจสอบที่ชัดเจน
3.4 3.4 มีกำหนดเวลาการตรวจที่แน่นอน
3.5 3.5 บุคลากรที่ทำการตรวจสอบต้องได้รับการยอมรับจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อการตรวจสอบได้รับการยอมรับ การปฏิบัติงานขั้นต่อไปก็ดำเนินงานต่อไปได้
4. 4. การปรับปรุงแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้นวงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ
การวางแผนงานคุณภาพด้วยระเบียบวิธี PDCA
การวางแผนงานคุณภาพด้วยระเบียบวิธี PDCA ประกอบด้วย
1. 1. (P)การวางแผนคุณภาพ(Quality Planning Methology)มีแนวทางดำเนินการดังนี้
1.1 1.1 ปัจจัยด้านข้อมูลหรือปัจจัยนำเข้า (Quality Planning Input) มีการบริหารงานด้นข้อมูลโดย
1. 1. จัดหาข้อมูลด้านความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าและผู้เกี่ยวข้องเพื่อนำไปสู่การกำหนดคุณภาพ
2. 2. พิจารณาลักษณะของผลิตภัณฑ์หรืองานบริการที่มีอยู่หรือที่กำลังดำเนินการตรง กับความต้องการมากน้อยมีส่วนใดบ้างต้องทำการปรับปรุงและพัฒนา
3. 3. ใช้ข้อมูลเดิม ข้อมูลจากประสบการณ์ที่ผ่านมาควรจะรวบรวมจากบุคลากรทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ได้แนวทางการวางแผนที่ถูกต้อง
4. 4. เลือกจังหวะ เวลา หรือโอกาสที่เหมาะสมกับการดำเนินงาน โดยนำข้อมูลทั้งหมดดังกล่าวข้างต้นมาทำการประเมินความเสี่ยง และหาแนวทางดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
1.2 1.2 กำหนดคุณภาพ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน
1.3 1.3 ในแผนงานควรมีขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจน กำหนด วัน เวลาการทำงาน กำหนดผู้รับผิดชอบ สถานที่ทำงานและอื่นๆ
1.4 1.4 มีการประเมินแผนงานก่อนการนำไปใช้ ทำได้ 3 แนวคือ 1. การประเมินจากการทดลองการปฏิบัติ 2. การประเมินจากการร่วมพิจารณาของผู้มีประสบการทำงานมาก่อน 3. การประเมินจากสภาพการแข่งขันการตลาด
2. 2. (D) การปฏิบัติตามแผนงานคุณภาพ จะประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายมากหรือน้อย ขึ้นอยู่ปัจจัยดังต่อไปนี้
2.1 2.1 ผู้มีอำนาจและรับผิดชอบการบริหารแผนงาน แผนที่ได้เขียนขึ้นมีองค์ประกอบและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลายหน่วยงาน
2.2 2.2 ทักษะและความสามารถของผู้ปฏิบัติตามแผนงานหรือบุคลากรที่รับผิดชอบงานต่างๆ ต้องคำนึงถึงเรื่อดังต่อไปนี้
1. 1. ความรู้ความสามารถของบุคลากร
2. 2. บุคลิกภาพมีความเหมาะสมกับงานที่มอบหมาย
3. 3. ความสนใจหรือความคาดหวังของบุคลากรต่องานที่ได้รับมอบหมาย
4. 4. แรงจูงใจที่มีให้กับบุคลากร
5. 5. ทัศนคติของบุคลากรกับงานที่มอบหมายและเพื่อนร่วมงาน
2.3 2.3 ทรัพยากรที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ได้แก่ เครื่องมือเครื่องใช้ อุปกรณ์สำนักงานเทคโนโลยีต่างๆ มีความพร้อมปฏิบัติ ก็ทำให้ผลงานเป็นไปตามเป้าหมาย
2.4 2.4 การจัดซื้อ-จัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีแต่ราคาต่ำ ก็จะทำให้ได้ผลผลิตที่คุณภาพดีราคาถูก
2.5 2.5 มีระบบการสื่อสารระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ คือ สื่อได้ชัดเจนและรวดเร็ว เพื่อสร้างความเข้าใจและเชื่อมโยงระบบงานอย่างต่อเนื่อง
3. 3. (C) การตรวจสอบคุณภาพ มีแนวทางการตรวจสอบดังนี้
3.1 3.1 ตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินงานได้แก่
- - ขั้นการศึกษาข้อมูล มีการศึกษาข้อมูลได้ครบถ้วน
- - ขั้นการเตรียมงาน การเตรียมงานตามแผนงานมีความพร้อมหรือไม่
- - ขั้นดำเนินงาน มีบุคลากรและทรัพยากรหรือไม่
- - ขั้นตอนการประเมิน มีเครื่องมีและขั้นตอนการประเมินผลที่เหมาะสม
3.2 3.2 ตรวจผลงานตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น Delte Principle คือ เกณฑ์การประเมินจำหน่ายหรือพนักงาน โดยประเมินจาก
ประเภทของแผนงาน
1.การวางแผนงานตามระยะเวลา
1.1 1.1 แผนงานประจำปี เป็นแผนงานที่เขียนขึ้นเพื่อวางแนวทางการปฏิบัติงานตลอดทั้งปี
1.2 1.2 แผนงานประจำไตรมาส เป็นแผนงานทีเขียนขึ้นเพื่อกำหนดแนวทางการปฏิบัติงานระยะเวลา 3 เดือน
2.การแบ่งงานตามความรับผิดชอบ ได้แก่
2.1 แผนงานส่วนบุคคล บุคคลที่สามารถสร้างสรรค์ผลงานคุณภาพจะต้องมีแผนงานของตนเอง
2.2 แผนงานขององกร หรือหน่วยงาน
3. การแบ่งแผนงานตามลักษณะการใช้งาน
3.1 แผนงานหลัก เป็นแผนงานขององค์กร ได้กำหนดเป้าหมายนโยบาย
3.2 แผนปฏิบัติการ เป็นแผนปฎิบัติงานเฉพาะส่วนเฉพาะงาน
3.3 แผนกลยุทธ์ เป็นแผนปฏิบัติงานที่เขียนขึ้นอย่างเร่งด่วนเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยมิได้คาดหมาย
3.4 แผนปรับปรุงงาน