ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล/มนุษย์
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓)ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS) เป็นฐานข้อมูลที่องค์การใช้เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานของตน (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑) โดยเป็นบัญชีรายชื่อพนักงาน และทักษะและขีดความสามารถของพนักงานในองค์การ HRIS ควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานขององค์การ โดยต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า ซึ่งแนวความคิดนี้ต้องปรากฏในการออกแบบระบบและการใช้ โดยระบบที่ครอบคลุมจะสามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ผลกำไร การขาดงานและวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น ระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน นอกจากนี้ ระบบที่ติดตามทักษะและประสบการณ์ของพนักงานทุกคน จะสามารถเฝ้าติดตามและประเมินการพัฒนาการบริหารได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยฝ่ายบริหารในการคาดการณ์ถึงความสำเร็จในสายอาชีพ การตัดสินใจวางแผนที่มีประสิทธิผล และการกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็นโดยเหมาะสมกับเวลา ฐานข้อมูลการพัฒนาการบริหารมีประโยชน์อย่างยิ่งในยุค “การปรับองค์การ” สิ่งที่จำเป็นต้องมีคือข้อมูลจำนวนมากของกำลังคนที่มีเพื่อพิจารณาว่าทักษะใดที่จะเหมาะสมกับโครงสร้างใหม่หรือที่ปรับ ซึ่งระบบอัตโนมัติจะจัดข้อมูลเหล่านี้ให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นหาได้ด้วยปลายนิ้วมือ ช่วยให้สามารถเลือกบุคคลได้ตรงกับงานโดยเหมาะสมกับระยะเวลาระบบนี้จะช่วยสนับสนุนในการเลือกสรรบุคลากร จัดการรักษาระเบียบข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์ และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน (Laudon & Laudon ๒๕๔๕) ทั้งนี้ เกิดจาก “การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ” ซึ่ง หมายถึง วิธีการดำเนินกิจกรรมภายในองค์การและวิธีการบริหารงานที่แตกต่างไปจากเดิมไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างเส้นทางบริหารที่สั้นลง การกระจายอำนาจไปสู่ส่วนต่าง ๆ ความอ่อนตัวในการปฏิบัติงาน การกระจายที่ตั้งสำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ต่ำลง การให้อำนาจแก่ส่วนต่าง ๆ การทำงานร่วมกันภายในและระหว่างองค์การ และการเกิดขึ้นขององค์การดิจิตอลซึ่งประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ทางดิจิตอลกับลูกค้า (หน่วยเหนือ หน่วยรอง ผู้บังคับบัญชา กำลังพล) บริษัทคู่ค้า (ส่วนราชการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง) และเจ้าหน้าที่ในสายงานกำลังพล กระบวนการทางสายงานที่ทำงานด้วยระบบดิจิตอล การบริหารจัดการงบประมาณและกำลังพลขององค์การด้วยระบบดิจิตอล และการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อม โดยองค์การดิจิตอลแตกต่างจากองค์การแบบเก่าตรงที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอย่างกว้างขวางในเกือบทุกส่วนขององค์การ รวมทั้งการบริหารและการจัดการ ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ใช่เป็นเพียงเครื่องมือ แต่เป็นองค์ประกอบหลักของการดำเนินธุรกิจและเป็นเครื่องมือหลักสำหรับการบริหาร
๑. กำเนิดระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
พ.ศ.๒๕๑๓ ในประเทศอังกฤษ จากการที่องค์การเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่สารสนเทศด้านกำลังคนไม่พร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ทำให้เกิดการสับสน ไร้ประสิทธิภาพ และซ้ำซ้อน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จึงต้องหาวิธีในการไล่ตามสารสนเทศ ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติขึ้น (Ranieri ๑๙๙๓ : ๓)
ในต้นปีเดียวกัน ในสหรัฐอเมริกา การใช้สารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้เกิดขึ้นพร้อมกับกฎระเบียบทางราชการที่เพิ่มขึ้น เช่น โครงการโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน ซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทันกำหนดเวลาในการรายงานโดยใช้ระบบเก็บบันทึกด้วยมือ และระบบจ่ายเงินเดือนก็ไม่มีข้อมูลที่ต้องการ นักพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบเงินเดือนบางคนได้ลองใส่ข้อมูลพนักงานเข้าในระบบเงินเดือน แต่ก็ยังไม่เพียงพอ และระบบเหล่านี้ยังไม่สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวกับการพัฒนาการบริหาร บัญชีรายการทักษะ หรือการบริหารกำไร นอกจากนี้ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ HRIS แรก ๆ ไม่ได้รวมงานกิจกรรมทรัพยากรมนุษย์เข้ากับงานเงินเดือน จึงเกิดการปฏิบัติที่แตกต่างกันสองระบบ ซึ่งระบบทรัพยากรมนุษย์ (HR) ยังต้องมีการปรับปรุงอีกมากเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์การ โดยการปรับปรุงนี้ใช้ต้นทุนและเวลามากสำหรับผู้พัฒนาที่จะปรับปรุงซอฟท์แวร์ของตนแก่ลูกค้าทุก ๆ ราย
ต้นปี พ.ศ.๒๕๒๓ ได้มี Software packages ออกมาโดยให้ผู้ซื้อสามารถปรับปรุงเท่าที่จำเป็นได้เอง นอกจากนี้ ได้มีระบบที่มีราคาถูกกว่าออกมาซึ่งถือเป็นการคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า ๒,๐๐๐ - ๓,๐๐๐ คน การพัฒนาระบบล่าสุดเป็นการดำเนินการเพื่อการบริหารแผนค่าตอบแทนและกำไรและเพิ่มความสามารถในการรายงานของระบบ ซึ่งยังคงมีปัญหาสองประการคือการขาดผู้ที่มีความรู้ในเรื่องนี้ และเวลาในการใช้ระบบที่ยาวนานโดยมักจะใช้เวลาสองสามปีจากวันเริ่มต้นจนถึงใช้เต็มระบบทำให้ไม่น่าสนใจ
ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล (File systems) โดยระบบแฟ้มข้อมูล เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ซึ่งมีลักษณะที่หน่วยงานต่างเก็บข้อมูลที่จำเป็นของตนเอง ทำให้เกิดปัญหา คือ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ขาดความยืดหยุ่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล ขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันของข้อมูล ข้อมูลต้องขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ ข้อมูลแยกอิสระจากกัน และขาดการใช้ข้อมูลร่วมกัน (ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ ๒๕๔๗: ๑๖๘)
แม้จะมีอุปสรรค แต่การใช้ HRIS ก็ยังขยายตัว จากการสำรวจของสถาบันศึกษากำลังคน (Institute of Manpower Studies) เมื่อ พ.ศ.๒๕๒๕ พบว่า ๔๐% ขององค์การที่สำรวจ มีการใช้ HRIS และเมื่อ พ.ศ.๒๕๓๔ จากการสำรวจลักษณะเดียวกัน พบว่า ๙๖% ขององค์การใช้ HRIS โดยหนึ่งในสามขององค์การเหล่านี้มีพนักงานมากกว่า ๑๒,๐๐๐ คน ซึ่งจากความรับผิดชอบของงานทรัพยากรมนุษย์ที่เพิ่มขึ้นและจำนวนข้อมูลพนักงาน ทำให้ต้องมีวิธีการติดตามข้อมูล โดยการตัดสินใจมีความสำคัญขึ้น
๒. ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
ช่วยให้ประหยัดในระยะยาว และช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร (Ranieri ๑๙๙๓ : ๕) ซึ่งผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงานเป็นไปตามตาราง ๒.๓ ซึ่งตัวอย่างการลดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม ซึ่งจะมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้ โดยใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้บริหารเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน ส่วนผลดีต่อพนักงานคือสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น
ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อการผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว ทั้งภายในองค์การและผู้ที่อยู่นอกองค์การสามารถใช้สารสนเทศที่ผลิตโดย HRIS (ตาราง ๒.๔) โดยผู้ใช้ภายในองค์การได้แก่ เจ้าหน้าที่ธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายวางแผน นอกจากนี้ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารของฝ่ายต่าง ๆ อาจใช้สารสนเทศหรือสถิติที่เกี่ยวกับงานของตน การจัดคน ผลผลิต และควบคุม การใช้สารสนเทศ HRIS ภายนอกองค์การอาจเป็นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและระเบียบของทางราชการ หรือจากการสำรวจเชิงอาสา (Domsch อ้างใน Ranieri ๑๙๙๓ : ๓) ซึ่งสารสนเทศนี้อาจต้องเป็นไปตามระยะเวลา อยู่ในรูปแบบการวิเคราะห์เชิงสถิติหรืออาจเพื่อพนักงานเฉพาะกลุ่ม นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
๓. ข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ก. ในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓) ดังนี้
๑) ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้น
๒) ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
๓) ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น
ข. จากการศึกษาของ Akhilesh (Ranieri ๑๙๙๓ : ๘) ได้กล่าวถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ไว้ดังนี้
๑) ข้อมูลการสรรหาและการทดสอบ
ข้อมูลการสรรหามีความสำคัญในการประเมินกระบวนการสรรหาและคัดเลือก โดยมีข้อมูลสองประการที่สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาได้อย่างถูกต้อง ประการแรกคือการประเมินพนักงานขั้นต้นระหว่างกระบวนการสรรหา ซึ่งอาจเป็นแบบการให้คะแนนตั้งแต่การสัมภาษณ์ครั้งแรกหรือผลการทดสอบ อีกประการหนึ่งคือคะแนนการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานตามระยะเวลา ระบบในการรวบรวมข้อมูลทั้งสองชุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
๒) ประเภทของข้อมูลที่บันทึก
ข้อมูลใน HRIS แบ่งเป็น ๒ ประเภทใหญ่ ๆ คือ
ก) ข้อมูลหลัก เป็นข้อมูลประวัติพนักงานทั่วไปได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ ประวัติการแพทย์ ฯลฯ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ HRIS แรก ๆ
ข) ในระบบใหม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลประเภทที่สอง ซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบ คลุมมากขึ้นเพื่อตัดสินใจ วางแผนทรัพยากรมนุษย์ และวางแผนอาชีพ ข้อมูลที่เก็บปัจจุบันได้แก่ การสรรหาและการทดสอบเพื่อคัดเลือก การประเมินการปฏิบัติงาน ค่าจ้าง และประวัติการทำงาน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังรวมข้อมูลที่มีลักษณะในเชิง “พฤติกรรม” มากขึ้นและเน้นที่ทัศนะคติ (Attitude) การกำหนดรู้ (Perception) และความพึงพอใจ (Preference) ของพนักงาน จะมีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ของบริษัท เช่น โครงสร้างเงินเดือน การฝึกอบรม การคัดเลือกและการจ้าง ความสำนึกของพนักงาน แผนการจูงใจ และการเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้สามารถเปรียบเทียบประเภทของข้อมูลได้เป็นระบบเก่าและใหม่พร้อมด้วยการใช้ข้อมูลดังตาราง ๒.๕ ซึ่งเป็นแนวทางที่องค์การแรงงานสากล (ILO: International Labour Organization) ใช้
ค. สรุป ข้อมูลที่ควรบันทึกไว้ใน HRIS ที่สมบูรณ์แบบ ได้แก่ ข้อมูลบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือก ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติ โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีรายละเอียดพร้อมตัวอย่างที่อาจใช้ในการวิเคราะห์แรงงานและตัดสินใจ ดังนี้
๑) สารสนเทศบุคคล มักประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ภาษาหลัก อายุและคู่สมรส ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ว่ากำลังจ้างใคร จะจ่ายเช็คไปที่ใด หรือจะติดต่อ
ใครกรณีฉุกเฉิน ซึ่งการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นสารสนเทศที่เป็นปกติประจำดังกล่าว จะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจำนวน ประเภท และระยะเวลาของรายการที่สร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โดยอาจต้องทำรายชื่อพนักงานทุกคนทุกสัปดาห์ เดือน และสามเดือนรวมทั้งรายการที่แยกตามฝ่าย อายุ ภาษาหลัก หรือที่อยู่
๒) สารสนเทศด้านการแพทย์ ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่มีผลต่อการมองเห็น แขนขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย ซึ่งสารสนเทศนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าจะต้องกำหนดข้อจำกัดเฉพาะใด ๆ หรือไม่เพื่อความมุ่งหมายด้านความสามารถในการทำงาน
ทั้งนี้ สารสนเทศทั้งสองส่วนนี้มีจำเป็นต่อการประเมินขีดความสามารถของเกณฑ์การคัดเลือกขั้นต้นเพื่อเลือกผู้ที่มีขีดความสามารถสูง จากนั้นจะสามารถปรับปรุงกระบวนการคัดเลือกถ้าพบว่ามีประสิทธิภาพต่ำในการคัดเลือกผู้สมัคร
๓) ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง บันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงานและใช้ร่วมกับการวางแผนอาชีพและการฝึกอบรม บันทึกตำแหน่งงาน เวลาที่อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การเกลี่ยค่าจ้างในองค์การ อาจทำรายงานต่างๆ ขึ้นเพื่อแสดงตำแหน่ง ฝ่าย กลุ่มอายุ ทักษะและ/หรือระดับการศึกษาที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดเพื่อประเมินความเสมอภาคของการเกลี่ยค่าจ้างขององค์การ
๔) ข้อมูลคุณวุฒิ รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลที่บันทึกอาจได้แก่รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด คะแนนที่ได้รับ สถาบันที่ฝึกอบรม และระดับและ/หรือประกาศที่ได้ บัญชีอาจระบุสถานภาพว่าใครสำเร็จหลักสูตรใด ๆ ใครไม่ผ่านหลักสูตร และหลักสูตรใดที่ต้องการมากที่สุด สารสนเทศนี้จะช่วยองค์การพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
๕) ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดการปฏิบัติงานในแต่ละองค์การจะต่างกันรวมทั้งมาตรการที่ใช้ โดยควรเก็บผลการประเมินของพนักงานทุกคนไว้ สารสนเทศนี้อาจใช้เพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานและนโยบายการเลื่อนตำแหน่งขององค์การ รายงานว่าบุคคลใดที่กำลังเลื่อนตำแหน่ง (ฝ่ายใด ทักษะ กลุ่มอายุ ผู้ที่มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำ ผู้มีความสามารถในการปฏิบัติงานสูง ฯลฯ) จะช่วยให้เห็นรูปแบบและช่วยในการทำนายโครงสร้างองค์การในอนาคต
๖) ข้อมูลการขาดงาน บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ เช่น เดือน สามเดือนหรือปี หรือรายบุคคลหรือเป็นฝ่าย ซึ่งข้อมูลนี้มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น ถ้าสามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในฝ่ายเฉพาะหรือกลุ่มอายุ เมื่อรู้เช่นนี้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุได้
๗) ข้อมูลการร้องทุกข์ เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ ประเภทและบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยสารสนเทศนี้ใช้เพื่อพิจารณาฝ่าย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้จัดการที่มีเรื่อร้องทุกข์มากที่สุด เรื่องการต่อรองที่ร้องมากที่สุด และพนักงานที่ร้องทุกข์ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้สารสนเทศนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกิดขึ้นอีกและเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
๘) ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ การศึกษาโดย Akhilesh ใช้แบบสอบถามสำรวจปัญหางานที่จัดทำโดย Hackman และ Oldham สอบถามพนักงานเพื่อวัดความพอใจในงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความพร้อมรับผิด ความคาดหวังและรางวัล งานเฉพาะที่ยากและงานที่ไม่แน่นอน นอกจากนี้ยังใช้แบบสอบถามพนักงานเพื่อเก็บข้อมูลสำรวจทัศนคติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสื่อสารความรู้สึกของตนกับนายจ้างเกี่ยวกับองค์การ การสำรวจนี้รวมถึงมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท สภาพการทำงาน การสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง โอกาสก้าวหน้า ความสำนึกของพนักงาน ฯลฯซึ่งการสำรวจดังกล่าวทั้งสองสามารถใช้วิเคราะห์เพื่อหาเรื่องที่พนักงานไม่พึงพอใจ เมื่อพบปัญหาดังกล่าว องค์การอาจมุ่งสนใจทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้
ในเรื่องของข้อมูลแล้ว องค์การยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งยากที่จะจัดการข้อมูลพนักงานได้ทุกประเภท HRIS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลในการดำเนินการดังกล่าว แต่ก็มีประโยชน์เฉพาะข้อมูลที่ถูกต้อง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงวิธีที่จะประกันความถูกต้องของข้อมูลใน HRIS
ค. การตรวจสอบข้อมูล HRIS
เมื่อใช้ HRIS ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะรักษาระบบให้มีข้อมูลถูกต้องได้อย่างไร สารสนเทศที่เชื่อถือไม่ได้แม้แต่เพียงชิ้นเดียว จะสามารถลดความน่าเชื่อถือของระบบและงานทรัพยากรมนุษย์ได้ นโยบายการตรวจสอบ HRIS จะประกันความน่าเชื่อถือของข้อมูล การเริ่มต้นที่ดีคือการมีนโยบายตรวจสอบหาข้อมูลที่ขาดหายไปเป็นประจำ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๑) เช่น การตรวจรายงานอาจพบวันเกิดและวันจ้างที่ขาดหายไป แม้สารสนเทศนี้จะดูธรรมดาแต่ก็สามารถทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น ทำให้วิเคราะห์อายุแรงงานผิดพลาดและก่อให้เกิดปัญหากับฝ่ายบำนาญ
ต่อไป ต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บไว้โดยดูแนวโน้มและเปรียบเทียบข้อมูลกับนโยบายขององค์การ สามารถทำการตรวจสอบนี้ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานเงินเดือนต่าง ๆ เช่น ระดับเงินเดือนมักจะร่วมกับระดับการจ่าย สามารถเปรียบเทียบเงินเดือนพนักงานที่เพิ่มขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงของเงินเดือนที่จ่าย เช่นกัน นโยบายองค์การเกี่ยวกับวันเลื่อนตำแหน่งซึ่งมักเป็นวันแรกของการจ่ายเงินเดือน สิ่งที่สอดคล้องกับนโยบายนี้สามารถพิจารณาได้โดยดูวันที่เงินเดือนเปลี่ยน เรื่องที่สำคัญอีกประการคือข้อมูลประวัติเงินเดือน แผนการเกษียณมักขึ้นอยู่กับประวัติเงินเดือนเพื่อพิจารณาเงินเกษียณของพนักงาน สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้โดยลบเงินเดือนที่ผ่านมาออกจากเงินเดือนปัจจุบันซึ่งควรเท่ากับการจ่ายที่เพิ่มขึ้น สามารถคำนวณสิ่งนี้ในห้วงเวลาที่พบข้อผิดพลาด
กระบวนการตรวจสอบต่อเนื่อง จะพัฒนาคุณภาพของสารสนเทศที่ใช้ตัดสินใจธุรกิจและชื่อเสียงของระบบ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ควรตรวจสอบข้อมูลตามปกติและกำหนดความแตกต่างในการตรวจสอบพนักงาน เช่น ไม่ต้องตรวจประวัติเงินเดือนพนักงานใหม่ แต่ต้องตรวจของพนักงานที่พร้อมจะเกษียณ การตรวจสอบตามระยะเวลาเพื่อช่วยกระบวนการตัดสินใจเป็นหัวใจสำคัญที่จะประกันว่าสารสนเทศนี้มีประโยชน์และถูกต้อง
๔. การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล/ การบริหารทรัพยากรมนุษย์
การบริหารบุคคลหรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นงานสำคัญที่มิใช่เพียงแต่การปฏิบัติงานประจำวันเกี่ยวกับการควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจ้างแรงงานเท่านั้น แต่ต้องเป็นการดำเนินงานเชิงรุก (Proactive) การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานช่วยให้งานทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพขึ้น โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ ๕ ประการต่อไปนี้
ก. ความสามารถ (Capability) หมายถึงความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร ๓ กลุ่ม คือ
๑) ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ
๒) ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ เพื่อให้การทำงานในหน่วยงานมีความคล่องตัวขึ้น
๓) ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม
ข. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศโดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียงและผลได้-ผลเสียของบุคคล จึงต้องมีการจัดระบบการเข้าถึงและจัดการข้อมูลที่รัดกุม โดยอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละงานสามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเท่านั้น
ค. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัวซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร ดังนั้นฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีข้อมูลที่เหมาะสมในการตัดสินใจ เป็นต้น ขณะเดียวกัน การลงทุนในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งฝ่ายบริหารสมควรต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับจากการพัฒนาระบบว่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่
ง. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึงการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก ตลอดจนเตรียมการในการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ เกิดความเข้าใจและทัศนคติที่ดีกับการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้
จ. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานขององค์การมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ
๕. ขั้นตอนการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS การรู้ว่าจะเริ่มที่ใดเป็นสิ่งสำคัญ การตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุด ระบบควรมีอะไร ใครที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เป็นงานที่ละเอียดมาก โดยขั้นตอนในการพัฒนา HRIS เป็นไปตามตาราง ๒.๖ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๖)
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น