การวางแผน

การวางแผน

1. ความหมายการวางแผน

            “การวางแผน” (Planning)  มาจากคำในภาษาละตินว่า  “แพลนัม” (Planum)  หมายถึงพื้นที่ราบหรือพิมพ์เขียว  คำภาษาอังกฤษใช้  “Planning” ( สมบัติ ธำรงธัญวงศ์. 2540 : 48 )  ซึ่งหมายถึงกระบวนการวิเคราะห์และการตัดสินใจ ของผู้บริหารที่จะกำหนดวิธีการไว้ล่วงหน้าอย่างเป็นระบบเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติให้บรรลุผลตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ   โดยนำเอาข้อมูลข่าวสาร (Information)  ในอดีตมากำหนดหรือพยากรณ์อนาคต ดังนั้นแนวคิดของการวางแผนจึงมีลักษณะเป็น  “ศาสตร์” ที่ต้องใช้ข้อมูลเชิงประจักษ์ (Empirical Information)  ที่มีความแม่นตรง และเชื่อถือได้ และจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจน และมีความต่อเนื่องกันตามลำดับ  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้แผน  มีความรู้ และความเข้าใจที่จะสามารถนำแผนไปปฏิบัติ ให้บรรลุผลสำเร็จได้

2. ประโยชน์ของการวางแผน

           การวางแผนทุกระดับจะมีประโยชน์ทั้งต่อผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติดังนี้

            1. ป้องกันมิให้เกิดปัญหาและความผิดพลาด  หรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงานในอนาคต

            2. ทำให้องค์การมีกรอบหรือทิศทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจนว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไรอย่างไร และใครทำ ทำให้นักบริหารมีความมั่นใจในการปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จได้ง่าย

            3. ช่วยให้เกิดการประหยัดทรัพยากรทางการบริหาร  เช่น  คน  เงิน  วัสดุอุปกรณ์  เวลา ฯลฯ

            4. ช่วยให้การปฏิบัติงานรวดเร็วมีประสิทธิภาพ เพราะมีแผนเป็นแนวทาง “เปรียบเสมือนเรือที่มีหางเสือ”

            5. ช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นระบบ นักบริหารสามารถควบคุม ติดตามการปฏิบัติงาน   ได้ง่าย

3. องค์ประกอบของการวางแผน
            องค์ประกอบของการวางแผนที่สำคัญ คือ

               3.1  การกำหนดจุดหมายปลายทาง (Ends) ที่ต้องการบรรลุ   ซึ่งมีหลายระดับ  คือ

              1) จุดมุ่งหมายหรือเป้าประสงค์ (Goals)  เป็นการแสดงถึงความคาดหวังที่ต้องการให้เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาข้างหน้า ซึ่งมักจะมองในรูปของผลลัพธ์ (Outcomes )  ในอนาคตกำหนดอย่างกว้างๆ

              2) วัตถุประสงค์ (Objective)   เป็นองค์ประกอบที่เป็นผลมาจากการแปลงจุดมุ่งหมาย(Goal) ให้เป็นรูปธรรมมากขึ้นเพื่อง่ายในการนำไปปฏิบัติ วัตถุประสงค์จึงเป็นการกำหนดผลผลิต (Output) ที่คาดหวังให้เกิดขึ้นอย่างกว้าง ๆ แต่ชัดเจน และสามารถปฏิบัติได้

             3) เป้าหมาย (Targets) เป็นองค์ประกอบที่เป็นผลมาจากการแปลงวัตถุประสงค์ให้เป็นรูปธรรมในการปฏิบัติมากขึ้นเป้าหมายจึงเป็นการกำหนดผลลัพธ์สุดท้ายที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติตามแผนโดยจะกำหนดเป็นหน่วยนับที่วัดผลได้เชิงปริมาณและกำหนดระยะเวลาที่จะบรรลุผลสำเร็จนั้นด้วย

              3.2 วิธีการและกระบวนการ (Means and Process)  เป็นองค์ประกอบที่เกิดจากการนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์และกำหนดเป็นทางเลือก (Alternative)  สำหรับเป็นแนวทางปฏิบัติ  หรือกลวิธี (Strategy)  ให้บรรลุจุดหมายที่กำหนดไว้ จากนั้นจะถ่ายทอดออกมาเป็นแผนงาน (Programs) และโครงการ (Projects)ที่เชื่อมโยงกัน  โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 2 องค์ประกอบหลัก  คือ

                     1) กลวิธีการปฏิบัติ หรือมาตรการ (Strategy)  เป็นการกำหนดแนวทางปฏิบัติให้บรรลุจุดหมาย (Ends)  ที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

                    2) แผนงาน (Programs)  และโครงการ (Projects)  เป็นการกำหนดแนวทางการกระทำที่เป็นรูปธรรมในการปฏิบัติมากขึ้น   ซึ่งโดยทั่วไปจะมีประเด็นในการเขียนที่ชัดเจน ครอบคลุม   และเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ

            3.3 ทรัพยากร (Resources)  และค่าใช้จ่าย (Cost)  เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งในการวางแผนและการนำแผนไปปฏิบัติ   ซึ่งได้แก่  คน  เงิน  วัสดุอุปกรณ์   ซึ่งผู้วางแผนจะต้องระบุให้ชัดเจนและมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ “มิใช่เขียนแผนแบบวาดวิมานในอากาศ” หรือ “เขียนแผนแบบเพ้อฝัน”

            3.4 การนำแผนไปปฏิบัติ (Implementation)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงกรรมวิธีในการตัดสินใจเลือกแผนงานและโครงการไปปฏิบัติให้เกิดผลสำเร็จตามจุดหมาย (Ends) ที่กำหนดไว้  ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องอาศัยกลยุทธ์หลายอย่างทั้งกลยุทธ์ภายในองค์การและกลยุทธ์ภายนอกองค์การ

            3.5 การประเมินผลแผน (Evaluation)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการตรวจสอบการควบคุมและการวัดผลการปฏิบัติตามแผนเพื่อให้ทราบถึง ความก้าวหน้าหรือข้อบกพร่องหรือข้อจำกัดของแผนนั้น ๆ  เพื่อจะได้ปรับปรุงแผนให้สามารถนำไปปฏิบัติได้บรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

4. ระดับของการวางแผน

              ถ้าจะแบ่งระดับของการวางแผนตามลักษณะของการบริหารงานในองค์การ สามารถแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ

            1. การวางแผนระดับนโยบาย (Policy Planning)  เป็นแผนระดับสูงสุดขององค์การ มักจะระบุแนวทางอย่างกว้างๆ ซึ่งเป็นพื้นฐานที่จะก่อให้เกิดแผนชนิดอื่นๆ ส่วนใหญ่จะเป็นแผนระยะยาว
(Long - Range Plan) เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 9

             2. การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning)  เป็นการวางแผนหลอมรวมครอบคลุมกิจกรรมทั้งหมดขององค์การ หรือแผนงานใหญ่ขององค์การ โดยจะระบุไว้ “อย่างกว้าง” และ “มองไกล” ไปพร้อมๆกัน ซึ่งมักจะเป็นแผนระยะยาว 5 - 10 ปี ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับแผนระดับนโยบาย

             3. แผนปฏิบัติการ หรือแผนดำเนินงาน (Operation Plan)  เป็นการวางแผนที่กำหนดจุดมุ่งหมายระยะสั้น  ระยะเวลา ไม่เกิน 1 ปี  ซึ่งถ่ายทอดมาจากแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบของแผนปฏิบัติการจะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย  กิจกรรม ขั้นตอนการปฏิบัติ งบประมาณ ผู้รับผิดชอบในการดำเนินงาน แผนปฏิบัติการ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท  คือ  แผนใช้ประจำ (Standing Plans)  และแผนใช้เฉพาะครั้ง (Single - use Plans)

-------------------------