การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์

สรุป องค์ความรู้

 “การพัฒนาเทคนิคการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์แนวใหม่”

สรุปองค์ความรู้ จากการอบรมพัฒนา

“โครงการพัฒนาเทคนิคการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์แนวใหม่”

โดย สถาบันพัฒนาครู คณาจารย์และบุคลากรทางการศึกษา   ระหว่างวันที่  1-5  สิงหาคม 2554

ต้องขอบคุณ ผู้รับผิดชอบโครงการ(คุณณัฐชากานต์  เซียงหว่อง)และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง สำหรับการอบรมในครั้งนี้ ซึ่งคัดเลือกผู้เข้ารับการอบรมจากผู้สมัครทั้งหมดให้เหลือ จำนวน 40 คน โดย แบ่งเป็น กลุ่มผู้บริหารในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา(รวม กศน.) กลุ่มผู้บริหารโรงเรียนเอกชน  กลุ่มผู้บริหารสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน

 โดยวิทยากร ในครั้งนี้ คือ ดร.ดิเรก  วรรณเศียร และ ดร.สุภาภรณ์   ตั้งดำเนินสวัสดิ์       จากมหาวิทยาลัยราชภัฎสวนดุสิต   วิทยากรสามารถทำให้ทุกคน มีแผนกลยุทธ์ในการบริหารงานที่มีรูปแบบที่ถูกต้อง สมบูรณ์ มากยิ่งขึ้น    เพราะทุกคนต้องนำแผนกลยุทธ์ของหน่วยงานตนเองที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ไปร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้  วิเคราะห์  วิพากย์  จนในที่สุด  ทุกคนพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า  ที่ผ่านมาคิดว่าแผนกลยุทธ์ที่ใช้อยู่   ถูกต้อง  สมบูรณ์  แล้ว  แต่มาวันนี้ ทำให้เข้าใจเทคนิคต่างๆในการเขียนแผนกลยุทธ์เพื่อการบริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ ที่ถูกต้องจริงๆว่าเป็นอย่างไร.......

(บางคนบอกว่า....ที่ผ่านมาเราหลงทาง....ไปไม่ถูกทิศ....ผลสัมฤทธิ์ก็เลยไม่เกิด.....)

วันนี้ เลยได้สรุปองค์ความรู้จากการอบรมพัฒนา   มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยกัน

การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ : แนวคิดและเครื่องมือในการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา

Result   Based   Management: RBM

1.เหตุผลที่ต้องบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

                จากการ ปฏิรูป ระบบราชการ โดยต้องปรับปรุงระบบการบริหารงานราชการให้มีความทันสมัย ลดความไม่คล่องตัวทางการบริหาร ตลอดจนการเปลี่ยนกระบวนทัศน์การบริหารแบบเดิมที่มุ่งเน้นความสำคัญต่อปัจจัยนำเข้า (Input)  และกฎระเบียบ   มาใช้วิธีการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Result   Based   Management: RBM  ) RBM  เป็นเครื่องมือการบริหารที่มาพร้อมกับแนวคิดการบริหารภาครัฐแนวใหม่ (New Public Management)   คือการบริหารจัดการภาครัฐ โดยการนำ “รางวัลคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ : Public Sector Management Quality Award”หรือที่เรียกกันสั้นๆง่ายๆว่า “PMQA”  มาใช้เป็นเป้าหมายการพัฒนาองค์กรภาคราชการ โดย“PMQA” คือ การนำองค์กรอย่างมีวิสัยทัศน์  มีความรับผิดชอบต่อสังคม ให้ความสำคัญกับประชาชนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  ปรับปรุงระบบการบริหารจัดการให้มีความยืดหยุ่นคล่องตัว พัฒนาการบริหารคนและการพัฒนาคน มีความคิดริเริ่มและเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลสารสนเทศ และทำงานโดยมุ่งผลลัพธ์เป็นสำคัญ

ซึ่งผลลัพธ์การดำเนินงาน  จำเป็นต้องใช้เครื่องมือการจัดการที่เหมาะสม  ได้แก่วิธีการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Result   Based   Management: RBM  ) 

2.แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์

บริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Result   Based   Management: RBM  )   คือ วิธีการบริหารที่มุ่งเน้นสัมฤทธิ์ผลขององค์กรเป็นหลัก เป็นการเปรียบเทียบผลผลิตและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงกับเป้าหมายที่กำหนด

ผลผลิต  คือ  ผลที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมขององค์การโดยตรง   ตัวอย่างผลผลิตของ สพท.หนึ่งได้แก่   ครูภาษาอังกฤษจำนวน 150 คน   ได้รับการพัฒนา  ทุกโรงเรียนมีระบบ e-filing  ที่สมบูรณ์แบบและเจ้าหน้าที่มีทักษะการใช้ระบบ   e-filing   เป็นต้น

ผลลัพธ์  คือ  ผลที่เกิดขึ้นตืดตามมาหรือเงื่อนไขที่เกิดจากผลผลิต ผลลัพธ์มีความสัมพันธ์โดยตรงกับผู้รับบริการ และสาธารณชน ตัวอย่างผลลัพธ์ของสพท.ข้างต้นได้แก่ นักเรียนมีความรู้และทักษะภาษาอังกฤษดีขึ้นเป็นผลลัพธ์ของการพัฒนาครูภาษาอังกฤษ และการติดต่อสื่อสารด้านงานสารบรรณของโงเรียนคุณภาพดีขึ้นเป็นผลลัพธ์ของการพัฒนาระบบ e-filing  เป็นต้น

ความประหยัด หมายถึง  การใช้ทรัพยากรน้อยที่สุดในการผลิตหรือหรือการดำเนินกิจกรรม

ความมีประสิทธิภาพ  หมายถึง  การสร้างผลผลิตในระดับที่สูงกว่าปัจจัยนำเข้า หรือการได้ผลผลิตเพิ่มขึ้นแม้ปัจจัยนำเข้าเท่าเดิม หรือได้รับผลิตเท่าเดิมแต่ใช้ปัจจัยนำเข้าน้อยลง

ความมีประสิทธิผล  หมายถึง  ระดับการบรรลุวัตถุประสงค์ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ว่าก่อให้เกิดผลผลิต ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด

3.กระบวนการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์

ขั้นตอน

ตัวอย่างการดำเนินงาน

1.การวิเคราะห์วิสัยทัศน์

และพันธกิจ

วิเคราะห์วิสัยทัศน์และพันธกิจ โดยเปรียบเทียบกับเป้าหมายของกรอบการดำเนินงาน เช่น Balance  Scorecard (BSC)

2.การกำหนดปัจจัยหลักแห่งความสำเร็จ (Critical  Success Factors หรือ CSFs)

ประชุมระดมความคิด จัดกลุ่มปัจจัยหลักแห่งความสำเร็จ   ตามมุมมองของ BSC

3.การกำหนดตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน (Key Performance  Indicators หรือ KPIs)

จัดทำตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก วัดความก้าวหน้าของการบรรลุปัจจัยหลักแห่งความสำเร็จ ค่าของตัวชี้วัดแสดงเป็นค่าต่างๆ เข่นร้อยละ อัตราส่วน ค่าเฉลี่ย จำนวน สัดส่วน

4.การตั้งเป้าหมาย

เป้าหมายของตัวชี้วัด ที่กำหนดตามระเบียบข้อบังคับ ตามระดับผลการปฏิบัติงาน ในปัจจุบัน เป้าหมายมีความเฉพาะเจาะจง  (Specific) สามารถวัดผลได้(Measurable)  ได้รับการเห็นชอบร่วมกัน(Agreed Upon) สามารถบรรลุผลสำเร็จได้ (Realistic)  โดยมีเวลาการทำงานที่เหมาะสม  (Time Bound)  หรือ SMART

5.การกำหนดแหล่งข้อมูล

ตัวอย่างแหล่งข้อมูลที่สามารถรวบรวมได้ เช่น ในฐานข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์  แฟ้มเอกสารภายในหน่วยงาน  ข้อมูลจากบุคลากร ครู  ชุมชน นักเรียน ผู้ปกครอง รายงานประจำปี

6.การรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูล  การสำรวจ, สอบถาม สัมภาษณ์,การสังเกต ,การนับจำนวนผู้รับบริการ,Focus group,ประเมิน

7.การบันทึกและอนุมัติข้อมูล

 เป็นระบบที่เก็บข้อมูลของปัจจัยหลัก ตัวชี้วัด เป้าหมาย  ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน  ถูกต้อง เชื่อถือได้ มีการรับรองข้อมูลและอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ

8.การวิเคราะห์ผล

เป็นการเปรียบเทียบผลจริงกับเป้าหมายที่กำหนด  หาสาเหตุ เสนอทางเลือก เพื่อใช้ในการพัฒนา

9.การายงานผล

รายงานผลโดยใช้กราฟ แผนภูมิ  สัญลักษณ์  ตาราง  ร้อยละ ฯลฯ

4. หัวใจสำคัญของการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์อยู่ที่ตัวชี้วัด

ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานตามแนวทางการบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์   ประกอบด้วย

1ตัวชี้วัดปัจจัยนำเข้า  ( Input  Indicators)  ได้แก่จำนวนทรัพยากรโดยรวมที่ใช้ในการ

ดำเนินกิจกรรมหรือบริการ  เพื่อก่อให้เกิดผลผลิต ผลลัพธ์ เช่นจำนวนเงินที่ใช้  จำนวนบุคลากรที่จำเป็นในการให้บริการ  จำนวนวัสดุและอุปกรณ์

2.ตัวชี้วัดผลผลิต (Output Indicators)  เป็นตัวชี้วัดที่แสดงถึงปริมาณ ที่ผลิตได้จากการ

ดำเนินกิจกรรม เช่นจำนวนผู้เข้ารับการอบรม จำนวนนักเรียนที่รับเข้าเรียน จำนวนนักเรียนที่จบการศึกษา  คะแนนวัดความรู้ผู้เข้ารับการอบรม  เป็นต้น

3. ตัวชี้วัดผลลัพธ์ (Output  Indicators)    หมายถึง    ตัวชี้วัดที่แสดงถึงผลสัมฤทธิ์ของ

กิจกรรม   เช่น  จำนวนผู้จบการศึกษาที่มีงานทำ จำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีสภาพอยู่ในเกณฑ์ดี  จำนวนนักเรียนที่สอนO-NET ไม่ผ่าน และยังรวมถึงตัวบ่งชี้วัดผลลัพธ์คุณภาพของการบริการ เช่น ระดับความพึงพอใจของผู้ปกครองที่มีต่อการทำงานของโรงเรียน

4. ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ  (Efficiency Indicators)  หมายถึง   ตัวชี้วัดผลงาน ที่แสดง

ค่าใช้จ่ายต่อหน่วยของผลผลิต หรือระยะเวลาในการบริการต่อรายการ เช่น ค่าใช้จ่ายต่อหัวของนักเรียน  เวลาการทำงานในการจัดทำระบบการเฝ้าระวังพฤติกรรมเด็ก (ระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน)

5.ตัวชี้วัดความคุ้มค่า (Cost-Effectiveness) หมายถึง ตัวบ่งชี้ที่แสดงค่าใช้จ่ายของผลลัพธ์ที่

แสดงถึงความคุ้มค่า (Value for  money )  ที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรม เช่นต้นทุนเฉลี่ยในการช่วยให้ผู้สำเร็จการอบรมได้ผลงานวิจัยภายหลังการฝึกอบรมการวิจัยในชั้นเรียน ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการซ่อมบำรุงรถยนต์ให้พร้อมใช้งาน เป็นต้น

6. ตัวชี้วัดปริมาณงาน (Workload Indicators) หมายถึง ข้อมูลที่แสดงถึงความต้องการใน

การใช้บริการ หรือภาระงานในหน้าที่ของบุคลากร เช่น จำนวนครูต่อนักเรียน  จำนวนชั่วโมงสอน จำนวนนักเรียนที่ใช้บริการห้องสมุด  เป็นต้น

7. สารสนเทศเชิงอธิบาย (Explanatory  Information) หมายถึง สารสนเทศที่อธิบายถึง

องค์ประกอบที่มีผลกระทบต่อผลการปฏิบัติงานขององค์กร  ซึ่งอาจจะอยู่ภายใต้หรืออยู่นอกเหนือการควบคุมขององค์กรได้ เช่น อัตราส่วนของนักเรียนต่อครู อายุการใช้งานของอุปกณ์ที่ใช้ในการเรียน ร้อยละของนักเรียนที่นับถือศาสนาพุทธ เป็นต้น

                ตัวชี้วัดในกระบวนการบริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์มีความสำคัญอย่างมากเนื่องจากจะทำให้เป้าหมายมีความชัดเจน สะดวกต่อการเก็บข้อมูล  การวิเคราะห์และการรายงาน ทำให้ได้มาซึ่งข้อมูลสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงการปฏิบัติงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น