โปรแกรมระบบจัดการเอกสาร E-Document Management System เป็นระบบที่ใช้ใน การจัดการ จัดเก็บ เอกสาร ในรูปแบบของไฟล์ (Digital File) ผ่านระบบเครือข่าย (Network) ผ่าน Web-Based Application โดยมีการจำลองโครงสร้างการจัดเก็บเสมือนจริง ประกอบด้วย ตู้, ลิ้นชัก, แฟ้ม และ แฟ้มย่อย ซึ่งสามารถสร้างได้ไม่จำกัด ทั้งยังรองรับการนำเข้าทั้งรูปแบบไฟล์ (Digital File) และการนำเข้าผ่านเครื่องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy) เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นคว้าเอกสาร สามารถใช้งานพร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน สะดวกในการสืบค้นข้อมูล รองรับการสืบค้นข้อมูลในเนื้อหาของเอกสาร และมีระบบจัดการความปลอดภัย โดยมีการเข้ารหัสไฟล์เอกสารบนเครื่องแม่ข่าย (Server) และ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในระดับต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มได้ ดังนี้

โปรแกรม ระบบจัดการเอกสาร (E-Document Management System)

จัดอยู่ในประเภท Explicit knowledge

โปรแกรมระบบจัดการเอกสาร E-Document Management System เป็นระบบที่ใช้ใน การจัดการ จัดเก็บ เอกสาร ในรูปแบบของไฟล์ (Digital File) ผ่านระบบเครือข่าย (Network) ผ่าน Web-Based Application โดยมีการจำลองโครงสร้างการจัดเก็บเสมือนจริง ประกอบด้วย ตู้, ลิ้นชัก, แฟ้ม และ แฟ้มย่อย ซึ่งสามารถสร้างได้ไม่จำกัด ทั้งยังรองรับการนำเข้าทั้งรูปแบบไฟล์ (Digital File) และการนำเข้าผ่านเครื่องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy) เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นคว้าเอกสาร สามารถใช้งานพร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน สะดวกในการสืบค้นข้อมูล รองรับการสืบค้นข้อมูลในเนื้อหาของเอกสาร และมีระบบจัดการความปลอดภัย โดยมีการเข้ารหัสไฟล์เอกสารบนเครื่องแม่ข่าย (Server) และ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในระดับต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มได้ ดังนี้

ระบบจัดเก็บเอกสาร (Document Filing Management)

  • จัดเก็บไฟล์เอกสาร Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf), ไฟล์รูปภาพ JPG, JPEG, TIFF, PDF และไฟล์มัลติมีเดีย Mpeg, MPG, AVI, MP3
  • นำเข้าเอกสารได้ทั้งแบบไฟล์ (Digital File) และนำเข้าผ่านเครื่องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy)
  • กำหนดอายุและต่ออายุของเอกสาร รวมทั้งมีการแจ้งเตือนเมื่อเอกสารใกล้หมดอายุ
  • กำหนดดัชนี, รายละเอียดของเอกสาร และคำสำคัญควบคู่กับการนำเข้าเอกสาร เพื่อสะดวกในการสืบค้นเอกสาร
  • กำหนดสิทธิ์ให้เป็นเอกสารเฉพาะกลุ่ม (Private Doc) หรือเอกสารสาธารณะ (Public Doc)
  • จัดเก็บเวอร์ชั่นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลง (Version Control) และกู้คืนได้

ระบบค้นหาสืบค้นเอกสาร (Document Search Engine Management)

  • สืบค้นตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร จากชื่อ และข้อมูลประกอบของเอกสาร
  • สืบค้นจากเนื้อหาของเอกสาร สามารถสืบค้นได้จากไฟล์ประเภทเอกสาร เช่น Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf) เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัยเอกสาร (Document Security Management)

  • เข้ารหัสไฟล์เอกสารที่อยู่บนเครื่องแม่ข่าย (Server)
  • กำหนดสิทธิ์การใช้งานตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร
  • กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารของกลุ่มผู้ใช้ และผู้ใช้
  • เก็บประวัติการเข้าสู่ระบบและการใช้งานต่าง ๆ ของผู้ใช้ (Log file)

การจัดการควบคุมและดูแลระบบ (Document Administration Console)

  • จัดการกลุ่มผู้ใช้และผู้ใช้ได้ไม่จำกัด
  • จัดการโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารและจัดการพื้นที่ (Smart Space) ของโครงสร้างการจัดเก็บในแต่ละลำดับ
  • ต่อเวลาเอกสารหมดอายุและกู้คืนไฟล์เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลง (Version Control)
  • สำรอง (Backup) ไฟล์เอกสาร เพื่อป้องกันไฟล์เอกสารมีปัญหา และ โอนย้ายไฟล์เอกสาร (Movement) เพื่อลดพื้นที่การจัดเก็บ (Space Size) ของโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร
  • แสดงรายงานและสถิติ

 ตัวอย่างเช่น

           

 

 

แสดงองค์ประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูล

 

 การจัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลมีข้อดีมากกว่าการแยกเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มข้อมูลแต่ละแฟ้ม เพราะเมื่อข้อมูลมีปริมาณมากๆ ถ้าเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มข้อมูลอาจจะทำให้เกิดความซับซ้อนกันของข้อมูลเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่หลายแฟ้มไม่ครบ จนทำให้ข้อมูลมีความขัดแย้งกันเอง แต่ถ้าเก็บข้อมูลไว้ในระบบการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งมีการจัดเก็บข้อมูลเพียงชุดเดียว จะทำให้ลดความซ้ำซ้อนและความแตกต่างของข้อมูลได้ จึงทำให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลและเกิดความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูลด้วย ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro, และ Paradox เป็นต้น โดยมีการจำลองฐานข้อมูลเป็นแบบต่างๆ ได้แก่ แบบลำดับชั้น แบบเครือข่าย เชิงสัมพันธ์ เชิงวัตถุ และเชิงวัตถุ - สัมพันธ์ ซึ่งขึ้นอยู่กับจำนวนของข้อมูลและความสลับซับซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล ในเอกสารประกอบการสอนนี้จะเน้นแบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เพราะเป็นแนวคิดพื้นฐานในการฝึกการออกแบบฐานข้อมูลเบื้องต้นได้

 

เอกสารอ้างอิง

จิดาภัส สัมพันธ์สมโภชน์ และชัยยงค์ อู่ประสิทธิ์วงศ์. 2539. ระบบข่าวสารเพื่อการบริหาร. กรุงเทพมหานคร : สำนักพิมพ์วังอักษร.
web.schq.mi.th/~suttisak/html/edm.html เข้าถึง 1 เมษายน 2550