วาระประชุมของสภามหาวิทยาลัยต้องได้สมดุลในการทำหน้าที่ทั้ง 3 mode ของ governance คือ Fiduciary, Strategic และ Generative โดยนายกสภาฯ และกรรมการสภาฯ ทั้งองค์คณะต้องร่วมกันกำหนดนโยบายหรือแนวทางในการเสนอระเบียบวาระเข้าสู่สภาฯ ไม่ใช่ปล่อยให้ฝ่ายบริหารเป็นผู้กำหนดตามความเคยชินตามที่เคยปฏิบัติต่อๆ กันมา หรือตามอำเภอใจ
หากไม่กำหนดนโยบายการจัดวาระประชุมให้ชัดเจน สภามหาวิทยาลัยจะทำงานพิจารณาเฉพาะวาระเล็กๆ เป็นส่วนเสี้ยว ไม่มีโอกาสวางนโยบายภาพใหญ่ ที่เป็นหัวใจของความเจริญก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย เพื่อให้มหาวิทยาลัยรับใช้สังคมอย่างแท้จริง และอย่างมีคุณภาพ
Effective board ต้องกำหนดหลักการจัดวาระประชุม ให้ใช้เวลาของการประชุม (ซึ่งตามปกติเพียงเดือนละ ๓ ชั่วโมง) เพื่อการทำหน้าที่ที่สำคัญ และใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
งานประจำ ที่มีกลไกตรวจสอบอย่างดีแล้ว ควรเอาไปรวมไว้ในกลุ่ม “วาระเพื่อทักท้วง” คือหากไม่มีคนซักถามหรือทักท้วง ให้ถือว่าสภาฯ อนุมัติ ซึ่งตามปกติจะใช้เวลากับวาระการประชุมกลุ่มนี้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น
เวลาของการประชุมส่วนใหญ่ ควรใช้พิจารณาเรื่องใหญ่ เรื่องสร้างสรรค์ เรื่องสำคัญต่ออนาคตของมหาวิทยาลัย โดยต้องมีการกำหนดไว้ว่าเรื่องใหญ่มีอะไรบ้าง ที่จะต้องทบทวนนโยบายทุกปี แล้วกำหนดเป็นวาระการประชุมเป็นปฏิทินไว้ รวมทั้งกำหนดด้วยว่าจะต้องมีข้อมูล และผลการวิเคราะห์สังเคราะห์ และทางเลือกเชิงนโยบายอย่างไรบ้างมานำเสนอ ผมสงสัยว่า สำหรับบางมหาวิทยาลัย ที่กลไกของฝ่ายบริหารและเจ้าหน้าที่ประจำยังไม่เข้มแข็ง อาจต้องว่าจ้างบุคคลภายนอกมาจัดทำข้อมูลเชิงนโยบายในบางเรื่องสำหรับเสนอสภาฯ รวมทั้งเพื่อฝึกฝนเจ้าหน้าที่ประจำให้มีขีดความสามารถจัดทำเองในปีต่อๆ ไป
คือนอกจากวาระประชุมไม่เหมาะสมแล้ว สภามหาวิทยาลัยอาจทำงานย่อหย่อนเพราะเอกสารประกอบการประชุมไม่ดี ไม่เป็น information for policy-making ไม่มีข้อมูลที่แม่นยำครบถ้วนเพียงพอ ไม่มีการวิเคราะห์และสังเคราะห์นำเสนอเป็น “ทางเลือกเชิงนโยบาย” (policy options) แต่เสนอว่านโยบายอย่างนี้จะเอาไหม จะปรับปรุงอย่างไร แถมยังไม่ได้เสนอด้วยว่าแต่ละทางเลือกมีทางทำได้สำเร็จเพียงใด เข้าใจว่าหลายครั้ง สภาฯ กำหนดนโยบายสวยหรู โดยไม่ได้ถามฝ่ายบริหารเลยว่าทำได้ไหม ฝ่ายบริหารก็นิ่งเฉยเสีย โดยกำหนดในใจว่า วางนโยบายได้ก็วางไป ไม่ช้าก็ลืม ฝ่ายบริหารไม่ทำก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้น
ดังนั้น วาระการประชุมหนึ่งที่ต้องมี คือวาระทบทวนความก้าวหน้า (หรืออุปสรรค) ในการดำเนินการตามนโยบายที่สภาฯ กำหนดไว้
โดยสำนักงานสภาฯ ต้องบันทึกมติเชิงนโยบายของสภาฯ รวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ และเอามาทบทวนบ่อยๆ
วิจารณ์ พานิช
๘ ก.ค. ๕๔
ขอบคุณค่ะ อยากเห็นแนวคิดดีๆเช่นนี้ลงสุ่การปฎิบัติของบอร์ดทุกแห่งด้วยค่ะ